Создание и внедрение автоматизированной системы электронного документооборота на базе 1С: Документооборот 8 КОРП

Заказчик:

ООО «Газпромтрансгаз Казань»

Руководитель проекта со стороны заказчика

Фения Шакирова

Начальник Службы информационно-управляющих систем

Поставщик

ГК ICL (АО «АйСиЭл – КПО ВС»)

Год завершения проекта

2022

Сроки выполнения проекта

Сентябрь, 2020 - Октябрь, 2022

Масштаб проекта

5400 человеко-часов

Цели

Создание единого корпоративного хранилища корпоративной документации, используемой для целей делопроизводства, в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению управления ООО «Газпром трансгаз Казань»;
Создание структурированного реестра документации с указанием соответствующего раздела номенклатуры дел Общества;
Сокращение сроков согласования документов;
Предотвращение потери документов;
Повышение прозрачности и контролируемости работы с документами;
Повышение уровня исполнительской дисциплины и обеспечение контроля исполнительской дисциплины с использованием специализированных отчетов;
Обеспечение процессов исполнения наложенных резолюций и назначенных поручений по документам и задачам;
Повышение эффективности корпоративного управления посредством охвата всех структурных подразделений Общества;
Повышение скорости поиска документов по настраиваемым условиям отбора реквизитов документов, в том числе для целей проведения проверок и аудитов с функцией массовой выгрузки запрошенных документов и отчетов об их обработке в Системе;
Предоставление руководству гибкого аналитического инструментария для получения информации о качестве работы с документами;
Обеспечение распространения корпоративных стандартов и их неукоснительное соблюдение.

Уникальность проекта

Уникальность проекта подтверждается его масштабностью – в периметр внедренного электронного документооборота включены 25 структурных подразделений Общества с общим количеством рабочих мест - 3 300.
Система СЭД спроектирована на основе принципа "единого окна" работы для пользователя.

Система позволяет предоставлять пользователю возможность полноценной работы с использованием технологии WEB-доступа.
Организации оперативного обмена документами со структурными подразделениями обеспечивается с помощью разработанных уникальных механизмов обмена данных, которые обеспечивают не только регламентный оперативный обмен, но и имеют возможность обмена в условиях срочности.

Внедрение системы электронного документооборота позволило не только ускорить взаимодействие между подразделениями Общества, так как структурные подразделения расположены по всей территории Республики Татарстан, но и соответствовать требованиям документооборота со сторонними организациями ввиду массового перехода компаний на у

Использованное ПО

1С: Документооборот

Сложность реализации

Ввиду сложной территориальной структуры общества, в рамках проекта нужно было учесть кадровые перемещения.

Сложностью было и ограниченный доступ к внешним интернет - ресурсам и высокая загрузка ключевых пользователей.

В связи с тем, что система СЭД должна органично включаться в систему предприятия, необходимо было обеспечить интеграцию исторических данных.

Описание проекта

В рамках проекты было выполнено следующее:

организована автоматизированная загрузка текущего пула документов и нормативно-справочной информации в Систему из эксплуатируемых информационно-управляющих систем посредством механизмов интеграции;
обеспечена регистрация, рассмотрение, исполнение и хранение электронных копий входящей документации;
обеспечен полный цикл работы с обращениями граждан;
обеспечена подготовка, согласование, подписание и регистрация исходящих документов, отправляемых как на бумаге, так и в электронном виде, подписанных ЭП;
обеспечен подготовительный цикл договорной работы;
обеспечен полный жизненный цикл информационно-справочных документов в электронном виде (служебные письма, объяснительные записки, отчеты, справки, сводки и тд);
обеспечена работа с заявками на транспорт, в том числе между структурными подразделениями;
обеспечена работа с сервисными заявками;
обеспечено быстрое формирование отчетности по контролю исполнения протоколов совещаний и исполнения приказов Генерального директора;
обеспечена многопользовательская работа с документами, поиск документов по реквизитам, подразделениям, исполнителям, процессам, проектам.

География проекта

Республика Татарстан