Проект автоматизации финансового контроля, закупок, управления договорами и платежей

Заказчик:

Леста

Руководитель проекта со стороны заказчика

Василий Левашов

Финансовый директор

Поставщик

Первый Бит, Санкт-Петербург Центр корпоративных клиентов

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Октябрь, 2022 - Сентябрь, 2023

Масштаб проекта

200 автоматизированных рабочих мест

Цели

Повысить управляемость и возможности масштабируемости бизнеса за счет стандартизации и автоматизации процессов
Снижение операционных рисков за счет повышения эффективности контроля затрат и производимых сделок
Снижение трудозатрат на обеспечение процессов инициации, согласования, контроля расходов, администрирования
Импортозамещение

Результаты

В ходе проекта была разработана методология финансового контроля закупок и платежей и управления договорами, а также финансово-экономическая модель.
Реализован полный сквозной процесс финансового контроля закупок и платежей и управления договорами, который обеспечивает контроль всех расходов и платежей и полную прозрачность процесса согласования расходов для всех участников процесса.
Проведена оптимизация организационной структуры с точки зрения матрицы ответственности за согласование расходов, договоров и платежей;
Увеличена скорость согласования и проведения платежей на 25%;
Сроки формирования платежного календаря сокращены в 2 раза;
Работа всех сотрудников компании с договорами переведена в электронный формат. Улучшено взаимодействие между подразделениями при подготовке и согласовании договоров.

Уникальность проекта

Для внедрения общих процессов по группе компаний был применен метод выстраивания процесса от лучших практик. В рамках проекта была проведена масштабная работа по стандартизации и адаптации методологии под инструменты автоматизации комплексного процесса финансового контроля, который связывает процессы контроля закупок, управления договорами и контроля платежей в единое целое.

Комплексный процесс финансового контроля состоит из:

Финансовый контроль потребностей через установку лимитов P&L и CF (собранных в рамках бюджетного процесса);
Заблаговременный сбор потребностей ЦФО, включая разовые, регулярные, услуги, инвестиции;
Проверка наличия потребности на складе;
Согласование потребностей по установленному алгоритму (исключая человеческий фактор);
Консолидация потребностей для закупки;
Проведение закупочной процедуры (подбор контрагента и проверка благонадежности, согласование договорных условий, контроль поставки);
Автоматическое формирование заявок на расход ДС на предоплату;
Подтверждение приемки ТМЦ и услуг;
Автоматическое формирование заявок на расход ДС на постоплату. Заявки согласуются автоматически если они в рамках бюджета. При увеличении суммы, отправляется нотификация на ответственного за конкретное ЦФО;
Контроль получения первичных документов;
Формирование предварительной финансовой отчетности на ежемесячной основе за счет наличия информации по потребностям.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

1С:Бухгалтерия предприятия КОРП, БИТ.ФИНАНС ХОЛДИНГ, комплексная архитектура серверного оборудования и сопутствующие системы.

Сложность реализации

Разработка решения велась от требований, при этом предельно задействован функционал готовых решений в выбранной целевой архитектуре;
Масштабная оптимизация методологии;
Сложный существующий ландшафт приложений смежных интегрируемых систем;
Полноценное вовлечение сотрудников ИТ подразделения Заказчика в команду разработки для целей оптимизации бюджета проекта;
Учет локальной специфики и региональной распределенности;
Миграция исторических данных с учетом значительной переработки состава и архитектуры мастер-данных.

Описание проекта

Предпосылки проекта

У Заказчика была проведена реорганизация бизнеса, в ходе которой произошло разделение компаний. В результате возникла необходимость выстраивания новых финансовых процессов для отделившейся части бизнеса. Помимо решения методологических задач также требовалось ПО для автоматизации всех финансовых блоков, т.к. ранее использовавшееся импортное ПО стало теперь недоступно.

Ход проекта

Проект выполнялся по каскадной проектной технологии и был разделен на 3 подпроекта:

- Финансовый контроль закупок и платежей, управление договорами;
- Бюджетирование;
- Управленческий учет и отчетность.

Каждый подпроект выполнялся отдельными командами с единым центром управления: руководитель проекта, архитектор проекта и куратор проекта. Каждый подпроект включал в себя следующие этапы и результаты:

Этап 1. Аудит и подготовка методологии к автоматизации

- Определена целевая архитектура;
- Подготовлена методология учета, адаптированная к целевой архитектуре;
- Описаны бизнес-процессы TO BE.

Этап 2. Разработка продукта
- Разработан и протестирован продукт, соответствующий требованиям Заказчика;
- Разработаны необходимые механизмы интеграции;
- Проведены приемо-сдаточные испытания;
- Подготовлены инструкции и техническая документация по продукту.

Этап 3. Подготовка системы к эксплуатации

- Проведено обучение пользователей и команды поддержки системы;
- Развернут продуктивный контур;
- Загружены первоначальные данные.

Этап 4. Опытно-промышленная эксплуатация

- Проведены пуско-наладочные работы;
- Система введена в промышленную эксплуатацию.

Подпроекты запускались по очереди, вначале финансовый контроль закупок и платежей и управление договорами, затем бюджетирование, и третьим будет запускаться подпроект по выстраиванию управленческого учета. Система запускалась блоками последовательно по каждому подпроекту, чтобы позволило равномерно распределить нагрузку на проектную команду заказчика. Подпроекты по бюджетированию и управленческому учету сейчас находятся в стадии подготовки системы к эксплуатации, их запуск планируется до конца 2023 года.

В ходе реализации первой очереди проекта заказчиком было обновлено серверное оборудование для целей проекта и выстроен новый ИТ ландшафт.

Вся документация по проекту разрабатывалась в Wiki системе. Сформированная в рамках проекта база знаний в структурированном виде была выгружена на портал заказчика и поддерживается в актуальном состоянии.

География проекта

Санкт-Петербург (Россия), Москва (Россия), Минск (Беларусь), Ташкент (Узбекистан), Гонконг (Китай)

Дополнительные презентации:

1. Леста_чек-лист.pdf
2. Леста_гайд-руководство.pdf
3. Леста_Формы_описания_комплексной_методологиии_P2P+схемы_процессов.pdf