Профессиональное сообщество
лидеров цифровой трансформации

Распределённый корпоративный документооборот

Заказчик:
Производственное управление "Связьинформсервис" республиканского унитарного предприятия "Производственное объединение "Белоруснефть"
Руководитель проекта со стороны заказчика
Дмитрий Шенец
Директор
Поставщик
ООО "Новаком системс", DIRECTUM
Год завершения проекта
2018
Сроки выполнения проекта
Январь, 2012 — Сентябрь, 2018
Масштаб проекта
4 000 человеко-часов
1630 автоматизированных рабочих мест
Цели
- внедрение автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД) в Головном предприятии - РУП «Производственное объединение «Белоруснефть»;
    - масштабирование решения на все территориально-распределённые структуры;
    организация взаимодействия АСЭД с ERP и кадровой системами предприятия (SAP) с целью обеспечения единой актуальной структуры и списочной численности сотрудников, согласования договоров и иных процессов;
    - внедрение электронно-цифровой подписи документов (ЭЦП);
    - интеграция АСЭД с системой межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО).

Основные бизнес-процессы, подлежащие автоматизации:

    - ведение организационно-распорядительного документооборота;
    - подготовка, согласование и регистрация договоров;
    - рассмотрение и подготовка ответов на обращения граждан;
    - планирование и проведение совещаний;
    - управление стандартами предприятия.

Уникальность проекта

Цифровая трансформация все глубже проникает во все сферы и является непременным условием эффективной жизнедеятельности предприятий.

Зачастую специфика работы и ключевые бизнес-процессы компаний одной отрасли являются идентичными и во многом схожими между собой. Наличие реализованного проекта, знание специфики отрасли и во многом уже выстроенных маршрутов позволяют внедрять проекты подобного масштаба с меньшими затратами и в более оперативные сроки.
Использованное ПО
DIRECTUM,
SAP,
распределённая сетевая инфраструктура по территории всей Республики Беларусь
Описание проекта
В качестве базового решения для организации системы электронного взаимодействия была выбрана ECM-система DIRECTUM версии 4.8. Можно выделить основные этапы реализации проекта: На предварительном этапе проекта была организована рабочая группа, в рамках которой происходило совместное изучение бизнес-процессов предприятия и разработка модулей. Внедрение системы началось с автоматизации документооборота в Центральном аппарате и в двух обособленных подразделениях. После положительной оценки результатов осуществлялось масштабирование системы на все территориально-распределённые структуры. В мае 2014 г. к DIRECTUM были подключены все предприятия ПО «Белоруснефть». В дальнейшем выполнялись работы по интеграции с системой SAP и СМДО, оказанию технической поддержки и развитию системы В рамках решения были внедрены следующие модули: «Канцелярия», «Обращения граждан», «Управление договорами», «Совещания и заседания», «Управление техническими нормативными правовыми актами». Стандартные модули «Канцелярия» и «Обращения граждан» реализованы в соответствии с пожеланиями делопроизводственных служб. В рамках организационно-распорядительного документооборота следует отдельно отметить специфику работы с обращениями граждан, так как правила работы с этими обращениями, в частности форма и сроки ответа, зафиксированы законодательно. А также учесть, что ранее на предприятии использовался только бумажный документооборот: регистрация документов, ведение номенклатуры дел и журналов регистрации, все эти и другие функции выполнялись делопроизводителями вручную. В результате внедрения в регистрационные формы модулей «Канцелярия» и «Обращения граждан» были внесены соответствующие изменения, разработаны специализированные отчеты, доработаны процессы исполнения, реализована удобная регистрация документов при обмене между территориально удаленными подразделениями. Первоначально в модуле «Управление договорами» была реализована регистрация и согласование договорных документов для одного обособленного подразделения. В последующем модуль был доработан исходя из потребностей предприятия. Специфика управления договорами заключалась в сложных маршрутах их согласования (самый простой маршрут включает последовательное получение 8 подписей), а также в необходимости двусторонней интеграции DIRECTUM c ERP-системой. В связи с чем был разработан новый типовой маршрут и настроена интеграция с SAP. DIRECTUM принимает реквизиты договора из SAP и автоматически создает запись справочника Договоры. Процедуры согласования, подписания и регистрации происходят полностью в DIRECTUM. После регистрации договор направляется обратно в SAP, где осуществляется контроль над исполнением этого договора, а также контроль оплаты. Взаимодействие между системами осуществляется при помощи веб-сервисов интеграции обеих систем. Данные передаются в xml-пакетах заданного формата. Для корректной работы настроена онлайн-синхронизация общих справочников: «Организации», «Валюты», «Страны», «Категории договоров» и др. Реализовано разграничение прав доступа к договорам. В модуле «Управление совещаниями и заседаниями» предусмотрены возможности множественного резервирования помещений, реализованы механизмы согласования повестки, протоколов совещаний, формирования заданий в итоговых документах и контроля исполнения принятых решений, а также учтены требования к организации и проведению совещаний в зависимости от их вида (аудио-, видеоконференции и т.п.). Специально разработанный для предприятия модуль «Управление техническими нормативными правовыми актами» (ТНПА) позволяет проводить рассмотрение, подготовку, согласование и регистрацию стандартов предприятия, а также контролировать сроки их разработки и согласования. Разработка и согласование ТНПА представляют собой трудоемкий процесс, в котором участвуют компания-инициатор, выдвигающая документ на согласование, сотрудники центрального аппарата, которые занимаются непосредственно согласованием, а также работники других предприятий, деятельность которых затрагивается тем или иным стандартом. Изначально ответственный специалист на основании утвержденного плана разработки нормативно-технической документации вносит информацию о стандартах предприятия, разработка которых запланирована на текущий год, в справочник «Технические нормативные правовые акты». За месяц до планового срока разработки ответственному разработчику поступает задание приступить к работе и назначить исполнителя, который готовит проект ТНПА и отправляет его на согласование. В рамках согласования проект документа рассматривают в обособленных подразделениях, в центральном аппарате, при необходимости направляют документ на дополнительное согласование, организовывают и проводят техническое совещание. После согласования и утверждения ТНПА ссылки на документы автоматически размещаются в соответствующей папке системы, пользователи получают права на просмотр документов Данный модуль позволяет реализовывать рассылку стандартов и приказов о введении их в действие, а также учитывать информацию о вносимых изменениях и формировать отчеты для анализа данных. Взаимодействие с кадровой системой предприятия В рамках внедрения решения была реализована загрузка оргструктуры из кадровой системы предприятия, что позволило ускорить процесс создания записей по новым сотрудникам и актуализации существующих записей. Теперь в случае любых кадровых изменений (приема, перевода, увольнения сотрудников и других) ответственный пользователь DIRECTUM получает задание на выполнение настроек в системе, в задание вложены необходимые компоненты для сокращения времени на настройку. Интеграция с СМДО В соответствии с требованиями законодательства организована интеграция с системой межведомственного электронного документооборота Республики Беларусь, а также реализована возможность подписания документов с помощью ЭЦП, в том числе в рамках типового маршрута согласования официальных документов. Это позволяет предприятию обмениваться электронными документами, подписанными ЭЦП, с другими государственными органами и иными организациями. Все документы, поступающие по СМДО, автоматически отправляются делопроизводителям для рассмотрения и регистрации (при необходимости можно принять документ и без регистрации). Отправить документ по СМДО можно из исходящей РКК, для этого документ должен быть подписан ЭЦП и вложен в РКК. По каждому документу возможно просмотреть информацию о состоянии получения/отправки при помощи специального отчета, доступного из РКК.
География проекта
Государственное производственное объединение «Белоруснефть» — одно из крупнейших предприятий нефтехимической отрасли в Республике Беларусь. Основные направления деятельности: геологоразведочные работы, добыча нефти и газа, газоперерабатывающее производство, нефтесервисные работы, научно-технические исследования, реализация продуктов переработки нефти и газа внутри страны и за ее пределами. Предприятие имеет вертикально-интегрированную и разветвленную структуру, включает 33 обособленных и дочерних подразделения в Беларуси, 4 организации в Западной Сибири. Общая численность сотрудников объединения более 25 000 человек.
Дополнительные презентации:
s1.png
s2.png
s4.png
s3.png
s5.png
Коментарии: 6

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Борис Фролов
    Борис Фролов
    Рейтинг: 271
    АО "Лада-Имидж"
    CIO
    28.11.2018 13:16

    Доброго времени суток.

    Проект очень трудоемкой – 35 тыс. человеко\часов – 16 человеко\лет. Можете уточнить, что в данном проекте было самым трудозатратным, или дать верхнеуровневые трудозатраты по блокам проекта.

    Заранее спасибо за ответ.

    Ответить
    • Дмитрий Шенец
      Дмитрий Шенец Борис
      Рейтинг: 12
      Производственное управление "Связьинформсервис" республиканского унитарного предприятия "Производственное объединение "Белоруснефть"
      Директор
      30.11.2018 10:47

      При заполнении анкеты вопрос подсчёта трудозатрат вызвал у нас определённые затруднения, т.к. отдельно трудозатраты на СЭД не подсчитывались.
      Следует понимать, что внедрение не было одномоментным, а длилось определённое время и включало в себя поэтапное внедрение модулей, разработку дополнительных маршрутов в соответствии с возрастающими требованиями бизнеса, интеграцию с SAP и СМДО.
      В этом процессе принимали участие ряд специалистов нашего предприятия и сотрудники компании Новаком (представители вендора) с частичной занятостью.
      Суммарную ежедневную нагрузку можно оценить как:
      ·1,5 человека сотрудников ПУ «Связьинформсервис» - подразделение РУП «Производственное объединение «Белоруснефть»
      ·1 человек сотрудник ОАО «Новаком Системс».

      В итоге трудозатраты мы рассчитали следующим образом:
      6,5 лет внедрения*2,5 человеко-дня полной занятости =16,25 человеко-лет.
      16,25 человеко-лет*250 часов а году= 4 000 человеко-часов. Как я сейчас вижу при заполнении анкеты в итоговой цифре была допущена техническая ошибка – лишний ноль.
      Следует понимать, что цифра отражает порядок затрат, но не является достоверно точной.

      Наиболее сложным было первичное внедрение, которое началось с модуля «Канцелярия», в настоящий момент DIRECTUM является внутренней АСЭД через которую перенаправляются все руководящие указания и которая связывает различные разрозненные удалённые обособленные и дочерние предприятия нашего холдинга в единую информационную систему.

      Верхнеуровневые затраты по блокам предполагаю распределяются следующим образом:
      ·Модуль Канцелярия – 25%
      ·Модуль Обращения граждан – 5%
      ·Модуль Совещания и заседания – 15%
      ·Модуль Договоры – 20%
      ·Модуль ТНПА (согласование стандартов предприятия) – 5%
      ·Интеграция с SAP – 10%
      ·Модуль СМДО (межведомственный обмен документами РБ) – 10%
      ·Разработка различных маршрутов согласования документов, кадровых кандидатур, проведения финансовых операций и т.п. – в сумме 10%

      Ответить
  • 29.11.2018 18:00

    Проект действительно масштабный, захватывает и общение с СМДО. Хотелось бы понять, сколько времени из 6 лет было потрачено вхолостую на согласования, утверждения и т.д.?
    Отнесение "цифровой трансформации" (интересно, что под этим понимается в данном случае?) к уникальности проекта, наверное, слишком амбициозно. Наверняка практически каждый первый представленный на конкурс проект может заявить о себе такое, но умалчивает из ложной скромности.
    Судя по всему, в масштабах страны планируется на базе данного проекта провести внедрение и в других отраслях. Если да, то в какие примерно сроки? И кто будет инициатором подобного "раскатывания"?

    Ответить
    • Дмитрий Шенец
      Дмитрий Шенец
      Рейтинг: 12
      Производственное управление "Связьинформсервис" республиканского унитарного предприятия "Производственное объединение "Белоруснефть"
      Директор
      30.11.2018 10:49

      Наверное Вы правы. Подобные процессы цифровой трансформации происходят во многих отраслях и многих компаниях. Вы не найдёте у нас прорывных инновационных продуктов, но обнаружите отлаженную работающую информационную систему, обеспечивающую быстрый обмен информацией и согласованную работу целого холдинга. В нашем случае по итогам наблюдается большой положительный эффект от объединения в единую информационную сеть нескольких десятков разрозненных подразделений, разбросанных как по территории Республики Беларусь, так и за её пределами. Работы включали в себя как непосредственно внедрение СЭД, так и подготовку и наращивание сетевой структуры, серверных мощностей, хранилища данных, и системы виртуализации. СЭД является лишь частью этой системы.
      Как это не парадоксально, больше всего времени ушло на преодоление инертности мышления пользователей, переосмысливание роли СЭД и способов её использования. Если многие считали электронный документооборот лишней работой по переводу бумажных документов в электронный вид, то сейчас, он на столько глубоко интегрировался во все информационные процессы предприятия, помогает сократить время на обработку разного рода документов и обеспечивает обслуживание разнородных информационных процессов, что руководители дочерних предприятий буквально заваливают нас заявками на подключение всё новых и новых рабочих мест. За последние 2 года количество пользователей удвоилось и продолжает расти.
      Как это часто бывает на начальном этапе внедрения, наши представления о продукте и о том, что и как следует внедрять были далеки от идеала, но со временем мы получили необходимый опыт, разобрались, что нужно пользователям, научились пользоваться сильными сторонами продукта и нивелировать слабые. Если у Вас большое предприятие и вам обещают внедрить электронный документооборот за год, не верьте – первый год, это только начало пути, в конце которого вы можете получить как реально работающий продукт, так и номинально присутствующий электронный документооборот.

      Ответить
  • Александр Балабанов
    Александр Балабанов
    Рейтинг: 858
    MT global
    Директор по развитию бизнеса
    23.12.2018 17:05

    Дмитрий приветствую! За время работы над проектом скорее всего сформировался Центр компетенций по данному Решению - кто в него входит? Как проводилось обучение пользователей, проводился ли Маркетинг предстоящих изменений в Компании? Имеется ли мобильное решение - планируется? Какие показатели эффективности измеряете?

    Ответить
фильтр
Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.