Миграция 3000 пользователей на импортонезависимую систему с широкими интеграционными возможностями

Миграция на импортонезависимое ПО — переезд на платформу нового поколения Directum RX — интеллектуальную ECM/BPM-систему из реестра отечественного ПО.

1. Перенести в Directum RX делопроизводство, работу с дольщиками, управление заявками в ИТ-отдел.
2. Настроить основные интеграции с другими системами, включая разработку новых связей.
3. Организовать работу сотрудников через мобильное приложение Directum Jazz.

1. В Directum RX перевели все процессы делопроизводства, а также ряд других, не относящихся к канцелярии.
2. В электронном виде организовали работу с дольщиками, хранение клиентских договоров, актов сдачи/приемки квартир.
3. Запустили согласование документов через мобильное приложение Directum Jazz.
4. Выстроили интеграцию с десятью информационными системами.
5. Оптимизировали бизнес-процессы и функциональность системы с учетом опыта, накопленного за годы использования предыдущего поколения платформы.
6. Улучшились возможности поиска: сотрудники «Эталон» часто ищут информацию по одним и тем же параметрам. Гибкий поиск внутри Directum RX позволяет задать критерии и закрепить их у себя на постоянной основе. В следующий раз, выполняя похожий поиск, не придется повторно формировать запрос.

Так как архитектура должна была отвечать высоким требованиям отказоустойчивости и масштабируемости, конфигурация проектировалась с учетом всех рекомендаций вендора.

При этом стратегия поэтапного перевода была выбрана именно заказчиком, чтобы опробовать новую систему не сразу на всех пользователях, а на небольших группах, а также снять нагрузку со службы поддержки.

Для решения конкретных задач, типичных для заказчика, команда внедрения разработала специальные возможности внутри системы.

Подготовка к переходу на Directum RX

Команда внедрения проанализировала текущие бизнес-процессы в Directum 5 и сформировала требования к функциональности новой системы по каждому блоку задач. Разработка велась одновременно специалистами заказчика и Avis Expert.

Новая функциональность проходила тестирование на стороне заказчика. Благодаря этому он был вовлечен во все этапы работы.

Выход в продуктив

В декабре 2022 года установили продуктивный контур системы. Так как архитектура должна была отвечать высоким требованиям отказоустойчивости и масштабируемости, конфигурация проектировалась с учетом всех рекомендаций вендора.

В январе 2023 года конфигурацию перенесли с тестового в продуктивный контур. Делопроизводителей клиента обучили работе в новой системе.

В феврале начали пошагово подключать юридических лиц к Directum RX. При этом стратегия поэтапного перевода была выбрана именно заказчиком, чтобы опробовать новую систему не сразу на всех пользователях, а на небольших группах, а также снять нагрузку со службы поддержки.

Настройка ключевых бизнес-процессов

Для решения конкретных задач, типичных для Группы «Эталон», команда внедрения разработала специальные возможности внутри системы:

1.Инвестиционно-строительные проекты

В Directum RX компания хранит информацию о проектах и объектах строительства, помещениях на продажу, разрешениях на строительство и ввод объектов в эксплуатацию.

Проекты и объекты строительства затем выгружаются в систему «Инвест», а из нее поступает информация о дольщиках, их клиентских договорах и купленных помещениях. Эти сведения затем используются при продажах, отправке почты и информационных рассылок собственникам помещений.

2. Архив департамента продаж

В системе организованно хранятся клиентские договоры и документы (доп. соглашения, приложения и пр.), заявки в архив, акты осмотра и приемки квартир покупателями.

Для заявок на сдачу в архив разработали удобный алгоритм, который позволяет создать в системе карточки передаваемых на хранение бумажных экземпляров и связать их с существующими документами:

• сотрудник заполняет табличную часть карточки данными о бумажных документах;
• в один клик запускает печать наклеек со штрихкодами;
• приклеивает штрихкоды на бумажные экземпляры.

Для упрощения работы делопроизводителей по учету, рассылке и получению почты в Directum RX разработан новый справочник. В нём можно быстро создать отправление, связать его с исходящим письмом и распечатать конверт, опись или уведомление.

4. Массовые рассылки

Чтобы автоматически сформировать исходящее письмо в адрес собственников жилых помещений в строящихся домах, делопроизводителю достаточно выбрать необходимый объект строительства и указать один из преднастроенных типов рассылки. Количество формируемых писем может достигать нескольких сотен экземпляров, каждый из которых заполняется по более чем 35 параметрам.

Дополнительная возможность автоматической отправки массовых рассылок по электронной почте максимально снизила нагрузку на делопроизводителей.

Решение помогает оформлять, отправлять на согласование и вести реестр внутренних регламентов в Directum RX.

К проекту подключены 180 организаций из 59 городов присутствия компании.