Автоматизация процессов продаж и документооборота всероссийской торговой сети INFORMAT

Заказчик:

INFORMAT

Руководитель проекта со стороны заказчика

Алексей Доляков

Директор по ИТ

Поставщик

ООО НТ

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Январь, 2022 - Ноябрь, 2023

Масштаб проекта

400 автоматизированных рабочих мест

Цели

Создание единой среды взаимодействия центрального офиса, региональных представительств и розничной сети:

повышение производительности бизнес-процессов компании;
цифровизация процессов и переход на электронный документооборот;
сокращение сроков и трудозатрат выполнения процессов документооборота;
сокращение потерь по претензиям к исполнению договоров;
снижение количества ошибок и злоупотреблений в оформлении документов;
создание единой информационной системы управления маркетингом и продажами (CRM) - единой среды взаимодействия.

Результаты

Организация цифрового управления внутренним и внешним документооборотом, автоматизация процессов продаж:

Сквозная автоматизация бизнес-процессов управления договорами с покупателями и поставщиками.
Формирование бумажных и электронных версий договоров, их подготовка, согласование, подписание и др.
Создание и ведение электронного архива.
Построение решения для управления служебными записками.
Контроль исполнительской дисциплины.
Введение в эксплуатацию CRM (первичные и повторные продажи).
Интеграция автоматизированных бизнес-процессов с ИТ системами окружения.

Уникальность проекта

Построение решения по управлению договорами с поставщиками для всей компании в интерфейсе единой системы опиралось на комплексную автоматизацию процессов создания, согласования и подписания договоров, а также внедрение системы хранения документов в электронном архиве. Разработка дополнительной матрицы согласования позволила типизировать шаги и сократить ошибки.
Учитывая масштаб компании, большое количество бизнес-процессов и наличие нескольких направлений продаж, для снижения рисков внедрение CRM началось с MVP - minimum viable product. Это дало возможность быстро запустить базовые процессы продаж и единовременно подключить к системе сотрудников 28 филиалов по всей стране. Для поддержания оперативной и бесперебойной работы менеджеров на выставках и выездных встречах было создано мобильное приложение с доступом к CRM.

Проект реализован с помощью Low-code инструментов, что позволило максимально гибко реагировать на любые изменения в бизнесе, оптимизировать и улучшать процессы.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

Low-code BPM Платформа ELMA365
Бизнес-решение ELMA365 ECM Управление договорами
Бизнес-решение ELMA365 ECM Служебные записки
Системное решение ELMA365 CRM
Интеграция с Контур.Диадок
Интеграция с ERP-системой Microsoft Dynamics AX (AXAPTA)

Сложность реализации

Основная сложность заключалась в выборе поставщика решения, способного обеспечить возможности роста, масштабирования и донастройки системы в процессе ее эксплуатации. На старте проекта команда АО «ФАРМ» понимала, что решение должно закрыть не только текущие потребности, но и сформировать ИТ-фундамент для развития в перспективе 3-5 лет без необходимости перевнедрения. Этим и был обусловлен выбор Low-code инструментов, которые в долгосрочной перспективе обеспечивают тонкую настройку и адаптацию бизнес-процессов с минимальной затратой как временных, так и человеческих ресурсов.

Второй по значимости момент — предпроектная работа, включающая в себя полную ревизию текущих бизнес-процессов, декомпозицию задач и формирование максимально прозрачного и точного ТЗ первых этапов. Тщательно спланированный подготовительный этап позволил АО «ФАРМ» избежать фундаментальных проблем при внедрении и получить инструменты, соответствующие потребностям компании и решающие поставленные задачи здесь и сейчас.

Описание проекта

АО «ФАРМ» – один из крупнейших производителей и дистрибьюторов канцелярской продукции в России и странах СНГ. Компания работает на рынке с 1991 года, имеет центральный офис в Москве и 28 региональных представительств, а также сеть розничных магазинов «INFORMAT». Среди ассортимента – более 12 000 наименований собственных и эксклюзивно представляемых брендов, товаров детского творчества, для учебы, работы, и быта.

Компания работает в территориально-распределенном режиме, а клиентская база насчитывает более 30000 юридических лиц как в России, так и за рубежом. Поэтому крайне важно было создать единую среду взаимодействия для всех сотрудников, клиентов и поставщиков.

Первый этап проекта был ориентирован на автоматизацию процессов управления договорами с покупателями. Вслед за ним – произведены работы по переводу в электронный вид согласования и подписания договоров с поставщиками. В рамках процесса была задействована система электронного подписания в Диадок, интегрированная в интерфейс ELMA.

Для полноценного управления документооборотом было добавлено решение по управлению служебными записками. На данный момент реализованы три блока служебных записок – бухгалтерские, кадровые, финансовые. В дальнейшем решение позволит тиражировать и создавать новые служебные записки с унифицированными стандартами создания, согласования, утверждения, подписания.

В начале августа 2023 года введено в эксплуатацию базовое решение CRM. Оно включает полный цикл продаж (первичные и повторные продажи), в ближайшее время планируется подключение телефонии для ведения звонков из CRM и приема входящих обращений. Единовременный старт работ большого количества сотрудников (28 филиалов по всей стране) прошел успешно.

Для дальнейшего развития CRM собираются предложения руководства по повышению эффективности работы, общие замечания, требования к аналитическим данным для отчетности. Основное направление развития CRM - совершенствование управления процессами продаж с помощью метрик и показателей. С этой целью разрабатывается система оперативной отчетности для полного цикла управления.

Перспективы проекта

Следующие доработки, запланированные на 2023/24 год, — это развитие блока Управления входящей корреспонденцией, Управление ОРД и ЛНА, Работа с МЧД, Проверка контрагентов, Ведение проектов, Управление совещаниями, ITSM, Управление обращениями клиентов (единый контакт-центр), автоматизация процессов Call-центра.

География проекта

Россия