Единая коммуникационная среда для университета: как в кратчайшие сроки перевести 60 000 преподавателей и студентов на российское ПО

Заказчик:

Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации

Руководитель проекта со стороны заказчика

Михаил Коротеев

Заведующий кафедрой ИИ

Поставщик

VK Tech

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Январь, 2022 - Ноябрь, 2023

Масштаб проекта

60000 автоматизированных рабочих мест

Цели

ФУ при Правительстве РФ поставил перед командой VK WorkSpace несколько целей:

Перейти с иностранного решения Microsoft 365 на российскую платформу для коммуникаций и сохранить все бизнес-процессы в университете без изменений.
Учесть специфику работы. В бизнес-процессах, которые предстояло автоматизировать, отношения сложнее, чем «администратор — пользователь». Например, у студенческих групп, студсоветов и старост должны быть разные уровни доступа. Но создавать группы безопасности вручную неудобно, потому что у студентов высокая текучка: они поступают, отчисляются, уходят в академические отпуска. Нужны были настройки, чтобы участники автоматически получали и теряли доступ в систему. VK WorkSpace должен был позволить гибко управлять коммуникациями в командах.
Бесшовно перенести данные сотрудников, студентов и преподавателей на новую платформу так, чтобы работа вуза не остановилась ни на минуту.
Сохранить все данные пользователей: личные переписки, письма, документы за последние несколько лет.
Обеспечить хранение корпоративных данных на территории России с учетом требований информационной безопасности.

60 000 аккаунтов преподавателей и студентов перенесли на новую платформу
За 1 месяц осуществили миграцию с Microsoft 365 на VK WorkSpace
Сохранили письма за 5 лет и перенесли 100 Тб данных в облачное хранилище
Больше 70% пользователей довольны VK WorkSpace — по данным внутреннего опроса сотрудников и студентов вуза.

Благодаря внедрению VK WorkSpace в Финансовом университете при Правительстве РФ удалось поддержать единую коммуникационную среду. Преподаватели и студенты работают в почте и мессенджере, проводят лекции по видеосвязи, хранят документы в облачном хранилище – на единой платформе от российского вендора. Теперь все данные хранятся на территории РФ в распределенных дата-центрах: решение VK WorkSpace обеспечило безопасность корпоративной информации.

Компания VK предоставила вузу плавный и бесшовный переход на новый сервис.Теперь создавать и удалять учетные записи можно автоматически благодаря интеграции Active Directory. Это обеспечивает университету непрерывный процесс создания новых пользователей.

Благодаря интуитивно понятному интерфейсу пользователи быстро начали работать в новой системе. Согласно опросу, который проводил университет, 70% пользователей отмечают удобство нового сервиса.

Университет получил доступ к техподдержке: специалисты VK оперативно решают вопросы. Благодаря API платформа VK WorkSpace позволяет интегрироваться с внутренними системами заказчика.

Уникальность проекта

Быстрый переход на новое ПО. После ухода западных вендоров университет смог в кратчайшие сроки перенести все данные сотрудников на российскую платформу для коммуникаций. При этом сохранилась переписка в почте и документы в облачном хранилище. Для этого команда VK WorkSpace провела аудит состояния почтовых сервисов и облачной инфраструктуры вуза, составила план миграции. Переход на российское ПО произошел незаметно для пользователей: работа вуза не останавливалась.
Масштабируемость. Клиент получил возможность добавлять и удалять новых пользователей из системы благодаря API и интеграции с Active Directory — это особенно важно для вуза, в котором каждый год количество пользователей меняется.
Сохранили все бизнес-процессы и поддержали единую коммуникационную среду. Студенты и преподаватели могут переписываться в почте и мессенджере, хранить документы в облачном хранилище, проводить лекции по видеосвязи — и все это на одной платформе от российского провайдера. Все сервисы интегрируются между собой.
Мобильность. Студенты и преподаватели получили доступ к почте, мессенджеру и облачному хранилищу с любого устройства и могут работать удаленно, где бы ни находились.
Оптимизация ресурсов на поддержку. Техподдержка VK решает вопросы по работе сервиса по мере необходимости.
Вовлеченность пользователей. Благодаря преемственности продуктов Mail.ru студенты и преподаватели быстро разобрались в настройках сервисов.

Использованное ПО

Почта для домена VK WorkMail, облачное хранилище VK WorkDisk, корпоративный мессенджер VK Teams

ФУ при Правительстве РФ не пришлось подключать дополнительное ПО. Напротив, вместе с новыми сервисами Университет получил встроенный антиспам, антивирус “Лаборатории Касперского” и офисный пакет документов Р7-Офис.

Сложность реализации

Сложность проекта заключалась в том, что вузу необходимо было в кратчайшие сроки перенести все данные на российскую платформу с сохранением текущих бизнес-процессов. После ухода Microsoft необходимо было быстро найти альтернативу на российском рынке и обеспечить для сотрудников и преподавателей бесперебойную работу в новом сервисе. Еще одна сложность — специфика аудитории. Студентам нужно было предоставить современную систему, которая отвечает требованиям молодежи: быстрая почта, интуитивно понятный интерфейс мессенджера. А более консервативному поколению преподавателей предоставить такую систему, в которой легко разобраться и не нужно тратить время на обучение сотрудников.

Описание проекта

Сотрудники и студенты Финансового университета при Правительстве РФ пользовались облачными сервисами Microsoft: почтой, календарем, мессенджером и облачным хранилищем. Когда иностранный провайдер приостановил работу сервиса, в вузе приняли решение перейти на российское ПО и хранить все данные на территории России.

Все информационные системы в Финансовом университете работают на базе службы Active Directory. С ней интегрированы рабочие компьютеры, принтеры, а также ключевые сервисы: бухгалтерия, корпоративные сайты, электронный документооборот. Все это — через шину данных.

Команда университета искала компании, которые хранят данные в России и могут быстро перенести все учетные записи на новый сервис. Остановились на российской платформе для коммуникаций VK WorkSpace.

Почему выбрали VK WorkSpace:

Быстрый переход — VK предложили внедрение в кратчайшие сроки, как и нужно было университету.
Высокая степень интеграции — VK WorkSpace относится к цельным экосистемам, с которыми удобно работать людям без знаний в IT. Сотрудникам не нужно настраивать сервисы под себя, можно пользоваться сразу.
Глубина миграции — VK гарантировали, что получится сохранить все данные: личные переписки, письма, документы. Сотрудникам не придется ничего копировать и переносить самостоятельно.

До внедрения VK WorkSpace сотрудники и студенты Финансового университета чаще всего пользовались следующими сервисами:

Корпоративная почта. Это основной канал для оповещения студентов о мероприятиях, изменениях в нормативных документах. Электронные письма обладают юридической силой, а еще почту используют для хранения документов.
Календарь. С его помощью планируют собрания и отправляют уведомления о них студентам.
Мессенджер. Его используют, когда нужно срочно обсудить важный вопрос, например получить обратную связь от научного руководителя.
Облачное хранилище. В нем делятся документами и используют его как пространство для совместного редактирования.

Среди продуктов VK WorkSpace нашлись сервисы, которые заменили все привычные для команды университета. Почту перенесли на VK WorkMail, хранилище — на VK WorkDisk, а вместо мессенджера и календаря стали использовать VK Teams.

Над подготовкой к внедрению команда VK работала в течение нескольких месяцев: провели аудит состояния почтовых сервисов и облачной инфраструктуры вуза, составили план миграции. При этом сам переход на российское ПО произошел незаметно для большинства пользователей. Все переписки и архив за пять лет удалось сохранить — после Microsoft сотрудники не получили «голую» почту и мессенджеры. Интерфейсы новых сервисов интуитивно понятны, поэтому специалистам и студентам не пришлось привыкать к новой системе.

География проекта

Россия