Цифровая трансформация в части управленческого учета, процессов бюджетирования и управления транспортом

Заказчик
Spectr
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
WiseAdvice-IT
Год завершения проекта
2023
Сроки выполнения проекта
Август, 2022 - Январь, 2023
Масштаб проекта
6000 человеко-часов
Цели

В рамках масштабного проекта цифровой трансформации бизнес-процессов группы компаний «Спектр» второй очередью в достижении поставленных целей были выделены следующие:

  • Создание и внедрение единой для 8 компаний группы системы управленческого учета, оперативного планирования и бюджетирования;
  • Автоматизация процессов управления собственным и наемным автотранспортом с организацией многофункционального управления доставкой в части сложных логистических процессов с промежуточными складами перегрузки.

Для этого стояли задачи по внедрению и адаптации блока «Бюджетирование» в раннее внедренной мастер-системе «1С:ERP Управление предприятием 2.5», а также внедрении и интеграции дополнительного программного решения «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP».

Результаты

За счет внедрения модуля 1С:УАТ для 1C:ERP достигнуты следующие результаты:

  • Обеспечено многофункциональное управление доставкой в части сложных логистических процессов с промежуточными складами перегрузки;
  • Появилось оперативное планирование доставок от поставщиков и к клиентам, включая доставки с транзитными складами и с привлечением наемного транспорта;
  • Обеспечен контроль и анализ доставок в разрезе клиентов, маршрутов, транспортных средств;
  • Реализована пакетная выписка путевых листов с заданными параметрами печатных форм;
  • Обеспечен контроль исполнения маршрутных листов и путевых листов с использованием мобильного приложения - водитель также участвует в процессе внесения данных по километражу, расходу топлива, оперативным остаткам;
  • Настроена автоматическая передача данных из Заказа на ТС в документ Путевой лист;
  • Автоматически формируются документы Задание на перевозку на основании документов Маршрутный лист для учета затрат на перевозку, синхронизируются статусы документов;
  • Доступен расчет и обработка путевых листов с применением норм расхода топлива, включая работу рефрижераторов;
  • Обеспечен контроль и анализ расхода ГСМ (экономия и перерасход) между фактически затраченным ГСМ и нормативным;
  • Ведется учет стоимости доставки и заработной плате водителей в разрезе рейсов.

В результате внедрения подсистемы Бюджетирования автоматизированы процессы:

  • подготовки и утверждения планов продаж по менеджерам. Доработан функционал планов продаж в части сравнения плана с фактическими данными за указываемый период;
  • подготовки и утверждения планов закупок. Доработан функционал планов закупок в части заполнения плана по потребностям, учитывающий остатки по контрактам;
  • расчета планов производства (по дням) по данным заказов клиентов, заказов на перемещения и учитывающий при планировании серии товаров;
  • заполнения бюджетов продаж и закупок по данным планов продаж и закупок;
  • формирования и согласования бюджетов маркетинга и трейд-маркетинга;
  • запыления бюджета доходов и расходов (по плановым и фактическим данным);
  • заполнения бюджета движения денежных средств по данным начислений с учетом графиков оплаты;
  • также разработан специализированный отчет Баланс по контракту, позволяющий рассчитывать остатки по контрактам в части продаж, закупок и сбалансированность планов в части продаж, закупок, товаров в пути, текущих остатков и факта исполнения контрактов. Отчет позволяет расшифровать плановые и фактические показатели до первичных документов;
  • автоматизировано формирование отчета Управленческий баланс (фактические данные), соответствующего структуре баланса, принятой на предприятии;
  • внедрены процессы казначейства в части работы с заявками на расход денежных средств и формирования платежного календаря.

В целом, автоматизация бизнес-процессов компании позволила ощутимо повысить качество учета, его точность и прозрачность за счет уменьшения риска человеческой ошибки.

Уникальность проекта

Проект комплексной автоматизации бизнес-процессов ГК «Спектр» был разделен на 2 очереди, исходя из приоритета, готовности ко внедрению и требований со стороны компании-заказчика.

Первой очередью, реализованной в с января 2021 по апрель 2022 года стал проект внедрения в компании заказчика 1C:ERP на смену исторических систем оперативного и управленческого учета. Внедрены были все блоки учета кроме «Бюджетирования». Помимо этого реализован подпроект по внедрению системы «1С:Документооборот» для автоматизации внутреннего документооборот, КЭДО и управления договорами.

Второй очередью было решено выполнить подпроект по внедрению подсистемы «Бюджетирование» в 1С:ERP и параллельно по внедрению модуля управления автотранспортом в 1С:ERP.

После построения новой системы оперативного учета и осуществления поддержки в течение 3 месяцев, 1 августа 2022 года было решено запустить внедрение второй очереди. Здесь были реализованы процессы бюджетирования и финансового планирования, а также расширен функционал доставки и учета собственного и наемного транспорта. Запуск в опытно-промышленную эксплуатацию второй очереди проходил с 1 января 2023 года. Поддержка и развитие системы успешно завершены к 15 марта 2023 года. Сейчас осуществляется постпроектное сопровождение системы заказчика.

Проект решает задачи импортозамещения
Нет
Использованное ПО
Продукты 1С, внедренные в ходе проекта:
• 1С:ERP Управление предприятием. Подсистема Бюджетирование;
• 1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP.
Использованное дополнительное ПО:
• Jira (Atlassian) — ПО для совместного отслеживания задач и ошибок по проектам;
• Confluence (Atlassian) – вики-система для удобной командной работы с персонифицированным доступом к проектным материалам.
• Zoom - сервис видеотелефонии.


Сложность реализации

Для успешной реализации проекта требовалось четко выстроить архитектуру решений и доработать типовой функционал под требования заказчика.

Архитектура модуля 1С:УАТ:

  • Осуществлена реализация обратной интеграции модуля 1С:УАТ с подсистемой «Доставка» в 1С:ERP в части учета расходов;
  • Разработан и автоматизирован функционал в модуле 1С:УАТ в части работы с наемным автотранспортом;
  • Реализована интеграция модуля УАТ с мобильным приложением в части оперативного контроля, предварительного учета работы автотранспорта и обратной связи с водителем;
  • Реализован анализ фактических заправок топлива с данными мобильных карт АЗС.

Архитектура бюджетных процессов и планирования

В ходе внедрения подсистемы «Бюджетирование» автоматизировано:

  • 5 операционных бюджетов (продажи, производство, закупки, расходы по ТМА, расходы по маркетингу) и 3 мастер-бюджета (доходы и расходы, движение денежных средств, прогнозный баланс);
  • формирование 5 планов (поставок клиенту, продаж сыры, отгрузок, закупок, производства);
  • формирование платежного календаря, формирование и согласование «Заявки на расход д\с», планирование ожидаемого поступления д/с.

Описание проекта

Уже более 25 лет под брендом SPECTR выпускают и реализуют по всей России и странам СНГ сухие молочные продукты и заменители молока для сельскохозяйственных животных.

Распределение товаров и готовой продукции происходит по двум складским территориям в Брянской области. На логистической базе в п. Белевица хранятся сухие пищевые смеси, сыры и масла. В п. Погар (зона Полевая) – корма для животных и премиксы, пищевые смеси. На территории находится автоматизированная линия для производства кормов и смесей, их фасовки и паллетирования.

В связи с различными корпоративными структурными изменениями за последние несколько лет, включая дополнительные направления деятельности ГК «Спектр» (создание сырного направления, закупка сырья из Беларуси, фасовка, упаковка, брендирование и маркировка), возникла потребность в переходе на новую информационную систему ERP-класса с дополнительным развитием управленческого учета, автоматизации процессов бюджетирования и управлением собственным автопарком и наемным транспортом.

Как было раньше:

  • Принятие оперативных и выверенных управленческих решений было крайне затрудненно на фоне того, что весь основной учет деятельности 8 компаний вели в 5 несвязных между собой системах с разделением функций и частичным ведением документооборота в бумажном формате;
  • Объемно-календарное планирование также не было реализовано. И сам процесс планирования выстраивался на основе существующих ресурсов отдела продаж при сбыте продукции и товаров;
  • Возникла необходимость в прогнозировании доходов и расходов;
  • Стратегически важным для группы компаний стала автоматизация оперативного планирования денежных потоков;
  • Ощутимой стала и необходимость оперативного планирования отгрузок, производства;
  • Появилась острая потребность в формировании план-факта по всем направлениям деятельности ГК «Спектр».

Предпосылки внедрения отдельного программного модуля управления автотранспортом для 1C:ERP:

  • Необходимость в автоматизации процессов планирования, распределения и привлечения собственного и наемного автотранспорта;
  • Потребность автоматизации в части учета работы автотранспорта, учета расхода ГСМ, километража, расчета путевых листов в единой системе;
  • Потребность учета эксплуатации шин, аккумуляторов, огнетушителей и прочих агрегатов;
  • Необходимость оценки, анализа и учета прямых затрат на перевозки собственным автотранспортом.

По результатам предпроектного обследования партнером по автоматизации, федеральным 1С-интегратором WiseAdvice-IT для автоматизации процессов бюджетирования и оперативного планирования было решено использовать типовой функционал новой системы 1С:ERP 2.5 с доработкой под запросы заказчика. Для управления логистическими процессами в рамках личного и наемного транспорта остановились на программном продукте «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP».

География проекта
Головной офис компании находится в Санкт-Петербурге, остальные организации базируются в Москве, 2 складские логистические базы с производственными цехами находятся в Брянской и Курской областях.
Дополнительные презентации:





Цифровая трансформация ведущего производителя молочного сырья SPECTR.pdf
Архитектура модуля 1С УАТ для ERP.png
Бюджетирование_Спектр.png
Казначейство_Спектр.png
1C Spectr_Shema.png
Логистический комплекс.png
Коментарии: 9

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Ирина Стеканова
    Рейтинг: 20
    WiseAdvice-IT
    Контент-маркетолог
    20.11.2023 15:04

    Коллеги, приветствую! Пользуясь возможностью прокомментировать совместный с нашей компанией проект ГК "Спектр", призываю не проходить мимо и задавать вопросы.
    Проект интересный, крупный (2-й год со след. этапом участвуем на Global CIO). Много слов не вошло в заданный регламент, а поделиться хочется. На прикреплённом файле 1C Spectr_Shema можно посмотреть итоговую схему единой 1С-интфраструктуры, которую выстроили в ходе внедрения 3-х программных решений и их интеграций, в т.ч. с внешними системами.
    Как один из показателей успешной автоматизации стал рост прибыли по группе компаний на 10%! Больше цифр смотрите во вложенной презентации "Цифровая трансформация ведущего производителя молочного сырья SPECTR".

  • Сергей Афанасьев
    Рейтинг: 1086
    ГК Риквэст
    Начальник службы ИТ
    29.11.2023 12:37

    Здравствуйте!
    В разделе "Использованное ПО" упоминается продукт Jira. Но насколько я знаю, компания Atlassian ушла из России, прекратила поддержку своего продукта и отключает аккаунты пользователей из России. Как у Вас это работает и не планируете ли заменить указанное ПО?

  • Инна Давидюк
    Рейтинг: 136
    ГК «Спектр»
    Финансовый директор, руководитель проектов по автоматизации
    12.12.2023 13:53

    Здравствуйте! Интегратор использует Серверную лицензию Jira, ее отключить не могут, хотя поддержка продуктов версии Server заканчивается в следующем году. Насколько мне известно, наш IT-партнер уже рассматривает ПО по импортозамещению. Мы в своей компании работаем на Битрикс 24.

  • Роман Кузнецов
    Рейтинг: 896
    ГК Интертехэлектро
    CDTO
    21.12.2023 09:23

    Инна, здравствуйте!
    Вопрос по модулю бюджетирование в 1С:ERP. Как я понял из описания проекта, у вас в системе нет сложного бюджета, операционные бюджеты содержат детали, а мастер-бюджеты содержат сводные показатели. На одном из проектов мы попытались реализовать в 1С:ERP сложную бюджетную модель. Закончилось неудачно, столкнулись с неприемлемой производительностью, насколько помню в документе «экземпляр бюджета».
    Были ли на вашем проекте проблемы с производительностью в модуле бюджетирование?

  • Инна Давидюк
    Рейтинг: 136
    ГК «Спектр»
    Финансовый директор, руководитель проектов по автоматизации
    28.12.2023 10:47

    Добрый день! Вы правы, у нас нет сложного бюджета. На данный момент мы реализовали в 1С:ERP самую простую бюджетную модель. Пока проблем с производительностью не было ни в экземплярах бюджета, ни в бюджетных отчетах.

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 2527
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    03.01.2024 12:52

    Для любого проекта один из самых важных этапов, это формирование требований и подбор ИТ-решений для реализации. Прошу уточнить какие программы вы рассматривали для реализации? Мы также реализуем подобный проект, но у нас масштаб больше и мы серьезно смотрели на требования работоспособности, так как не все российские решения гарантируют надежную работу своего ПО на масштабе. Это серьезно ограничивает переход крупных компаний с иностранного ПО SAP и Oracle.

    • Инна Давидюк Дмитрий
      Рейтинг: 136
      ГК «Спектр»
      Финансовый директор, руководитель проектов по автоматизации
      09.01.2024 15:12

      Добрый день! Мы рассматривали только продукты 1С для реализации нашего проекта. Масштаб нашей компании позволяет справляться их инструментами. Мы сразу были нацелены на систему 1С ЕРП Управление предприятием.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 4767
    РАНХиГС
    Директор Проектов проектного офиса ректора
    04.01.2024 22:25

    Добрый день, Вы пишите В рамках масштабного проекта цифровой трансформации бизнес-процессов группы компаний «Спектр» второй очередью в достижении поставленных целей были выделены следующие А сейчас вы на каком этапе цифровой трансформации?

    • Инна Давидюк Максим
      Рейтинг: 136
      ГК «Спектр»
      Финансовый директор, руководитель проектов по автоматизации
      09.01.2024 15:17

      Добрый день! На данный момент мы активно занимаемся доработками в области организации адресного хранения и планируем запуск проекта по интеграции с системой маркировки «Честный знак».

Год
Предметная область
Отрасль
Управление
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.