Трансформация процессов продаж, маркетинга, сервиса и документооборота с внедрением единой системы на базе BPMSoft

Повышение эффективности управления, прозрачность и взаимосвязанность основных процессов компании, рост за счет существующих клиентов

• 90% процессов компании находится в единой системе.

• 100% сотрудников работают в едином интерфейсе.

• На 30% выросли доходы от сервисных клиентов в первый месяц работы биллинга.

• За 3 месяца реализовали  MVP проекта и запустили его. Начало проекта – январь 2024, запуск –  апрель 2024.

• В 3 раза сократили управленческий аппарат: из 9 руководителей осталось 3.

• В 3 раза повысила производительность процессов.

• 528 человеко-часов потрачено на запуск MVP.

• 43 автоматизированных рабочих места.

• В 10 раз повысили скорость принятия решений.

• Текущее состояние компании позволяет без увеличения затрат вырасти в 2 раза.

BPMSoft

Одновременно прошла трансформация 4 основных процессов компании (продажи,маркетинг, клиентский сервис, документооборот). 90% процессов и 100% сотрудников объединили в единую систему на базе BPMSoft.

Несмотря на сложность и комплексность проекта, в нем нет сложных IT-решений. Например, нет ни одной кастомной интеграции. Сохранено примерно 80% функционала базовой системы, кастомные разработки занимают 20%. При этом все кастомные разработки реализованы только при помощи low- и no-code.

Одна из основных трудностей связана с адаптацией персонала. Так, сотрудникам клиентского сервиса было сложно принять новые правила и регламент. На это ушло 1,5 месяца. 

Вначале необходим был контроль, однако потом сотрудники поняли выгоды от нового процесса. За счет правильно выстроенного регламента, высвободилось 40% ресурсов.

В прошлом в управлении компанией Omniline участвовало достаточно большое количество людей. Существовал управляющий комитет, в который входили руководители подразделений продаж, маркетинга, бухгалтерии и финансов, производства, сервиса и т.д. 

Однако управление было неэффективным, так как отделы компании, их процессы и показатели не были взаимосвязаны между собой, а информация от руководителей подразделений подавалась довольно субъективно. В результате у руководства не было понимания состояния бизнеса и его возможностей. Например, нельзя было точно ответить, может ли компания инвестировать в развитие. Также существовали проблемы в основных процессах, которые не позволяли компании увеличивать доход. Так, например, сотрудники были  перегружены задачами, однако дополнительных денег бизнесу это не приносило.

В компании приняли решение трансформировать (выстроить сквозные) процессы, связать их в цепочку и объединить в единую систему.

• Провели работу по реинжинирингу процессов – провели консалтинговое исследование внутри компании, описали все процессы, прописали их объединение, требования для реализации в среде BPMSoft, определили этапность внедрение и запустили проект.

Продажи. Процесс продаж разбили на большее число элементов, сделали их более детализированным и гибким. Так компания получила возможность вносить корректировки в конкретный сегмент, а не разбирать и собирать заново весь процесс. 

Маркетинг. Компания сконцентрировалась на укреплении  отношений с существующими клиентами. Это привело к росту повторных продаж

Клиентский сервис. Полностью изменили регламент обработки обращений. Структурировали сервис, создали правила, зафиксировали их в системе, отработали нужную механику обработки обращений. Кроме того, реализовали автоматический биллинг затрат человеко-часов на решение задачи. В первый же месяц работы биллинга доходы от клиентов выросли на 30%.

Документооборот. Сокращение времени на создание договора. С момента отправки заявки со всеми вводными и до составления договора теперь проходит до 3 часов. Ранее это могло занимать неделю. Сам договор создается за 1 час. В системе находится 16 типов договоров.

• Запустили единое информационное пространство – платформу BPMSoft. Функциональные блоки этой системы подобрали максимально подходящие под наши CEO-процессы: управления маркетингом, сервисом, продажами, документооборотом.

В CRM-системе реализован практически полный набор целевых показателей для управленца: финансовая модель компании вплоть до контроля операционной прибыли, управление продажами и воронками, управление клиентским сервисом. 

Несмотря на сложность и комплексность проекта, в нем нет сложных IT-решений. Например, нет ни одной кастомной интеграции. Сохранено примерно 80% функционала базовой системы, кастомные разработки занимают 20%. При этом все кастомные разработки реализованы только при помощи low- и no-code.

Россия, УФО