Омниканальная система КЭДО в холдинговом / девелоперском бизнесе: 2500+ пользователей ГК «ОСНОВА»

Рост объёмов деятельности по всем направлениям обеспечил прирост численности сотрудников группы компаний, в связи с чем появилась потребность в цифровизации процессов кадрового взаимодействия. Целями проекта по внедрению омниканальной системы КЭДО стали:

1. приведение холдинговой структуры к единым процессным стандартам взаимодействия;

2. снижение трудозатрат на обработку кадровых документов;

3. снижение времени на обмен документами и ускорение подписания с сотрудниками;

4. обеспечение удобства взаимодействия работодателя и сотрудников, не имеющих стационарных рабочих мест;

5. возможность подписания документов в любое время и с любых устройств;

6. удобство отслеживания сроков и статусов подписания документов;

7. быстрый поиск необходимых документов в электронном архиве;

8. снижение расходов на бумагу и хранение документов;

9. минимизация организационных и регуляторных рисков (штрафов) за отсутствие подписанных кадровых документов.

Создана единая экосистема КЭДО группы компаний с возможностью омниканального доступа для сотрудников всех подразделений, обеспечивающая:

• ускорение процесса обработки кадровых документов;

• оперативное подписание с сотрудниками документов и доступ к ним в любое время и с любых устройств;

• минимизацию рисков при обработке, соблюдение сроков в соответствии с ТК РФ;

• снижение расходов на бумагу и хранение документов.

Результаты проекта за первые 4 месяца работы системы в цифрах:

1. 80% сотрудников уже переведены на электронное взаимодействие;

2. 250+ типов документов используются и переведены в электронный вид;

3. 4000+ документов подписано в системе КЭДО;

4. 200+ сотрудников трудоустроено;

5. 1200+ пользователей подключены к мобильному приложению;

6. 24000+ листов бумаги сэкономлено.

• Система КЭДО HRlink

• 1С

• Корпоративный портал (разработка ГК «ОСНОВА»)

• Корпоративное мобильное приложение (разработка ГК «ОСНОВА»)

• Сервис онбординга кандидатов с автоматизированной проверкой документов (разработка ГК «ОСНОВА»)

On-premise архитектура, на собственных серверах, без использования облачных сервисов.

Спецификой создания единой экосистемы КЭДО с возможностью омниканального доступа стала координация параллельных процессов внедрения на 4 разных проектах 4 разными командами (1С, корп. портал, приложение, сайт).

Были разработаны новые интеграционные и визуальные интерфейсы и написана с нуля система начального трудоустройства, а также внесены корректировки в существующие регламенты и бизнес-процессы с учетом специфики использования КЭДО.

Обеспечен бесшовный переход на ведение КЭДО в единой базе на 200+ юрлиц, с учетом филиалов и обособленных подразделений, а также корректные ограничения доступов для специалистов по ведению кадрового и бухгалтерского учета и реализовано автоматическое обновление канала подписания.

Для реализации проекта потребовалась кастомизация базового функционала в части настройки выгрузки документов, возможности изменений настроек прав доступа, а также автозаполнения форм с учетом разветвленной филиальной сети.

Важным этапом проекта стал выбор поставщика системы КЭДО с заявленным набором требований: 

1. on-premise решение, для внедрения в контур ГК, подходящее под требования информационной безопасности;

2. возможность интеграции с существующими системами ГК для осуществления работы с различных устройств, в том числе и с личных мобильных устройств;

3. значительный опыт внедрения и наличие знаний законодательства;

4. гибкая настройка маршрутов подписания и добавление печатных форм пользователями;

5. возможность кастомизации под запросы холдинговой структуры ГК.

Под заявленный набор требований подошла система КЭДО HRlink из портфеля партнерских решений БФТ-Холдинга.

На следующем этапе:

1. проведены встречи с рабочими группами ИТ-проектов, на которых была выстроена архитектура решения и определены технические задания для смежных систем;

2. создана рабочая группа из HR-команды. Проработана нормативно-правовая база, реорганизованы внутренние бизнес-процессы с учетом специфики ведения КЭДО;

3. запущен пилотный проект на месяц. В рамках пилотного проекта проведены обучающие встречи и вебинары, собрана обратная связь, внесены корректировки в технические задания проектов с учетом пути пользователя.

На этапе внедрения проведены:

1. кастомизация базового функционала в части настройки выгрузки документов, возможности изменений настроек прав доступа, а также автозаполнения форм с учетом разветвленной филиальной сети;

2. тиражирование системы по юридическим лицам ГК;

3. проведена работа с персоналом:

• организован выезд на рабочие места для обучения и подключения сотрудников;

• организована горячая линия;

• разработаны интерактивные инструкции для пользователей и кадровых специалистов.

В результате система КЭДО интегрирована во все внутренние каналы ГК, которые обеспечиваются информационными инструментами: системы 1С, корп. портал, приложение, сайт, что обеспечивает возможность омниканального взаимодействия сотрудников с компанией по вопросу кадровых документов.

50+ офисов

20+ регионов присутствия (Москва, Московская область, Мурманск, Анапа, Новокузнецк, Пенза, Оренбург, Искра, Красноярск, Краснодар, Ростов-на-Дону, Санкт-Петербург, Углич и т.д.)