Автоматизация приёмной кампании

Заказчик:

Санкт-Петербургский национально-исследовательский академический университет имени Ж. И. Алфёрова Российской академии наук

Руководитель проекта со стороны заказчика

Полина Лурье

Заместитель начальника учебного отдела

Поставщик

Первый Бит, Москва. Марксистская

Год завершения проекта

2023

Сроки выполнения проекта

Февраль, 2023 - Июнь, 2023

Масштаб проекта

3 автоматизированных рабочих места

Цели

Внедрить решение «БИТ.ВУЗ.Приёмная комиссия», настроить интеграцию с суперсервисом «Поступление в вуз онлайн», ФИС ГИА и приёма.
Формировать индивидуальные условия приёма для каждой конкурсной группы с учётом особых прав отдельных категорий поступающих, олимпиад, индивидуальных достижений, и пр.
Автоматизировать проверку результатов ЕГЭ в ФИС ГИА и приёма.
Обеспечить передачу информации по поступающим в ФИС ГИА и приёма.
Автоматизировать процесс создания приказов о зачислении абитуриентов по результатам ЕГЭ и/или вступительных испытаний с учётом наличия у поступающих особых прав, результатов олимпиад, целевых направлений по всем условиям проведения конкурса.
Подготовить отчётность для проведения анализа данных об абитуриентах, поданных заявлениях и результатах вступительных испытаний в разрезе профилей направлений, видов финансирования.
Автоматизировать весь цикл задач учебной части вуза в части обеспечения процесса обучения студента: от формирования личного дела студента до выдачи ему диплома.
Настроить интеграцию с ГИС «Современная цифровая образовательная среда» (ГИС СЦОС).

Результаты

Создана система для ведения полного цикла задач приёмной кампании и учебного процесса в учебном учреждении.

Уникальность проекта

Благодаря командной работе руководства Алфёровского университета и Первого Бита был организован полный цикл по решению задач приёмной кампании вуза: приём заявлений, формирование списков, допущенных к вступительным испытаниям, формирование экзаменационных ведомостей, конкурсных списков и приказов о зачислении. Также была развернута и настроена система автоматизации в информационной сети вуза и работа со студентами и их документами.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

БИТ.ВУЗ.Приёмная комиссия, БИТ.Личный кабинет абитуриента, БИТ.ВУЗ.Учебная часть

Сложность реализации

Было необходимо оптимизировать работу приёмной кампании и выстроить учебный процесс в Университете. Сейчас есть возможность принимать заявления от абитуриентов удалённо, в том числе через Суперсервис, и оперативно проверять результаты ЕГЭ по данным ФИС ГИА и приёма. Обеспечена выгрузка основных данных из информационной системы вуза в ГИС СЦОС.

Описание проекта

Алфёровскому университету требовалось создать систему для ведения полного цикла задач приёмной кампании и учебного процесса в учебном учреждении.

Подача абитуриентами заявлений осуществляется в режиме online через личный кабинет абитуриента на сайте университета. Абитуриент авторизуется в личном кабинете с помощью механизма регистрации. В личном кабинете предусмотрена возможность прикрепления скан-копий документов, подача согласий на зачисление.
Автоматическая обработка документов минимизировала вероятность ошибок и потери при работе приёмной комиссии с документами поступающих. Это ускорило работу сотрудников, которые занимаются приёмом.
В системе формируется весь необходимый пакет документов для абитуриента (расписки, описи, анкета и т.д.).
Результаты ЕГЭ по данным ФИС ГИА проверяются полуавтоматически.
При формировании приказов о зачислении учитываются особые права поступающих (медаль, результаты олимпиад, целевое направление и пр.).
Сотрудники университета могут провести анализ данных об абитуриентах, поданных заявлениях и результатах вступительных испытаний.
Сформирована выдача аналитики по абитуриентам и обучающимся.
По зачисленным абитуриентам все личные данные появляются в системе автоматически. Требуется лишь назначить студенту учебный план и группу.
В процессе тестирования передача и выгрузка основных данных из информационной системы вуза в ГИС СЦОС: информация об образовательных программах; информация об учебных планах; информация о дисциплинах; связь учебных планов и дисциплин; сведения о студентах; связь учебных планов и студентов; сведения об успеваемости (оценках) студентов; движение контингента (зачисление, отчисление, академический отпуск и пр.).

География проекта

Санкт-Петербург