Автоматизация закупочной процедуры с помощью RPA

Заказчик:
АО «ГЕНЕРИУМ»
Руководитель проекта со стороны заказчика
Поставщик
Konica Minolta
Год завершения проекта
2023
Сроки выполнения проекта
Декабрь, 2022 - Март, 2023
Масштаб проекта
240 человеко-часов
Цели
  • Снизить трудозатраты сотрудника департамента логистики и закупок

  • Сократить длительность процедуры закупки по категориям канцелярских и хозтоваров

  • Обеспечить внеочередную обработку запросов по категориям

  • Обеспечить тиражируемым инструментом департамент логистики и закупок

Результаты
Эффект
  • Снижены трудозатраты до 10% времени 1 сотрудника
  • Закупка канцелярских и хозтоваров без ожидания в очереди среди остальных заявок
  • Сокращён срок выполнения заявки на закупку канцелярских и хозтоваров с 1 недели до 1-2 дней

Перспективы

  • Расширение закупочных категорий для роботов (IT, сырьё, комплектующие)
  • Формирование заявок на оплату (постоплата, предоплата)

Уникальность проекта

  • Вовлечение человека в процесс снижено до шагов принятия решения и согласования
  • Проект может быть масштабирован на другие категории запросов в департамент логистики и закупок

Использованное ПО

Программные роботы Robin RPA

Сложность реализации

Человеческий фактор

  • Пользователи отдела закупок. Бизнес-заказчик, анализ существующего процесса и требований.
  • Специалисты со стороны ИТ. Предоставление инфраструктуры, внутренних сервисов, ресурсов ИТ.
  • Разработчики бизнес-приложений / 1С. Согласование оптимального времени запуска сценариев, информирования об обновлениях и изменениях в приложении итд.
  • Аналитики. Нормализация данных. Сценарий в определенные моменты полагается на пользователя, как поставщика данных для своей работы: заполнение файлов, получение информации из форм 1С. Проверка и нормализация этих данных для исключения ошибок становится настоящим вызовом.

Сложность интеграции с ERP

  • Роботизация такой живой системы, как ERP, всегда связана с подстройкой к изменениям в ней. Это может касаться как изменений в организации процессов, так и технических изменений: обновление конфигурации, добавление и изменение объектов.

Описание проекта

Распределены зоны ответственности между RPA и человеком

Созданы 4 программных робота:

  • Приёмщик. Получение заявок, формирование сводной таблицы по заказам (номенклатура, поставщик, цена поставщика, срок поставки, условия оплаты).
  • Рассыльщик. Рассылка запроса поставщикам и сбор их ответов.
  • Заказчик. Формирование заказа поставщику, регистрация рамочного счёта от поставщика.
  • Трекер. Отслеживание поступления товара, формирование заявки на оплату.
Обновлённый процесс с учётом вовлечения RPA выглядит так:
  • Инициатор закупки создаёт заявку на закупку канцелярских и хозтоваров и направляет её в департамент логистики и закупок.
  • Робот-приёмщик на основании заявки формирует запрос по стандартной форме.
  • Робот-рассыльщик направляет запрос поставщикам и получает их ответы.
  • Робот-приёмщик формирует сводную таблицу по заказу на основании ответов поставщиков и направляет сводную таблицу руководителю департамента логистики и закупок на согласование через СЭД.
  • Руководитель департамента логистики и закупок проверяет таблицу, выбирает поставщика, если всё корректно, подтверждает закупку, если нет, направляет запрос на доработку сотруднику департамента логистики и закупок.
  • Робот-заказчик направляет через СЭД запрос на согласование рамочного счёта/договора в бухгалтерию и юридический отдел.
  • Бухгалтерия и юридический отдел согласуют счёт/договор. Если всё правильно, робот-заказчик получает подтверждение закупки. Если есть вопросы то, счёт/договор отправляются на доработку сотруднику департамента логистики и закупок.
  • После согласования со стороны руководителя департамента логистики и закупок, бухгалтерии и юридического отдела, робот-заказчик отправляет подтверждение поставщику
  • Поставщик выставляет счёт и отправляет товар (в общем случае применяется схема постоплаты).
  • Робот-трекер отслеживает поступление товара в ERP. По факту прихода товара робот-трекер направляет заявку на оплату.

Особенности процесса

  • Сотрудники и поставщики согласуют документы или предоставляют необходимую информацию «на вход» роботам.
  • 3 раза в день поочерёдно запускаются все роботы. Каждый робот выполняет свои задачи, постепенно обрабатывая поступающую информацию. Например, утром был отправлен запрос, в обед получено КП, вечером формируется счёт и направляется на согласование.
  • Сводный файл, который формируется на этапе сбора КП от поставщиков, является основой для пополнения базы закупаемой номенклатуры с атрибутами [цена, срок поставки, условия оплаты]

География проекта
Москва, центральный офис
Дополнительные презентации:
Generium_Procurement_RPA_20.10.23.pdf

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.