Интегрированная управленческая система на базе "Бит.Финанс Холдинг"

• Создание единой базы данных, объединяющей управленческий и финансовый учет, бюджетирование, оперативный учет генерального подрядчика проектов по строительству инновационных кластеров, а также детальный контроль выполнения работ собственными силами.

• Автоматизация процессов создания и согласования договорной документации, выполнения работ и реестров платежей.

• Разработка автоматизированного алгоритма план-фактного управления себестоимостью строительно-монтажных работ (СМР) в разрезе бюджетов проектов с детализацией до отдельных объектов строительства, видов работ и единичных сметных расценок.

• Разработать систему, обеспечивающую работу пользователей различных организаций, включая внешних подрядчиков, с возможностью формирования выходных форм отчетности, принятых в организации. Особое внимание уделяется консолидации отчетности с элиминацией внутригрупповых расчетов для обеспечения точности и целостности данных.

• Минимизировать общую стоимость владения информационной системой.

В результате успешного внедрения единой учетной системы на базе «Бит.Строительство/Холдинг» и «Бит.Строительство/Управление строительными проектами», проект достиг поставленной цели – создания универсальной информационной среды, которая охватывает все основные бизнес-процессы Генерального подрядчика и соответствующие им функции. Это привело к значительному улучшению управления проектами, оптимизации бюджета и ресурсов, а также повышению общей эффективности бизнес-процессов.

Команда провела обучение пользователей до такого уровня, который позволяет им самостоятельно выполнять настройки системы. Теперь пользователи могут легко адаптировать систему к изменяющимся требованиям бизнеса, настраивать алгоритмы согласования, создавать произвольные отчеты и интегрировать дополнительные источники данных для управленческой отчетности. Это не только повышает гибкость и адаптивность нашей системы, но и уменьшает зависимость от внешних поставщиков услуг по настройке системы.

«Бит.Строительтсво/Холдинг»

• «Бит.Строительство/Управление строительными проектами»

• «Бит.Финанс Холдинг»

• Электронная площадка CYNTEKA

• ПО системы контроля доступа PERCo-Web для обеспечения безопасного и эффективного управления доступом

• Смартфоны на Android и iOS используются для удаленного визирования системных документов и планирования ресурсов на объектах строительства на Android и iOS используются для удаленного визирования системных документов и планирования ресурсов на объектах строительства

Проектирование проходило в условиях динамически меняющихся бизнес-процессов. Проектная команда, участвующая в процессе внедрения, разрабатывала регламенты выполнения основных бизнес-процессов. Это существенно усложнило работу проектной группы, однако позволило выполнить поставленные перед проектом задачи – внедрить связку продуктов, соответствующий ожиданиям заказчика и способную масштабироваться вместе с ростом его бизнеса.

В результате сжатых сроков и стратегической необходимости оперативного запуска проекта, внедрение системы было проведено без предварительного предпроектного обследования. После внедрения типового функционала был сформирован реестр необходимых доработок, приоритизированных для последующего внедрения. Реализация проекта была осуществлена в соответствии с методологией Agile, что позволило завершить внедрение системы с крупными доработками и интеграциями в сжатые сроки.

• Одной из особенностей договорного регламента ООО “Инновационный кластер” является использование ведомости договорной цены (коммерческих расценок) вместо баз сметных расценок. Была разработана инновационная обработка загрузки данных из сложных таблиц Excel, преобразующая их в иерархическую структуру данных в 1С.

• Произведена настройка правил обмена данными между выбранными для формирования целевой структуры продуктами семейства 1С. Это включало в себя создание регламентных заданий для автоматизации обмена информацией между системами с целью исключения ручной работы и минимизации риска дублирования данных. Также разработаны контрольные процедуры для поддержания точности и актуальности информации при обмене данными, включая механизм контроля изменений объектов.

• Автоматизирован процесс по созданию и согласованию договорной документации. Создан инструмент «Заявка на договор» с перечислением существенных условий для заключения договора/ДС, а также полностью автоматизирован процесс согласования и визирования проекта документа Договорном отделом со смежными подразделениями, что на 80% сократило бумажную работу.

• Упрощен процесс по созданию БДР и БДДС. За основу бюджетирования СМР взят ГПР, который создается с 1С УСО. На его основе строится БДР, а в свою очередь опираясь на БДР формируется БДДС на нескольким заданным сценариям.

• Предусмотрен контроль затрат по статьям оборотов, с детализацией до объекта строительства (внутри одного проекта и/или по договорам)

• Создан Отчет о состоянии расчетов по договорам, собирающий всю информацию по договорам (оплаты, выполнения, удержания). В дополнение к нему настроен дополнительный отчет контроля лимитов в разрезе Доходных и Расходных договоров.

• Для контроля прямых затрат внедрен отчет по строительным расходам, очищенный от накладных и хозяйственных затрат.

• Ролевая матрица была доработана для подключения внешних контрагентов (подрядчиков), что обеспечило контроль корректности направляемых документации при сдаче/приемке выполненных работ, исключающая ошибки в документах, ввиду формирования их внутри системы.

• Внедрены два мобильных приложения (Бит.Финанс и Мобильный прораб) для согласования документации и планирования обеспечения объектов строительства ресурсами, что улучшило коммуникацию и оперативность принятия решений.

• Обеспечено плавное взаимодействие с операторами электронного документооборота, даже если они не входят в стандартные решения «1С-ЭДО».

• Реализовано взаимодействие с программным обеспечением системы контроля доступа PERCo-Web для обеспечения безопасного и эффективного управления доступом.

Работа над проектом велась с Головным офисом компании, который находится в Москве