Система самостоятельного заселения в отель Wroomee

Заказчик:

Сочи Парк Отель

Руководитель проекта со стороны заказчика

Андрей Фатеев

ИТ директор

Поставщик

Wone IT (ООО «Ван Ай Ти Трейд»)

Год завершения проекта

2024

Сроки выполнения проекта

октябрь, 2023 — октябрь, 2024

Масштаб проекта

19000 человеко-часов

Цели

1. Ускорить заселение в пиковые часы на стойке регистрации и улучшить пользовательский опыт гостей отеля

2. Сократить производственные расходы на регистрацию гостей и увеличить пропускную способность стойки регистрации

3. Дать бизнесу защиту от нехватки персонала

Результаты

В рамках внедрения ситемы Wroomee в Сочи-Парк отель были реализованы важные функции:

1) Написана интеграция с системой управления отелем (PMS) Логус, развернутой в отеле;

2) Специально для отеля была написана интеграция с ключ-картами Inspiria (вендора Norweq)

3) В рамках системы Wroomee дополнительно был интегрирован модуль распознавания документов собственной разработки – WoneID (background). Что позволило автоматизировать заполнение анкетных данных гостя в том числе при заселении через ресепшн.

Для Сочи-Парк отеля в модуле Wone ID для отеля активировано автоматическое распознавание необходимых полей паспорта РФ при предъявлении на ресепшене и при самостоятельном заселении через терминал Wroomee.

4) Одной из неожиданных функций, которая родилась в процессе интеграции, эксклюзивно в рамках базового пакета Wroomee для отеля Сочи-Парк стала функция учета инвентаря на пляже, по ключ-карте гостя. Что снизило число невозвратов.

5) Так же важно отметить гибкую функцию автоматического назначения номеров, в том числе в режиме высокой загрузки на заезде.

Уникальность проекта

Wroomee — наиболее полная и отказоустойчивая система самостоятельного заселения. Благодаря Wroomee cамостоятельное заселение в отель доступно не только взрослым туристам, но и туристам с детьми, иностранным гражданам, что положительно влияет на технологический имидж страны и туризма, а также обеспечивает защиту от нехватки кадров.

В системе реализован собственный модуль распознавания документов, что позволяет убрать ручной ввод и сократить время на заполнение документов. Также система поддерживает разные типы СКУД и платежных систем.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

Платформа Wroomee, стек: Node JS, React JS, Mongo DB

Модуль распознавания Wone ID, стек: Python

Собственные алгоритмы для взаимодействия с компонентами терминала: сканером, камерой, энкодером, диспенсером выдачи ключ-карт, ККТ,

Терминалы самообслуживания, изготовленные компанией Тачплат

Сервис СМС-уведомлений

Дополнительная инфраструктура, арендованная на платформе Yandex.Cloud

Сложность реализации

Наиболее сложным аспектом стало создание полного и правильного процесса самостоятельного заселения, ведь по закону оно не может быть полностью автоматическим. В связи с этим мы разделили нагрузку между гостем и сотрудником, при этом для сотрудника доступен поток одинаковых событий, позволяющий ускорить процесс. Для гостя это небольшое усилие компенсируется обгоном очереди на стойку и ненавязчивым сервисом.

Еще одним вызовом стала система распознавания. Мы выявили отсутствие унификации от региона к региону даже в паспортах в связи с разными шрифтами, плохо пропечатанными страницами и следами износа самих документов. Также довольно трудно поддается распознаванию рукописный текст. На сентябрь 2024 охватили два типа документов: паспорт и свидетельство о рождении, и продолжаем развивать этот модуль.

Описание проекта

Система самостоятельного заселения Wroomee включает три подсистемы:

веб-приложение гостя
терминал самообслуживания
веб-приложение сотрудника отеля.

Гость получает от отеля письмо-подтверждение бронирования со ссылкой на веб-приложение. По ссылке гость регистрируется в сервисе, и по прибытии в отель продолжает регистрацию в терминале самообслуживания.

В процессе регистрации система собирает все данные о госте, необходимые отелю для постановки на регистрационный (миграционный) учёт. Если гость еще не оплатил проживание, будет предложено сделать это в терминале самообслуживания. После того, как все гости в бронировании по очереди пройдут регистрацию, система выдаст нужное количество ключ-карт для прохода в номер. В PMS отеля при этом отправляется заполненная карточка бронирования с корректным статусом оплаты и заселения.

С помощью панели сотрудника отель узнает детали о госте: сканы документов, фотографию для проверки. Также сотрудник может настроить автоматическое назначение номеров в зависимости от текущего состояния номерного фонда и загрузки отеля.

В результате в Сочи Парк Отеле появился альтернативный, автоматизировнный процесс заселения гостей, который призван:

Снижать нагрузку на ресепшен и паспортистов
Давать инструменты контроля процесса заселения от этапа подъезда гостя к отелю, до заселения в номер и далее на протяжении всего периода пребывания в отеле, что безусловно повышает лояльность гостей
Предоставлять службе приема и размещения аналитику по заселениям и обратную связь от гостей

География проекта

Россия, Санкт-Петербург, Краснодарский Край

Дополнительные презентации:

Wroomee (1).pdf