От путаницы из платежек в WhatsApp к прозрачному казначейству в БИТ.ФИНАНС за 1 месяц

Для SINOWAY, в частности для финансового директора, было важно погрузить всех руководителей ЦФО в единый процесс:

• контролировать финансовые потоки и операционные расходы, 

• мониторить точку безубыточности и маржинальность каждого SKU, 

• оперативно отслеживать кассовые разрывы. 

Главный результат проекта — удалось автоматизировать процесс казначейства за 1 месяц (проект был закончен раньше на 2 недели). Спустя месяц использования БИТ.ФИНАНС заказчик отметил следующие результаты:

• Корпоративная отчетность формируется в единой системе, обеспечивая прозрачность и достоверность данных.

• Получение управленческой отчетности ускорилось на 50%.

• У сотрудников финансового отдела освободилось время на важные задачи, трудозатраты на ручные операции в подразделениях сократились на 20%.

• Повысилась прозрачность учета движения денежных средств и качество отчетности, предоставляемой руководству. ОДДС виден сразу, что позволяет финансовому директору формировать дополнительные отчеты, если есть запросы от вышестоящего руководства.

• Сократилось время на согласование заявок на расходование ДС до 30 минут в день (если платежей много). 

•  Формирование БДДС на основе платежного календаря занимает меньше 1 дня.

• Сократилось время на формирование платежных документов благодаря рабочему месту казначея. 

1. Необходимо было внедрить систему в максимально короткие сроки ( за один месяц), что требовало высокой координации и слаженности работы между командами SINOWAY Group и 1С:Первый Бит.

2. Поскольку внедрить систему требовалось как можно быстрее, проектные команды SINOWAY Group и 1С:Первый Бит встречались два раза в неделю в формате удаленного доступа. Работы сдавались на специально подготовленной модельной базе, где они сначала были протестированы специалистами Первого Бита. После этого провели обучение для сотрудников и передали систему в опытно-промышленную эксплуатацию. Первую линию поддержки при запуске системы осуществляла команда SINOWAY Group, вторую – Первого Бита.

3. Финансовые данные хранились в различных системах и форматах, таких как Excel и несколько версий 1С, что усложняло их объединение и анализ. До внедрения системы финансовые потоки были сосредоточены в руках всего двух сотрудников, а согласование платежей происходило через неструктурированные каналы, такие как WhatsApp.

Проект реализовали в несколько этапов:

• I этап: Загрузили все необходимые справочники в базу БИТ.ФИНАНС.

• II этап: Настроили алгоритмы визирования.

• III этап: Настроили механизм по установке и контролю лимитов.

• IV этап: Настроили права доступа пользователям к подсистеме БИТ.ФИНАНС.

• V этап: Настроили систему оповещений пользователей по электронной почте для согласований заявок.

Настроили Рабочее место казначея для каждого пользователя

Интерактивный дашборд, который помогает управлять планируемыми потоками денежных средств и следить за фактическим и планируемым остатком ДС. С помощью этого инструмента можно, например, автоматически сформировать платежный документ или «перетащить» сумму платежа на другой день или другой расчетный счет/кассу (Рис. 1).

Сформировали единый реестр платежей

Все заявки на расходование денежных средств, подлежащие оплате, теперь находятся в одном месте – в реестре платежей. Платежи можно группировать или разносить по статьям бюджета и клиентам, что значительно снижает рутину и освобождает время (Рис. 2).

Настроили удобный платежный календарь

Больше никаких перерасходов, просрочек оплат по договорам и штрафов. Платежный календарь формируется в рамках БДДС на основании заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических обязательств. Инструмент позволяет своевременно проанализировать предстоящее движение денежных средств и тем самым избежать кассовых разрывов (Рис. 3).

Настроили контроль заявок на расходование денежных средств

Контролировать заявки на расходование денежных средств можно по бюджету (БДДС), общей сумме договора, взаиморасчетам с контрагентом или по другим параметрам, которые необходимы пользователю. Информацию по текущему состоянию заявки сотрудники подразделений получают в режиме онлайн – «В работе», «Утверждена» или «Оплачена» (Рис. 4).

Установили контроль для расчета остатков лимита по статьям

Если на момент платежа лимит оплаты по статье исчерпан, заявка на данный платеж в этом периоде либо отклоняется, либо отправляется на дополнительное согласование по установленным процедурам (Рис. 5).

Автоматизировали сбор фактических данных по БДДС

Бюджет движения денежных средств формируется автоматически в разрезе статей оборотов, сценариев, центров финансовой ответственности и других аналитик бюджетирования. Отчет показывает, какая сумма отражена в платежном документе и в факте бюджета и есть ли отклонения между этими суммами (Рис. 6).

Настроили универсальное визирование заявок

С помощью согласования (визирования) можно настраивать маршруты визирования любого уровня сложности и включать руководителей разных уровней, а также изменять статусы документов в пользовательском режиме и маршруты визирования по документу, в зависимости от выполненного условия. (Рис. 7)

Компания насчитывает 12 филиалов на территории РФ, головной офис находится в Екатеринбурге.