Миграция базы знаний из Confluence в Minerva Knowledge

• Переезд из Confluence в течение 2023 года

После ухода Confluence из России «Систэм Электрик» столкнулась с необходимостью оперативной замены базы знаний. Важно было найти on-premise-решение, которое будет входить в реестр российского ПО и отвечать требованиям безопасности. А ещё – позволит бесшовно и за короткие сроки мигрировать из Confluence с сохранением всего контента и закреплённых ролей. 

• Перевод 30 ключевых сотрудников на новую платформу

Поскольку на первом этапе нужно было быстро и без проблем перевести команду на новую платформу, в числе важных критериев оказались удобный интерфейс и функционал. Мы искали продукт не по количеству функций, а по тому, насколько эти функции полезны для конечного пользователя. 

• Тщательное выстраивание процессов вокруг нового решения

В рамках реализации проекта нужно было действовать по принципу выбора лучшего поставщика под конкретную задачу, а не по принципу выбора единого поставщика под все задачи. 

Миграция из Confluence была совершена с минимальными потерями. Благодаря техническим возможностям платформы нам удалось максимально сохранить не только структуру контента, но и ролевую модель. 

Результаты проекта для бизнеса: 

• Самостоятельная миграция помогла нарастить экспертизу сотрудников и выполнить требования со стороны руководства;

• Удовлетворили требования значимых заказчиков;

• Рабочие процессы стали «антихрупкими», удалось повысить эффективность бизнес-процессов, минимизировать риски потери знаний.

Для сотрудника:

• Создали единое пространство для обмена информацией между департаментами;

• Нашли решение со схожим пользовательским опытом и с улучшенным функционалом: 

1. Вариативный поиск с учетом опечаток и тегов

2. Исправления раскладки и выдача точных ответов

3. Возможность предпросмотра, импорта и экспорта документов

4. Встроенный редактор шаблонов типового контента

5. Диаграммы Draw.io, PlantUML, многообразие макросов

6. Уведомления об изменениях контента

7. Интеграция с Яндекс.Карты, YouTube, Google.Docs, Miro

• Minerva Knowledge – система управления знаниями нового поколения. 

• Active Directory – доменная служба. Хранит информацию об учётных записях, позволяет пользователям быстро регистрироваться и заходить в систему. 

• KeyCloak – продукт для реализации single-sign on (единого входа) с возможностью управления доступом.

• Переезд на новое решение нужно было организовать в сжатые сроки

Уход Confluence из России спровоцировал необходимость быстрого переезда на новое решение. При этом важно было найти качественный и безопасный продукт. 

• Ограничения на этапе миграции

Коллеги из Confluence не могли предоставить наш API-ключ, поэтому мы выгрузили отдельный space, собственными силами развернули отдельную среду Confluence и загрузили туда бэкап. Дальше сформировали API-ключ и приступили к миграции. 

• Сложная структура контента 

На момент переезда у нас была очень сложная структура контента в Confluence с множеством подпапок. На тот момент мигатор не позволял полноценно перенести структуру – только 60%. В итоге мы обратились к специалистам из Minerva Knowledge и они доработали мигратор, чтобы он мог полноценно провести миграцию этих архивных данных.

Мы проводили внедрение Minerva Knowledge по методологии Waterfall. 

1. В течение 1.5 месяцев рабочая группа из представителей разных отделов по 10 человек (представители конечных пользователей) тестировала различные решения от 7 вендоров. 

2. После работы с триал-версиями мы собрали обратную связь и сформировали требования. 

3. Провели тендер и выбрали поставщика.

4. Далее провели пилотный запуск, который плавно перетёк в промышленную эксплуатацию.

5. Пользователей добавляли поэтапно: сначала запустили систему на 2 отдела, потом начали присоединять и другие подразделения. 

6. Для доработки правок и повисших задач мы оперативно связывались с поставщиком ПО, это позволяло не удлинять сроки реализации проекта. 

7. Сейчас платформа постоянно обновляется, внедряются новые функции. Для новых сотрудников, которые только начинают пользоваться сервисом, мы собрали небольшую инструкцию, как быстро приступить к работе. Обучение проводим в небольших фокус-группах по 6-8 человек с использованием локальных примеров, полезных для сотрудников конкретных отделов.

Москва, Санкт-Петербурге, Чебоксары – города присутствия офисов компании