Оптимизация рутинных процессов при помощи PIX RPA

• Снижение количества рутинных задач сотрудников Группы Компаний «Новые Башни»;

• Интеграция с ИТ-системами с закрытым API;

• Высвобождение человеческого ресурса для более интеллектуальных и креативных задач;

• Снижение количества ошибок, устранение человеческого фактора.

1. Скачано из Росреестра и загружено во внутренние ИТ-системы более 14500 объектов. Ранее ежегодно на это уходило 9 FTE.

2. По 15000 объектам произведена сверка прав с Росреестром. Информация постоянно обновляется в ИТ-системах компании.

3. Получена и сверена кадастровая стоимость земельных участков с налоговыми данными ИФНС по более чем 3300 объектам.

4. Обмен информацией о сотнях объектов ежедневно между ИТ-системами.

5. Ежедневно отрабатываются десятки актов сверки.

6. Выгрузка около 100 тысяч специально отобранных документов из Диадок в файловую систему в определённой файловой иерархии.

В результате роботизации было снижено значительное количество человеко-часов в год, увеличена эффективность работы сотрудников за счет снижения рутины и перехода к выполнению более креативных и интеллектуальных задач.

Количество ошибок при работе с этими процессами было снижено до 0.

PIX – RPA-платформа для роботизации бизнес-процессов любой сложности. PIX RPA работает с любыми существующими системами и приложениями, имитируя действия пользователей на рабочем компьютере. Платформа PIX RPA работает в средах Windows и Linux, обладает встроенным модулем ML и IDP.

• Выгрузка данных из Росреестра. Двухфакторная аутентификация, которая требует подтверждения входа от сотрудника с телефона, была преодолена с помощью автономного робота-помощника, который общается с ответственным сотрудником и работает с ним по выделенному серверу. В случае невозможности продолжить свою работу без человека, он контактирует с сотрудником по одному из доступных каналов. Это позволяет сотруднику ежедневно тратить не более 10 минут времени на выгрузку сотен документов из Росреестра вместо нескольких часов

• Интеграция с закрытой ИТ-системой одного из клиентов компании. К данной ИТ-системе нет прямого доступа по API.

Проект состоит из 6 роботов средней и высокой степени сложности.

1. Скачивание документов-выписок по объектам недвижимости и земельным участкам из Росреестра. Эта и подобные задачи не только сами по себе трудозатратны с точки зрения человеческого ресурса, но и в целом не подходят для человека, так как требуют монотонных действий, усыпляющих внимание, что приводит к рискам. До внедрения робота несколько десятков человек с высокой квалификацией вынуждены были существенную часть своего времени тратить на эту операцию.

2. Также для Росреестра был реализован отдельный робот, который сверяет права собственности на объекты недвижимости и земельные участки, обновляет информацию в ИТ-системах компании, уведомляя сотрудников об этих изменениях. После изменения собственника, с ним необходимо связаться и обсудить договорные условия. В противном случае компания несёт финансовые риски.

3. Ещё одну задачу по работе с Росреестром решает третий робот, который сверяет кадастровую стоимость между Росреестром и внутренней ИТ-системой. Несвоевременное обновление информации несёт существенные финансовые риски для компании в части налогообложения.

4. Решение узкоспециализированной отраслевой задачи – интеграция с ИТ-системой клиента с закрытым API. В этой учётной системе сотрудниками компании ведется огромное количество операций. Своевременная синхронизация между данной системой и внутренними ИТ-системами была ключевой задачей и сложностью. В рамках задачи настроен ежедневный обмен данными по большому числу объектов недвижимости – это антенно-мачтовые сооружения, на которых размещается оборудование сотовой связи. Робот в автоматическом режиме синхронизирует только те данные, которые изменились. Данные содержат фотоматериалы с места установки, информацию об этапах работ и проектные документы. Своевременный и точный транспорт данных позволил оптимизировать процесс, исключить человеческий фактор и экономит трудозатраты на постоянной основе.

5. Обработка актов сверки с контрагентами. Конкретно в этом случае нет возможности чётко алгоритмизировать все вариации условий сверки, поэтому робот выступает в качестве первой линии – анализирует документы в Диадок, далее создаёт и запускает задачи в 1С:ДО для бухгалтеров, заготавливая необходимый набор первичных данных и подгружая сам документ, тем самым экономя время специалистов.

6. Выгрузка документов из Диадок для аудиторских проверок. Периодически по триггеру робот отбирает по определённым условиям и выгружает около 100 тысяч документов из Диадок на файловую систему в определённой иерархии и уведомляет сотрудников для продолжения аудита.

Главный офис АО “ПБК” находится в Москве, однако роботы используются и в других отделениях компании в Воронеже, Грозном, Екатеринбурге, Иркутске, Казани, Краснодаре, Кисловодске, Красноярске, Курске, Нижнем Новгороде, Новосибирске, Омске, Ростове-на-Дону, Самаре, Санкт-Петербурге и Хабаровске.