Внедрение ИТ-Платформы юридически значимого электронного документооборота

Бизнес-цель проекта: создание инструмента, позволяющего повысить прозрачность и управляемость бизнеса; скорость принятия решений, обеспечить эффективность работы с первичными юридически значимыми учетными, договорными и внутренними документами; обеспечить омниканальность взаимодействия с контрагентами, снизить накладные расходы.

Эффекты:

1. Мгновенный обмен документами внутри РВК и с контрагентами.

1. Снижение рисков распространения вирусных инфекций.

2. Сокращение прямых затрат -  накладных расходов на печать и обмен документами.

3. Сокращение косвенных расходов – трудозатрат сотрудников на обработку документов..

4. Повышение прозрачности и скорости исполнения согласования и подписания документов; сокращение ошибок сотрудников.

5. Снижение прироста площадей для хранения бумажных документов.

6. Возможность перехода на гибкие формы занятости, повышение мобильности сотрудников и руководителей.

7. Исключение потерь и несвоевременной доставки документов; невозврата подписанных оригиналов документов.

Основные цели и задачи, а также прогнозируемые эффекты достигнуты, функциональность используется большинством сотрудников компании, включая всех генеральных директоров.

В электронный формат переведены процесс (название / % перевода):

1. Авансовые отчеты в части командировочных расходов (95)

2. Внутригрупповые обороты (70)

3. Расходные договоры (30)

4. Исходящая корреспонденция (50)

5. Бухгалтерские справки (90)

6. Акты увеличения стоимости (95)

7. Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности (95)

8. Выбытие и списание ТМЦ (25)

9. Исходящие акты сверки с контрагентами (0.1)

10. Протоколы и служебные записки (98).

    В 2024 году в большинстве крупных бизнес-единиц сформированы рабочие группы по продвижению ЭДО.

1. "СБИС", Оператора ЭДО ООО "Компания "Тензор"".

2. "WSS Docs", компании "ВСС Докс Консалтинг"

3. "Милленниум" - ООО "Милленниум командировочные решения".

4. "1С: Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1", "1С:Управление производственным предприятием 8", "1С: ERP", ООО "1С".

   Специальное оборудование не использовалось.

   Квалифицированные сертификаты электронной подписи записываются на токент бренда "Рутокен".

Проект не был сложен именно с технической точки зрения, основная задача была изменить создание пользователей, убедить их в отсутствии необходимости печати подписанного с 2-х сторон электронного договора или первичного учетного документа.

Были наверно естественные технические проблемы типа "зависающих роботов", ошибок пользователей и разработчиков, но большинство из них успешно устранены.

Сложностью, но не проекта, а ЭДО в целом, является отсутствие возможности записи квалифицированного сертификата Генерального директора на мобильное устройство, но это сложность отрасли в целом. Как и другие общие проблемы ЭДО.

Описание: эксплуатируемые в РВК ИТ-системы интегрируются в единую ИТ-платформу, обеспечивающую перевод внутреннего и внешнего документооборота РВК в электронный формат.

Функциональный объем проекта:

Обмен в электронном виде следующими видами юридически значимых документов:

• Первичные учетные документы с контрагентами РВК и в периметре РВК.

• Внутренние учетные и финансовые  документы, отражающие операции с МПЗ и ТМЦ в периметре РВК;

• Авансовые отчеты в части командировочных расходов.

• Исходящая корреспонденция.

• Договоры с контрагентами, в том числе внутригрупповые договоры (за исключением договоров водоснабжения).

• Протоколы.

• Служебные записки.

• Бухгалтерские справки.

• Оперативное хранение документов.

Методологическое описание:

1. Разработана пользовательская эксплуатационная документация и руководства администраторов.

2. Разработаны видео обучающие материалы.

3. Утверждены необходимые локально-нормативные акты.

В конце реализации проекта проект передан в поддержку в выделенную команду в состав ИТ-подразделения.

Результаты проекта эксплуатируются в 44 юридических лицах, работающих в следующих городах РФ:

1. Южно-Сахалинск

2. Барнаул

3. Омск

4. Тюмень

5. Орск

6. Оренбург

7. Архангельск

8. Москва

9. Липецк

10. Воронеж

11. Краснодар

12. Тихорецк

    с 2025 года запуск в г. Томск.