Полная автоматизация функций казначейства

Требовалось обеспечить системное планирование затрат и применение рабочего инструмента для ведения платежного календаря, а также исключение безакцептных платежей. В ходе переговоров была выявлена потребность в автоматизации казначейства и процессов документооборота.

По итогам оценки требований, в качестве решения были предложены системы "БИТ.Финанс.Управленческий учет" и "1С:Документооборот".

Функциональность данных решений соответствовала потребностям ключевых пользователей компании.

Цели проекта:

1. Автоматизировать отдел казначейства.
2. Реализовать обмен НСИ и платежными документами между базами 1С:Бухгалтерия и Бит.Финанс.
3. Реализовать бесшовную интеграцию 1С:Бухгалтерии и 1С:Документооборот.
4. Реализовать полный обмен документами между базами 1С:Бухгалтерия и Бит.Финанс.

"Грузовая компания" использует все описанные выше решения, а исполнитель оказывает регулярные услуги по поддержке обменов и развитию функциональности внедренных систем.

Планирование поступления платежей в компании ранее было не полностью автоматизировано, что усложняло корректный учет договоров и не позволяло контролировать лимиты по накопленным договорам с действующими заказчиками.

Полная автоматизация казначейства обеспечила следующее:

1. Расходование денежных средств происходит на основании заявок руководителей и прохождения процедуры согласования.
2. Поступление денежных средств и выплаты реализуются в соответствии платежному календарю и фиксируются в реестре платежей.
3. Контроль и согласование платежей происходит на уровне головной компании холдинга.

Процесс интеграции по договорной деятельности выглядит следующим образом:

1. Заведение и согласование договора происходит в 1С:Документооборот.
2. Настроена интеграция 1С Документооборот с 1С:Бухгалтерия.
3. Настроен обмен договорами между 1С:Бухгалтерия Бит.Финанс.

В ходе экспресс-анализа:

1. Адаптировали финансовую и бюджетную структуру Заказчика по ДДС и статьям БДДС под структуру данных по форме Бит.

2. Собрали данные по визированию (карты визирования заявок на расходование ДС, исходные формы ввода бюджетов, реестры платежей).

3. Убедились в отсутствии критических функциональных разрывов.

На основании готовности команды со стороны Заказчика реализовать большую часть фактических работ по настройке системы своими ресурсами, было принято решение о консультационном внедрении по блокам:

НСИ:

• Консультации по общим настройкам БФ, НСИ (ЦФО, Статьи оборотов, Бюджеты, сценарии планирования).
• Настройка дополнительных аналитик по статьям, справочника «ЦФО».
• Загрузка справочника «Статьи оборотов».
• Настройка различных сценариев планирования (бюджетирования).

Бюджетное планирование:

• Настройка бюджетов (БДР, БДДС, Прочие), консультации по работе с бюджетами.
• Консультации по созданию настроек форм ввода бюджета, по работе с документами «Установка контрольных значений», «Фиксация бюджета», «Корректировка бюджетов», «Корректировка контрольных значений», «Актуализация бюджета».

Казначейство:

• Консультации по работе с документов «Прогноз платежа», «Заявка на расходование ДС», «Планируемое поступление ДС», «Закрытие документов планирования», «Реестр платежей».
• Настройка «Рабочего места Казначея», консультация по работе с функционалом.

Сбор факта:

• Консультации по настройке механизма трансляции.

Визирование:

• Настройка визированных документов с ограничением до 5 виз без параллельного согласования, «Рабочего места Визирования», консультация по работе с функционалом.

Сервисные функции:

• Консультации по настройке оповещений, пользователей в системе, разграничения прав доступа на уровне записей системы (RLS), мобильного приложения при условии публикации базы данных.

Отчеты по бюджетированию и Казначейству:

• Консультации по настройке типовых отчетов: «Отчет по бюджету», «План-фактный анализ по бюджету», «План-фактный анализ заявок на расходование ДС», «Платежный календарь».

Учет договоров:

• Консультации по использованию документа «Проект договора», ведению графика платежей и начислений, демонстрация настройки ПФ проекта договора.
• Настройка визирования проекта договора.

В рамках настройки обменов:

• В архитектуре требовалось обеспечить 2 обособленные друг от друга базы данных БП и БФ, настроить между ними двусторонний обмен.· Загрузили новые договоры из ДО в БП.
• Сохранили истории изменения лимита.
• Доработали правила выгрузки из БП в БФ для переноса суммы лимита.

Теперь под каждый договор при его согласовании в 1С выводится лимит на расходы. Любая заявка на расходы привязывается к конкретному договору с расчетом кумулятивного лимита.

При приближении к превышению лимита происходит автоматическое уведомление ответственного о том, что необходимо провести согласование дополнительного лимита.

Если лимит превышается, заявка блокируется.