Миграция контура закупок с SAP Ariba на отечественную платформу ELMA365 в “Лаборатории Касперского”

Заказчик
Kaspersky
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ELMA
Год завершения проекта
2023
Сроки выполнения проекта
Июль, 2022 - Октябрь, 2023
Масштаб проекта
20000 человеко-часов
Цели
  • Миграция с SAP Ariba на отечественный стек технологий.
  • Обеспечение непрерывности процессов закупок и сохранение уровня автоматизации.
  • Требования к контуру закупок: согласование заявок и счетов, возможность составлять заявку на несколько позиций, автоматизация процесса согласований, создание счета, создание и переназначение задач, наличие большого количества наблюдающих и согласующих.
  • Выполнение требований информационной безопасности.
  • Максимальное сохранение пользовательского опыта и функциональности.
  • Стандартизация и масштабирование под требования направлений.
  • Кастомизация платформы под нужды бизнеса.
  • Развертывание нескольких контуров на базе одной платформы.
  • Оптимизация сетевой инфраструктуры. Организация сопровождения и обслуживания системы.

Результаты
К запуску пилота нам удалось не только перенести ключевой функционал SAP Ariba, но и снять известные «боли» пользователей: пересогласование заявок при изменениях, удобство делегирования, совместный доступ к заявке.

Заявка, в рамках которой создается несколько позиций, проходит сложный процесс согласования, далее на ее основании создается и счет и передается в систему оплаты. Реализованы добавление и удаление согласующих в заявку, переназначение задач, перенос документов, большая ролевая матрица.

В результате при переходе c SAP Ariba на ELMA365 нам удалось сохранить и пользовательский опыт и текущий уровень автоматизации. Мы достигли этого благодаря подробному описанию требований мигрируемого функционала, выполненному внутренней командой. Это ускорило выход на тендер и позволило успешно реализовать проект по миграции на отечественный стек технологий при сохранении непрерывности бизнес-процесса. Запущенный инфраструктурный сервис ELMA Platform стал базисом для автоматизации других сервисов компании.

Уникальность проекта

Основой для автоматизации закупочного процесса выступала система SAP Ariba, это было одно из крупнейших внедрений в России. В 2022 перед нами встала задача подобрать полноценную замену среди рекомендованного российского ПО и развернуть ее в ограниченные сроки на наших мощностях. По результатам тендера было решено автоматизировать ключевые процессы на базе отечественной Low-code bpm-платформы.
Выбранная для миграции система построена на базе open-source технологического стека. Разворачивать дополнительную инфраструктуру под новую потребность – дорогостоящее решение, которое требует значительных инвестиций. Речь здесь идет не только о закупке дополнительного оборудования, но и необходимости создания новой экспертизы в команде сопровождения. В итоге под наши задачи на базе Low-code платформы был запущен инфраструктурный сервис ELMA Platform, который позволяет на одной платформе разворачивать решения по нескольким направлениям быстро, безопасно и надежно. Организация нашего внутреннего центра экспертизы для сопровождения и обслуживания стало оптимальным решением, которое дает нам гибкость и независимость. Развернутая платформа станет базисом для автоматизации других сервисов компании, таких как заявочные сервисы, контрактный портал, ключевые процессы согласования бизнес-активностей группы продаж и маркетинга, как с привлечением различных команд вендора, интеграторов и собственной команды разработки и развития.

Проект решает задачи импортозамещения
Да
Использованное ПО
В рамках проекта были реализованы следующие интеграции:
  1. Интеграция с ActiveDirectory для возможности входа пользователей с корпоративной учетной записью и соответствующей ролью в системе Elma Platform.
  2. Интеграция с Microsoft Exchange для рассылки уведомлений о просроченных задачах, задачах по документам, ошибках процессов согласования и быстрого согласования из письма (lazy approval).
  3. Интеграция с DWH Лаборатории Касперского для формирования динамических отчетов и формирования выгрузки таких отчетов.
  4. Разработан отдельный модуль с набором API для загрузки справочников из внешних источников Лаборатории Касперского и экспорта Заявок и счетов в сторонние системы .

Сложность реализации
Документация насчитывала более полутора тысяч требований, описывающих мастер-данные, требования к интерфейсу, бизнес-процессы, интеграции и отчетность. Дополнительным вызовом стало отсутствие полноценной мультидоменной интеграции и авторизации для доступа к вложенным файлам, высокие требования к производительности, информационной безопасности, отсутствие нужных интерфейсных компонентов и необходимость развития компетенций внутренней команды, необходимость запуска модуля локализации.
Описание проекта
В 2022 году Лаборатория Касперского столкнулась с невозможностью продления контрактов на предоставление облачных услуг SAP, перед нами возникли риски прерывания критичных для бизнеса закупочных процессов. За годы использования SAP Ariba была доработаны под наши нужды, и уровень удовлетворенности пользователей был достаточно высок. В первую очередь мы искали гибкую и надежную платформу, а также партнера, который на её основе сможет разработать решение под наши требования, среди которых:
  • Высокая скорость развертывания новых инстансов.
  • Возможность мониторинга и аудита.
  • Возможности кастомизации и интеграции.
  • Зрелость и масштабируемость под большой геораспределенный бизнес по всему миру.
По результатам тендера было решено произвести миграцию ключевых процессов с SAP Ariba на платформу ELMA365.

География проекта
Весь мир.
Коментарии: 12

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Иван Ушаков
    Рейтинг: 10
    Предприниматель
    директор
    11.12.2023 12:52

    Максим, отличный проект!

  • Роман Кузнецов
    Рейтинг: 896
    ГК Интертехэлектро
    CDTO
    13.12.2023 16:50

    Максим, почему было выбран вариант low-code, а не специализированное решение по закупкам, каких много? Это стратегический выбор и будете и дальше развивать автоматизацию low-code?
    Интересен масштаб. Сколько пользователей в системе?

    • Максим Гудков Роман
      Рейтинг: 225
      Kaspersky Lab
      Директор по развитию ИТ сервисов
      18.12.2023 17:28

      Роман, добрый день!
      До внедрения у нас уже был опыт использования ELMA для согласования различных процессов в подразделениях продаж. При выборе решения для закупок наиболее подходящим под наши требования оказалось решение от ELMA. На данный момент у нас более 1000 пользователей, и мы расширяем область применения этой платформы на смежные процессы.

  • Роман Кузнецов
    Рейтинг: 896
    ГК Интертехэлектро
    CDTO
    22.12.2023 10:30

    Максим, добрый день!
    Тогда выбор понятен.
    Считаю, что в настоящее время оценка вашего проекта сильно занижена. Более 1000 пользователей по всему миру в BPM системе – это один из самых масштабных проектов на конкурсе.

  • Максим Гудков
    Рейтинг: 225
    Kaspersky Lab
    Директор по развитию ИТ сервисов
    22.12.2023 14:44

    Роман, спасибо!

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 4767
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    04.01.2024 23:03

    Добрый день, обычно при автоматизации бизнес-процессов меняются какие-то параметры их исполнения, например, эффективность, и снижается количество ошибок. Проводились ли такие оценки? Изменилась ли удовлетворенность процесса у его владельца?

    • Максим Гудков Максим
      Рейтинг: 225
      Kaspersky Lab
      Директор по развитию ИТ сервисов
      10.01.2024 10:26

      Добрый день! Основной целью проекта была смена технологической платформы для обеспечения непрерывности бизнеса, а также сохранение пользовательского опыта и текущего уровня автоматизации, что и было достигнуто в полной мере. Ставить отдельные KPI непосредственно по изменению эффективности процесса закупок не было необходимости в рамках данного проекта.

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 2527
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    06.01.2024 21:43

    Добрый день.
    Выбор решения интересен, прочитал описание и комментарии, все-таки вопрос выбора, считаю, надо раскрыть лучше. По каким критериям выдирали, какие другие платформы смотрели?
    Мы также используем ELMA, но только под гибкие процессы, выбор для закупок не очевиден.

    • Максим Гудков Дмитрий
      Рейтинг: 225
      Kaspersky Lab
      Директор по развитию ИТ сервисов
      10.01.2024 10:29

      Добрый день! Спасибо за вопрос. Как я написал выше одной из целью проекта было сохранение пользовательского опыта и текущего уровня автоматизации, достигнутого на базе решения SAP Ariba. Исходя из этого были сформированы ключевые функциональные и нефункциональные требования к решению, которые стали базисом при выборе. Также, в числе ключевых критериев выбора учитывались: стоимость владения, качество (как решения в целом, так и взаимодействия с командой вендора/подрядчика) и готовность подрядчика уложиться в требуемые сроки.
      В лонг лист потенциальных кандидатов было включено порядка 10 решений, представленных на российском рынке. Это были решения от вендоров, различных интеграторов, а также оценивали возможность создания платформы на базе собственной разработки, т.к. наша компания обладает широкой экспертизой в этой области.
      Дополнительно, на этапе выбора мы принимали во внимание перспективу и возможность использования решения для автоматизации других бизнес-процессов, хотя на тот момент такой задачи еще не стояло. В конечном итоге мы начали применять решение ELMA не только для автоматизации закупок, но и для автоматизации различных смежных процессов, где драйвером также стало необходимость импортозамещения: согласование контрактов, sales-related активностей и прочее.
      Если у Вас остались какие-то вопросы, то свяжитесь со мной – буду рад ответить и поделиться опытом.

  • Игорь Смирнов
    Рейтинг: 15
    ООО Ядро Микропроцессоры
    Директор по ИТ инфраструктуре и автоматизации
    08.01.2024 15:18

    Максим, привет! Какие-то конкуренты у ELMA были или с учетом предыдущего опыта альтернативные варианты не рассматривали?

    • Максим Гудков Игорь
      Рейтинг: 225
      Kaspersky Lab
      Директор по развитию ИТ сервисов
      10.01.2024 10:30

      Игорь, привет! Ответил выше подробно. Если будут вопросы – пиши/звони, готовы поделиться опытом.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.