Импортозамещение Confluence и перенос знаний для 1000 сотрудников на российскую платформу

• Заменить текущее решение на базе Confluence на российское программное обеспечение, чтобы избавиться от рисков санкционного влияния и решить проблему невозможности получать обновления и техническую поддержку.

• Перевести 15 подразделений SPLAT Global на работу в новом решении.

• Бесшовно и без остановки производства выполнить интеграцию решения в текущие бизнес-процессы.

• Выполнено полное импортозамещение Confluence Server и проведена миграция знаний на российское программное обеспечение.

• 15 подразделений SPLAT Global перестроились на работу в новом решении.

• Решение интегрировано в текущие бизнес-процессы в сжатые сроки и без остановки производства.

• Технические возможности платформы позволили не просто сохранить процессы управления знаниями в привычном виде, но ещё и точечно оптимизировать их.

Платформа для совместной работы и управления знаниями TEAMLY (запись №14314 в Едином реестре российского ПО).

Технологический стек: PHP (Lumen), JavaScript (Vue.js 3.0), Redis, PostgreSQL, MinIO, Kubernetes, Kraken, Apache Kafka.

1. Требовалось быстро мигрировать на новое решение, что потребовало чёткого планирования и согласования усилий всей команды — как со стороны SPLAT Global, так и со стороны ИТ-поставщика.

2. Текущее коробочное решение Confluence Server стало end-of-life продуктом и требовало оперативной замены.

3. В компании использовался весь стек Atlassian: помимо Confluence, были внедрены Jira и Jira Service Desk. Некоторые процессы работали в связке Jira и Confluence.

4. У менеджеров SPLAT Global есть определенная свобода при выстраивании рабочих процессов в подразделениях — из-за этого отсутствовала единая практика в области управления знаниями и каждый менеджер организовывал хранение информации под себя.

5. Некоторые виджеты и плагины для визуализации данных невозможно перенести из Confluence — на новой платформе приходилось находить другие способы решения задач.

6. При миграции иногда терялись вложения, страницы или ссылки. В таких случаях повторно запускали миграцию пространств или добавляли часть данных вручную.

В связи с уходом Atlassian с российского рынка и невозможностью получать обновления и оперативную техническую поддержку компания SPLAT Global решила полностью импортозаместить базу знаний и мигрировать с Confluence Server на отечественное решение.

Для чего использовались возможности Confluence в компании:

• Процедуры системы менеджмента качества (СМК): протоколы внутренних аудитов, risk assessment и др.

• Фиксирование информации по разработке новых продуктов и изменению старых: проведение исследований в собственной лаборатории, создание рецептур и упаковки.

• Сохранение документации по проектам и систематизация знаний, которые команда создает во время работы с продуктом.

• Развитие базы знаний и накопление полезного опыта сотрудников IT-департамента.

Для реализации проекта по миграции базы знаний необходимо было выполнить следующий комплекс работ:

• Провести масштабный аудит текущего состояния базы знаний.

• Подобрать новое российское решение. В сравнении участвовало несколько российских решений, которые оценивались по ряду критериев, ключевыми из которых были:

  1. Возможность автоматического переноса данных, чтобы все структуры, вложения и ссылки мигрировали на свои места и систему управления знаниями не пришлось выстраивать заново вручную.

  2. Похожий функционал. В Confluence сотрудники компании не ограничивались базовыми инструментами и использовали плагины для еще бо́льших возможностей — новое решение должно было не уступать в функциональности. Важно было сохранить привычную организацию пространства и понятную логику инструментов, чтобы сотрудники безболезненно включились в работу.

  3. Удобный интерфейс, который не будет проигрывать Confluence в usability и поможет облегчить ежедневную работу с большими таблицами. 

  4. Демократичное ценообразование. Важно, что с отечественным продуктом не возникает проблем с продлением лицензии.

• По результатам сравнения провести пилотные миграции из Confluence на выбранное решение и оценить качество переноса и сохранности знаний.

• Реализовать пул доработок совместно с командой ИТ-поставщика для учёта специфики переносимой базы знаний.

• Выполнить полную миграцию более 20 000 единиц контента из Confluence на платформу TEAMLY в self-service формате.

• Обеспечить бесшовный переход сотрудников 15 подразделений на новую базу знаний и обучить их работать в ней.

Пользователями решения являются сотрудники подразделений SPLAT Global в западной части РФ (Москва, Подмосковье, Нижегородская область).