Система управления исполнением договорных обязательств на выполнение производственных работ и услуг

Заказчик:: Газпром нефть
Руководитель проекта со стороны заказчика: Дина Бойко

Начальник Управления по развитию закупочных процессов и системы управления исполнения договоров
Поставщик: Электронная торговая площадка Газпромбанка
Год завершения проекта: 2022
Сроки выполнения проекта: Март, 2021 - Ноябрь, 2022
Масштаб проекта: 8000 человеко-часов
Цели: Бизнес-цель 1 уровня:

Повышение уровня своевременности без дополнительного роста стоимости исполнения договорных обязательств за счет разработки и внедрения системы управления обязательствами по договорам на закупку производственных работ и услуг.

Бизнес-цели 2 уровня:

1. Своевременное обеспечение бизнеса услугами надлежащего качества с минимальной совокупной стоимостью владения;
2. Развитие функции закупок ПАО «Газпром нефть» через применение более совершенных приемов и практик управления договорами;
3. Повышение точности (сроков / стоимости) исполнения договоров на выполнение работ и услуг;
4. Увеличение доли оказания услуг без претензий;
5. Реализация шаблонных решений в части закупки работ и услуг;
6. Развитие систем управления взаимодействием с поставщиками.

Уникальность проекта

АС УИДО является облачным IT-решением, позволяющим управлять договорами в разрезе сроков исполнения обязательств, их стоимости и документации по каждому обязательству. Гибкая ролевая модель доступов позволяет подключать к системе пользователей как заказчика, так и подрядных организаций по каждому конкретному договору. Фокус системы направлен на мониторинг исполнения обязательств в несколько кликов с возможностью визуализации их статусов и отклонений в виде интерактивного дашборда. В случае выявления отклонений – своевременно управлять изменениями, в том числе вести претензионную работу по договорам. Все данные в системе актуализируются в режиме реального времени.

АС УИДО – разработка на базе экосистемы IPM, которая в свою очередь является перспективным IT-инструментом отечественной разработки, имеет свидетельство о регистрации в Едином реестре российских программ для ЭВМ и баз данных, а также аттестат соответствия требованиям по безопасности информации класса 1Г.

Проект решает задачи импортозамещения

Да

Использованное ПО

Автоматизированная система «Платформа управления проектами капитального строительства», свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ №2019663618 от 21.10.2019 года. Запись о регистрации в Едином реестре российских программ для ЭВМ и баз данных в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» № 256192 от 23.06.2022.

Вспомогательные (смежные) системы:
1. SAP ERP САПФИР.
2. 1С КСУ НСИ.
3. СЭД Tessa.
4. СУИД.
5. SAP АСУЗ.
6. Производственные программы учета.
7. Система обеспечения промышленной безопасности.

Сложность реализации

АС УИДО является первым IT-проектом в ПАО «Газпром нефть», предоставление доступа к которому осуществляется по согласованной в установленном порядке SaaS – модели (по подписке).

С технической точки зрения, разработка системы потребовала глубокого анализа существующих ГОСТов, локально-нормативных актов заказчика, в т.ч. внедрена дополнительная подсистема безопасности (DLP-система). С точки зрения документирования, в наивысшей детализации были описаны все функциональные возможности системы, модели информационных потоков, сетевые ландшафты и общая архитектура приложения.При этом функционал системы уникален. Рынок решений класса COM (Contract Obligation Management) в РФ не развит. Бенчмарков подобных решений в РФ нет. Это решение станем флагманом данного класса решений.

Описание проекта

Доля закупок в выручке компаний ТЭК в среднем составляет 72,5%, но на сегодняшний момент в нефтегазовом комплексе Российской Федерации нет готовых решений класса CLM (Contract Lifecycle Management) для управления критичными договорами (дорогостоящие, капиталоемкие договоры продолжительностью несколько лет, важные для бизнеса), которые бы обеспечили единым информационным пространством для взаимодействия всех участников исполнения договора для минимизации потерь документов, сдвига сроков и стоимости исполнения договоров.

Функционал АС УИДО позволяет объединить команды заказчика и подрядчика для совместного управления договорами. Это позволяет значимо повысить качество исполнения обязательств по ним, минимизируя риски изменения сроков или изменения стоимости по договору. Также, уведомления о приближении или наступлении событий по договору позволяют оперативно нивелировать отклонения по срокам и стоимости или заблаговременно прогнозировать их. Таким образом, снижается объем претензионной и судебно-исковой работы по договорам. Интеграция с контуром смежных систем снижает объем ручного ввода данных в систему и по результатам опытном промышленной эксплуатации позволяет снизить трудозатраты сотрудников на 18% при управлении договорами. Как следствие, исключаются рутинные операции, позволяя сотрудникам сфокусироваться на более интеллектуально сложных задачах. АС УИДО разработан на платформе ЭТП Газпромбанка на базе экосистемы IPM. Также, АС УИДО является первым и единственным IT-инструментом, который успешно используется по модели Saas (по подписке).

Система упрощает работу контрактных инженеров по договору и позволяет уйти от ручного контроля исполнения обязательств.

В АС УИДО можно создать неограниченное количество обязательств по договору и настроить по каждому неограниченное количество e-mail уведомлений. Таким образом можно осуществлять контроль обязательств, которое должна выполнить сторона по договору к определенной дате.

Контрактный инженер так же может визуально отследить ход работ на диаграмме Ганта. Это помогает оценить, насколько в целом выдерживаются сроки на каждом этапе и где возникают проблемы.

Реализованы сложнейшие механизмы автоматизации, позволяющие снизить трудозатраты сотрудников при управлении договором:

1. Разработаны механизмы интеграции с внешними системами управления договорной деятельностью для оперативного управления и контролю обязательств по договору.

2. Разработан интерактивный дашборд, позволяющий в режиме реального времени формировать отчетность в формате дашбордов и отчетов для мониторинга исполнения договора и принятия обоснованных и своевременных решений по исполнению договора.

3. Разработан и упрощен механизм электронного согласования запросов на изменение по договору (реализованы шаблоны документов по договору, маршруты согласований изменений внутри системы).

4. Реализована визуализация диаграммы Ганта, позволяющая отследить исполнение по обязательству, включая метод «Критического пути».

5. Разработаны механизмы рассылки e-mail уведомлений позволяющие в автоматическом режиме формировать и направлять по каждому обязательству предупредительные уведомления о приближении и наступлении событий по договору.

6. Разработан механизм управления документами по договору (храние, сквозной и расширенный поиск, контроль сроков действия документов и сроков ответов по ним и т.д.)

7. Реализован механизм учета претензионной работы по договору.

8. Реализован механизм «меток» (хэштеги) для совместной работы по договору, позволяющий отмечать метками любой объект в системе.

География проекта

Российская Федерация