Автоматизация бизнес-процесса «Закупки»

• Повышение прозрачности и контроля процессов закупки и соблюдение всеми подразделениями и филиалами единых правил проведения закупочных процедур;
• Сокращение сроков и стоимости проведения закупочных процедур;
• Повышение эффективности закупок, качества работы пользователей;
• Внедрение дополнительных сервисов для закупок;
• Поддержка процессов развития функции закупок

Качественные бизнес эффекты:

• Оптимизация времени на проведение закупок;
• Сокращение временных затрат сотрудников компании;
• Единая цифровая среда для всех участников процесса закупок;
• Повышение прозрачности и контроля за сроками проведения закупочных процедур;
• Унификация закупочных процессов в филиалах;
• Повышение удовлетворенности клиентов закупочного процесса

• Сформировано более 60 тысяч карт для закупочных процедур;
• В функционале внедрено более 800 экспертиз;
• В систему прогружено свыше 440 тысяч файлов (в общей сложности равной 1,7 млн. документов и 2 ТБ оперативной памяти)

КриптоПро CSP, ESB (интеграционная шина данных предприятия), КриптоПро Stunnel, ЕИС, B2b-Energo, ЕЭТП, Сбербанк-АСТ, Java, Eclipse, Apache HTTP Server, SAP ERP 6.0

Функционал не имеет полных аналогов на рынке и является полностью кастомизированной разработкой.

Ключевые задачи, которые стояли в ходе реализации проекта:

• Определение и утверждение единой модели процесса закупки для филиалов;
• Унифицированная формат карточек с набором необходимого функционала;
• Единое хранилище документов для закупочных процедур;
• Интеграция с основными торговыми площадками;
• Формирование и предоставление отчетности, согласно допусков;
• Организация процессов в соответствии с законодательством РФ (ФЗ 223)

Технические сложности:

• Необходимость реализации гибкой технологической архитектуры решения для оперативного реагирования на изменения бизнес процесса и требования законодательства;
• Различные подходы к построению модели данных и интеграционных сценариев на торговых площадках;
• Синхронизация работы большого количества команд разработчиков, с учетом поэтапного запуска функционала от MVP до продуктива;
• Необходимость использования криптографии;
• Реализация простого и функционального интерфейса для руководителей, обеспечивающий бизнес процесс в режиме 24\7

В ходе проекта реализованы следующие задачи:

• Повышение качества подготовки закупок, документов, направляемых на закупочные органы
• Внедрение автоматизированного контроля проведения закупочной процедуры
• Повышение уровня оперативности управленческих решений, автоматизация аналитической отчетности

Одним из первых шагов проекта стало определение целевой архитектуры решения, которая в итоге позволила автоматизировать прохождение свыше 200 различных сценариев закупочных процедур. Для ключевых этапов были настроены отдельные карточки со своими маршрутами, документами, участниками и при этом связанные между собой в рамках единой закупочной процедуры. На основе подготовленной матрицы автоматизации были настроены маршруты с конкретными проверками и шаблонами для каждого способа закупки. Подобный подход позволяет гибко сопровождать и качественно развивать продукт с минимальными трудозатратами на реализацию и выпуск обновлений.

Учитывая значительный объем документооборота в автоматизируемых закупочных процессах было принято решение о разработке своей собственной библиотеки (модуля) и инструментов по работе с шаблонами и печатными формами. Модуль позволяет разово создать источники данных из системы для печатных форм, и далее консультанты через настройки могут оперативно адаптировать конкретные формы и шаблоны для различных сценариев закупок (проекты решений, закупочная документация, руководство по экспертной оценке, экспертные заключения). В результате в разы увеличилась скорость формирования документов и настройки изменений свыше 150 шаблонов в системе.

В целях удобства и закрепления ответственности участников процесса был реализован функционал акцептования закупок и подписания протоколов Закупочных органов посредством ЭЦП с рабочих мест и мобильных устройств руководителей.

Для минимизации трудозатрат пользователей и повышения эффективности работы участников были автоматизированы процессы подготовки и проведения экспертизы предложений участников закупочных процедур:

• Реализован собственный интеграционный шлюз для взаимодействия с электронно-торговыми площадками (ЭТП) B2b-Energo, ЕЭТП и Сбербанк-АСТ;
• Реализован отдельный интерфейс Руководства экспертной оценки (РЭО) по принципу «конструктора», с ведением списков привлекаемых экспертов, с типовыми наборами критериев оценки и отбора для различных способов закупки, с ведением дополнительных параметров планируемой экспертизы и печатными формами;
• Реализованы отдельные интерфейсы индивидуальной и сводной экспертизы предложений участников, включая дополнительные инструменты по оценке стоимости предложений участников с применением правил дисконтирования.
• Реализована отчетность: различные отчеты по мониторингу и контролю проводимых закупок; инструменты для автоматизированного ведения «план-факт» отчетности; отдельные дашборды для руководства.

Все филиалы и дочерние общества группы компаний ПАО «Т Плюс»