Миграция всего документооборота компании на импортозамещающее программное обеспечение за 8 месяцев
- Заказчик:
- ООО "Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск"
- Руководитель проекта со стороны заказчика
-
- Поставщик
- ООО "МайТэк"
- Год завершения проекта
- 2023
- Сроки выполнения проекта
- Август, 2022 - Апрель, 2023
- Масштаб проекта
- 8360 человеко-часов
- Цели
· внедрение новой платформы Directum RX с миграцией исторических данных Заказчика из текущей версии СЭД;
· перенос функциональности текущей версии СЭД;
· переход на импортонезависимое общесистемное ПО под операционной системой Linux.- Результаты
1. Осуществлен переход на импортонезависимое общесистемное ПО под ОС Linux (PostgreSQL, онлайн редактор Р7-Офис);
2. Реализован и оптимизирован функционал, имеющийся в системе Directum 5.5 с учетом функциональных требований;
3. Мигрированы данные из системы Directum 5.5 в систему Directum RX 4.4, именно:
· более 228000 документов;
· связи документов;
· права доступа на документы;4. Автоматизировано на данный момент около 650 пользователей;
5. В системе ежемесячно создается от 5000 до 7000 документов;
6. В системе ежемесячно создается более 7000 поручений;
7. В системе ежемесячно создается около 20000 задач;
8. Появилась возможностью дальнейшего развития и реализации новых бизнес-процессов в организации.
По окончанию внедрения была произведена миграция исторических данных из текущей СЭД Directum 5.5. в два этапа:
1. Миграция данных из Directum 5.5 (MS SQL) в Directum RX 4.4 (MS SQL);
2. Миграция данных из Directum RX 4.4 (MS SQL) в Directum RX 4.4 (PostgreSQL)
Уникальность проекта
Проект миграции данных, проведенный в короткие сроки, позволил получить готовую к работе систему для автоматизации документооборота на базе импортонезависимого ПО.В рамках перехода предстояло мигрировать исторические данные справочников и документов (последние версии), сохранив права доступа на документы и историю работы с ними. А также осуществить миграцию базы данных с MSSQL на PostgreSQL.
Помимо миграции данных, необходимо было реализовать интеграцию с онлайн редактором Р7-Офис, так же в рамках перехода на импортонезависимое ПО.
Команда внедрения проанализировала текущие бизнес-процессы в Directum 5 и сформировала требования к функциональности новой системы по каждому блоку задач. С учетом того, что изначально система Directum ООО "Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск" была адаптирована под его потребности и особенности, в ходе проекта необходимо было учесть этот момент. Предстояло спроектировать обновленную систему с учетом рефакторинга бизнес-процессов на современной платформе Directum RX без потери удобства работы пользователей.
- Проект решает задачи импортозамещения
- Да
- Использованное ПО
-
- Система электронного документооборота и управления взаимодействием Directum RX версии 4.4
- База данных: PostgreSQL Pro 14.2
- ОС: Alt Server 10.1
- Онлайн редактор Р7-Офис
- Утилита импорта данных для Directum RX 4.4
- Конвертер D5 – RX 2.4.0.1000
- Сложность реализации
1. Значительный объем модификаций в текущей СЭД Directum 5.5, которые необходимо было реализовать во внедряемой системе Directum RX;
2. Сжатые сроки проекта;
3. Отдаленность "Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск", с точки зрения географии и отсутствие удаленного доступа к информационной среде (требования безопасности);
4. Разные часовые пояса Исполнителя и Заказчика, с разницей во времени в 8 часов
- Описание проекта
По мере роста потребности в дальнейшей цифровизации процессов, необходимости внедрения актуальных новинок, а также удовлетворения требований головной организации по импортозамещению, потребовалась миграция на импортонезависимое программное обеспечение.
Учитывая опыт успешной работы в системе Directum 5 - кардинальная смена программного продукта не рассматривалась, оптимальным вариантом стал переход на новую версию платформы Directum RX 4.4.По итогам исследования бизнес- процессов были разработаны и согласованы с "Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск" Проектные решения по внедряемым модулям системы, а также Технический проект по миграции данных.
Помимо переноса данных было сделано:1. Оптимизирована и реализована работа с договорными документами. Для упрощения работы с договорными документами создали 3 отдельных типа и 6 видов документов со своими карточками и набором полей. Теперь в компании можно работать со всеми видами и типами договорных документов, в том числе:
· Договор закупки расходный конкурентный/Маркетинговое исследование;
· Договор доходный;
· Договор закупки расходный неконкурентный.
· Спецификация/Агентское поручение;
· Дополнительное соглашение закупки;
· Соглашение о конфиденциальности.
2. Оптимизирована и реализована работа с остальными видами документов и объектами системы:· входящие и исходящие документы;
· приказы и распоряжения;
· служебные записки;
· поручения;
· совещания;
· заявки на почтовое отправление;
· заявки на доверенность.
3. Перенесен и настроен функционал согласования Первичных учетных документов.4. Перенесен и настроен функционал согласования заявок по информационной безопасности (в том числе автоматическая отправка согласуемых документов на e-mail заинтересованным сотрудникам)
5. Решены дополнительные задачи ООО "Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск":
· актуализированы регламенты;
· создано более 150 вариантов этапов (с большим набором настроек/признаков/условий) для формирования гибких регламентов работы с документами;
· реализованы автоматическая регистрация документов и подписание документов УКЭП;
· реализован отдельный реестр заданий по промежуточному контролю для удобства работы делопроизводителей;
· расширена функциональность отчета «Контроль сроков исполнения поручений» - теперь в него попадают так же задания по промежуточному контролю;
· доработано вычисление контролеров в поручениях в зависимости от исполнителя (различные варианты логики);
· доработана корректировка поручения – снятие с контроля, с отображением данной информации в отчете;
· и другие доработки для повышения удобства использования системы Directum RX в организации.
6. Внедрены новые блоки:· Работа с совещаниями. Ранее это решение "Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск" не использовалось. Решение является «коробочным», входит в поставку Directum RX. В рамках проекта потребовались незначительные доработки для полного удовлетворения требованиям Функционального Заказчика: адаптирован шаблон протокола совещания. Также незначительно доработали логику взаимосвязи между карточками «Совещания» и «Протокол совещания». Процесс работы с актами сверки взаиморасчетов был реализован с нуля с учетом пожеланий ООО "Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск".
- География проекта
- Дальневосточный федеральный округ, Сахалинская область, г. Южно-Сахалинск
