Двуязычная система электронного документооборота для московского и лондонского офисов британской компании Sova Capital Limited
- Заказчик:
- Sova Capital Limited
- Руководитель проекта со стороны заказчика
-
- Поставщик
- ГК «КОРУС Консалтинг»
- Год завершения проекта
- 2019
- Сроки выполнения проекта
- Июль, 2018 - Март, 2019
- Масштаб проекта
- 2800 человеко-часов
80 автоматизированных рабочих мест - Цели
-
Цифровая трансформация бизнес-процессов, связанных с документооборотом для значительного снижения доли ручного труда в этой области.
-
Повышение эффективности администрирования документооборота, снижение количества ошибок и потерь.
-
Автоматизация процессов регистрации и движения документов.
-
Структурирование информационного пространства: обеспечение централизованного доступа и надежного хранения документов, обеспечение оперативного доступа к ним.
-
Единое хранилище справочных данных, необходимых для ежедневной деятельности работников компании.
-
Сокращение временных затрат на поиск, согласование и утверждение документов с помощью создания маршрутов согласования, регламентации сроков, повышения прозрачности процесса согласования.
-
Контроль доступа работников компании к критически важной информации.
-
Адаптация и доработка продукта КOРУС FIVE | Документооборот под бизнес-процессы, существующие в иностранной инвестиционной компании.
-
Уникальность проекта
Это один из первых международных проектов внедрения решения КОРУС FIVE| Документооборот на платформе MS SharePoint. Британская компания Sova Capital Limited имеет офисы в двух странах: Великобритании и России, и соответственно, подчиняется требованиям как британского, так и российского законодательства. При реализации проекта необходимо было учесть множество правовых нюансов и бизнес-процедур, связанных с международной деятельностью компании.Для поддержки работы русскоязычных и англоязычных работников компании используется мультиязычный интерфейс системы с возможностью быстрого переключения между языками и автоматического перевода вводимых пользователями данных. Процессы инициирования и согласования документов были оптимизированы под особенности внутренних процессов согласования различных видов договоров и других документов правового характера, существующих бизнес-процессов и широкий круг задач, стоящих перед компанией.
- Использованное ПО
- КOРУС FIVE | Документооборот на платформе Microsoft SharePoint Server 2016, корпоративная шина данных RabbitMQ.
- Сложность реализации
Наличие карточки договора, в которой предполагалось около 150 полей (без учёта локализованных).
Для того, чтобы избежать проблем с производительностью системы при работе с данной карточкой, было создано около 7 дополнительных списков, создан отдельный элемент интерфейса, который отображает в одной карточке данные из 8 списков, а также реализованы дополнительные провайдеры поиска (с учётом поиска в других списках).
- Описание проекта
В ходе проекта было создано единое информационное пространство, в состав которого вошли модули КOРУС FIVE | Документооборот:
- договорный документооборот,
- канцелярия (входящие/исходящие),
- управление доверенностями,
- организационно-распорядительный документооборот.
Кроме того, были разработаны нестандартные карточки договорных документов, подстроенных под бизнес-процессы лондонского офиса, а именно: генеральные соглашения на финансовом рынке, договоры об оказании брокерских услуг, договоры с поставщиками товаров, работ, услуг.
Использован двуязычный интерфейс на русском и английском языке, проведена входящая интеграция с внутренними системами заказчика (Active Directory, Microsoft Exchange), а также исходящая интеграция с системой «1С: Бухгалтерия» с помощью шины RabbitMQ.
Проведено обучение работе с системой как русскоязычного, так и англоязычного персонала Sova Capital Limited, а также вовлечение в работу с системой всех работников компании.
По итогу внедрения системы эффективность управления документами компании значительно повысилась за счет снижения количества операций, производимых вручную, автоматизации выполнения рутинных задач и экономии временных ресурсов высококвалифицированных сотрудников.
- География проекта
Внедрение СЭД и обучение работников компании происходило в офисе в Москве (Россия) и в Лондоне (Великобритания) через систему удаленной видеоконференцсвязи.
