Автоматизация закупочной процедуры с помощью RPA
- Заказчик:
- АО «ГЕНЕРИУМ»
- Руководитель проекта со стороны заказчика
- Поставщик
- Konica Minolta
- Год завершения проекта
- 2023
- Сроки выполнения проекта
- Декабрь, 2022 - Март, 2023
- Масштаб проекта
- 240 человеко-часов
- Цели
-
Снизить трудозатраты сотрудника департамента логистики и закупок
-
Сократить длительность процедуры закупки по категориям канцелярских и хозтоваров
-
Обеспечить внеочередную обработку запросов по категориям
-
Обеспечить тиражируемым инструментом департамент логистики и закупок
-
- Результаты
- Эффект
- Снижены трудозатраты до 10% времени 1 сотрудника
- Закупка канцелярских и хозтоваров без ожидания в очереди среди остальных заявок
- Сокращён срок выполнения заявки на закупку канцелярских и хозтоваров с 1 недели до 1-2 дней
Перспективы
- Расширение закупочных категорий для роботов (IT, сырьё, комплектующие)
- Формирование заявок на оплату (постоплата, предоплата)
Уникальность проекта
- Вовлечение человека в процесс снижено до шагов принятия решения и согласования
- Проект может быть масштабирован на другие категории запросов в департамент логистики и закупок
- Использованное ПО
Программные роботы Robin RPA
- Сложность реализации
Человеческий фактор
- Пользователи отдела закупок. Бизнес-заказчик, анализ существующего процесса и требований.
- Специалисты со стороны ИТ. Предоставление инфраструктуры, внутренних сервисов, ресурсов ИТ.
- Разработчики бизнес-приложений / 1С. Согласование оптимального времени запуска сценариев, информирования об обновлениях и изменениях в приложении итд.
- Аналитики. Нормализация данных. Сценарий в определенные моменты полагается на пользователя, как поставщика данных для своей работы: заполнение файлов, получение информации из форм 1С. Проверка и нормализация этих данных для исключения ошибок становится настоящим вызовом.
Сложность интеграции с ERP
- Роботизация такой живой системы, как ERP, всегда связана с подстройкой к изменениям в ней. Это может касаться как изменений в организации процессов, так и технических изменений: обновление конфигурации, добавление и изменение объектов.
- Описание проекта
Распределены зоны ответственности между RPA и человеком
Созданы 4 программных робота:
- Приёмщик. Получение заявок, формирование сводной таблицы по заказам (номенклатура, поставщик, цена поставщика, срок поставки, условия оплаты).
- Рассыльщик. Рассылка запроса поставщикам и сбор их ответов.
- Заказчик. Формирование заказа поставщику, регистрация рамочного счёта от поставщика.
- Трекер. Отслеживание поступления товара, формирование заявки на оплату.
- Инициатор закупки создаёт заявку на закупку канцелярских и хозтоваров и направляет её в департамент логистики и закупок.
- Робот-приёмщик на основании заявки формирует запрос по стандартной форме.
- Робот-рассыльщик направляет запрос поставщикам и получает их ответы.
- Робот-приёмщик формирует сводную таблицу по заказу на основании ответов поставщиков и направляет сводную таблицу руководителю департамента логистики и закупок на согласование через СЭД.
- Руководитель департамента логистики и закупок проверяет таблицу, выбирает поставщика, если всё корректно, подтверждает закупку, если нет, направляет запрос на доработку сотруднику департамента логистики и закупок.
- Робот-заказчик направляет через СЭД запрос на согласование рамочного счёта/договора в бухгалтерию и юридический отдел.
- Бухгалтерия и юридический отдел согласуют счёт/договор. Если всё правильно, робот-заказчик получает подтверждение закупки. Если есть вопросы то, счёт/договор отправляются на доработку сотруднику департамента логистики и закупок.
- После согласования со стороны руководителя департамента логистики и закупок, бухгалтерии и юридического отдела, робот-заказчик отправляет подтверждение поставщику
- Поставщик выставляет счёт и отправляет товар (в общем случае применяется схема постоплаты).
- Робот-трекер отслеживает поступление товара в ERP. По факту прихода товара робот-трекер направляет заявку на оплату.
Особенности процесса
- Сотрудники и поставщики согласуют документы или предоставляют необходимую информацию «на вход» роботам.
- 3 раза в день поочерёдно запускаются все роботы. Каждый робот выполняет свои задачи, постепенно обрабатывая поступающую информацию. Например, утром был отправлен запрос, в обед получено КП, вечером формируется счёт и направляется на согласование.
- Сводный файл, который формируется на этапе сбора КП от поставщиков, является основой для пополнения базы закупаемой номенклатуры с атрибутами [цена, срок поставки, условия оплаты]
- География проекта
- Москва, центральный офис
- Дополнительные презентации:
- Generium_Procurement_RPA_20.10.23.pdf