Создание автоматизированной информационной системы управления внутренним документооборотом

Заказчик:

АО "Кордиант"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Ольга Царькова

Руководитель проекта

Поставщик

АКСИОМА-СОФТ

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Июль, 2022 - Апрель, 2023

Масштаб проекта

1100 автоматизированных рабочих мест

Цели

При реализации проекта автоматизации внутреннего документооборота преследовалось достижение следующих целей:

Повысить доступность, скорость и удобство работы с внутренними документами
Упростить возможность развития системы внутреннего документооборота в будущем и снизить ее стоимость владения.
Встроить бесшовную интеграцию СЭД в другие системы на базе 1С:Предприятие.

Результаты

Автоматизированы бизнес-процессы обработки документов (рассмотрение, согласование, исполнение и т.д.) на всех уровнях предприятия.
За счет автоматизации операционных процессов документооборота усовершенствовалось и ускорилось согласование приказов, служебных записок, исходящей корреспонденции.
Улучшился контроль исполнения приказов, служебных записок, входящих документов и рассылки организационно-распорядительной документации.
Существенно увеличилась скорость подготовки документов за счет автоматического формирования по шаблонам.
Обеспечена возможность развития системы (увеличение количества пользователей, расширение функциональности) с сохранением заданной производительности.

Уникальность проекта

Реализован ряд механизмов, направленных на повышение пользовательского удобства, гибкости и точности выполнения операций с документами. Например:

Механизм совместного редактирования документов, который дает возможность одновременно вносить корректировки и видеть комментарии коллег в режиме реального времени;
Доработана логика для повторного согласования на основании определенного перечня полученных отрицательных виз согласования и комментариев. (Поведение системы при параллельном согласовании – см. Рисунок 1.)
Разработан механизм для ведения учета вопросов и их решений в протоколах.
Реализована возможность контроля исполнения документов и задач посредством постановки на контроль.
Изменен механизм установки связей в зависимости от дополнительных аналитик документа.
Реализован механизм контроля наличия пояснительной записки для любого вида документа.

Использованное ПО

1С:Документооборот КОРП

Сложность реализации

В ходе реализации проекта требовалось обеспечить взаимодействие автоматизированной системы документооборота с другими информационными системами компании:

1С:Документооборот
1С:Бухгалтерия (конфигурация "Кордиант АО (ЯШЗ)")
1С:ERP Управление предприятием, версия
1С:Зарплата и управление персоналом КОРП
Система исполнения платежей
Внешние информационные системы

Описание проекта

АО "Кордиант" – лидер по производству автомобильных шин на рынке России.

Холдинг включает в себя три производственные площадки и уникальный научно-технический центр. Продукция АО "Кордиант" продается через дистрибьюторскую сеть, насчитывающую более 300 партнеров во всех регионах РФ.

Компания производит сотни типоразмеров и моделей легковых и грузовых шин. Совокупный объем производства Холдинга составляет 8 миллионов шин в год. Шины Cordiant и Cordiant Professional являются одними из наиболее известных, популярных и востребованных на рынке. Шины Cordiant представлены в Европе, Америке, России, странах СНГ и Балтии. Cordiant хорошо известен потребителям более чем в 50 странах мира.

До реализации проекта структурные подразделения АО "Кордиант", входящие в организационный объем проекта, имели разрозненные системы на базе различных решений и устаревших программных продуктов. Как следствие:

На предприятиях исторически применялись разные механизмы работы с документами.
Не было обеспечено информационное обслуживание основной производственной деятельности специалистов и руководства в рамках принятия ими управленческих решений.
Не оптимизированное обеспечение гарантированной и своевременной доставки документов в рамках информационного обмена на рабочих местах исполнителей.
Отсутствовал механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль.
Требовались большие временные затраты персонала на поиск необходимых документов.
Не реализована многопользовательская работа над документами.

У компании имеется опыт использования систем на платформе 1С:Предприятие, поэтому для переноса существующих бизнес-процессов был выбран 1С:Документооборот.
При создании автоматизированной информационной системы управления внутренним документооборотом был осуществлен ряд доработок по адаптации типового решения 1С:Документооборот КОРП:

Разработан механизм совместного редактирования документов, который дает возможность одновременно вносить корректировки и видеть комментарии коллег в режиме реального времени;
Доработана логика для повторного согласования на основании определенного перечня полученных отрицательных виз согласования и комментариев.
Разработаны и приняты в эксплуатацию блоки:

Входящие/Исходящие документы
Командировки
Прайс-листы и продукция

Система обеспечивает согласование документов в соответствии с внутренними регламентами. В созданной автоматизированной информационной системе управления внутренним документооборотом реализовано специфическое требование по совместному редактированию файлов, в рамках которого система в автоматизированном режиме производит слияние всех комментариев в единый документ.

География проекта

Центральный федеральный округ (ЦФО)