Оптимизация взаимодействия с контрагентами посредством интеграции СЭД Directum с Почтой России

Проект реализован на базе предварительно внедренной СЭД Directum. Он предполагает интеграцию системы с личным кабинетом Почты России (ЛК ПР) для автоматизации процессов работы с исходящей корреспонденцией, которая ранее велась вручную.

Интеграция СЭД Directum с личным кабинетом Почты России осуществляется через API Онлайн-сервиса «Отправка» посредством REST запросов. Запросы к сервису и ответы от сервиса формируются в JSON формате. При помощи GET, POST и PUT запросов происходит создание отправлений, проверка и получение данных.

До внедрения решения информация по отправке корреспонденции собиралась сотрудниками вручную, она фиксировалась в отдельном файле. Сам процесс сбора занимал несколько дней и далее подготовленный файл в формате .xls вручную выгружался в ЛК ПР.

После реализации проекта по модификации имеющейся СЭД Directum и настройки ее интеграции с ЛК ПР через API Онлайн-сервиса «Отправка», в рамках процесса по согласованию, подписанию и регистрации исходящей корреспонденции, в специальном справочнике «Отправка» стали автоматически создаваться записи, каждая из которых содержит данные об отдельной отправке.

В ходе процесса работы с исходящими документами Делопроизводителю направляется задание с вложенной записью справочника, в которую, при необходимости, вносятся дополнительные сведения об отправлении. После завершения задачи по работе с исходящим письмом запись справочника приобретает соответствующий статус, в ней фиксируются 27 реквизитов, и она становится готова к отправке в ЛК ПР. Отправка данных в ЛК ПР по умолчанию производится в автоматическом режиме с заданной периодичностью, также доступна отправка в ручном режиме, при нажатии одной кнопки.

Запросы к сервису и ответы от сервиса формируются в JSON формате. При помощи GET, POST и PUT запросов происходит создание отправлений, проверка и получение данных.

Автоматизация сбора данных по отправлениям подразумевает учет таких реквизитов, как, например: Дата создания, Организация, Подразделение, Инициатор, Вид документа, Корреспондент, Адресат, Вес, Сумма объявленной ценности, Вид отправления, Способ оплаты, Дата выгрузки в реестр и многие другие.

Полученный эффект:

• нулевые риски возникновения ошибок при формировании и выгрузке данных по отправлениям в ЛК ПР за счет исключения возможности отправки некорректных, либо неполных данных;

• единый способ создания отправлений по исходящей корреспонденции для автоматизации работы 1000 сотрудников Заказчика;

• единый электронный реестр отправлений для обеспечения прозрачности и быстрого поиска данных по отправлениям за несколько секунд,
  - автоматическое информирование об отправках, актуализация статусов отправлений, получение трек-номеров;

• 2-х кратное ускорение работы с отправлениями от сотрудников Заказчика;

• единый надежный архив данных об отправлениях с разграничением прав доступа;

• более 27 реквизитов отправлений фиксируются автоматически в соответствующем справочнике «Отправка».
  - на 30% сокращены затраты на бумагу и прочие накладные расходы в связи с оптимизацией процесса отправки корреспонденции

Решение универсально и позволяет обеспечивать бесперебойное взаимодействие с внешними контрагентами без привязки к определенному отделу. Интеграция с ЛК ПР соответствует целям импортозамещения и может быть тиражировано для любой сферы бизнеса.