Электронный документооборот организации с использованием средств автоматизации мессенджера Telegram

Заказчик:

Российский Футбольный Союз

Руководитель проекта со стороны заказчика

Дмитрий Фёдоров

Руководитель департамента цифровых технологий

Поставщик

GMCS

Год завершения проекта

2022

Сроки выполнения проекта

Март, 2022 - Сентябрь, 2022

Масштаб проекта

500 автоматизированных рабочих мест

Цели

Повысить скорость и удобство согласования руководителями электронных документов, при нахождении не на рабочем месте.
Предоставить возможность использования различных способов согласования и комментирования документов: голосовое сообщение, текстовый комментарий, медиа-файл.
Сформировать удобный, понятный и привычный интерфейс мобильного решения для рассмотрения электронных документов.

Уникальность проекта

Мобильность – благодаря продукту появилась возможность оперативно рассматривать и принимать решения по поступившим на рассмотрение документам без необходимости наличия под рукой персонального компьютера или ноутбука.

Независимость от производителя – решение не привязано к конкретному производителю, что даёт Заказчику дополнительные возможности использования и развития продукта или подключения иных информационных систем.

Расширение возможностей работы с документами – разработан функционал добавления аудио-комментариев при работе с документами. Комментарии прикладываются к карточке документа, и все остальные участники процесса могут ознакомиться с ними в ходе рассмотрения.

Персонификация – реализована настройка уведомлений с учётом актуального производственного календаря.

Масштабирование – расширение типов документов организации без изменения архитектуры решения.

Кросс-платформенность – возможно использование на всех популярных платформах: Windows, Mac OS, Android, iOS.

Использованное ПО

Telegram Bot API
СЭД Tessa
MSSQL Express
.NET Core 6.0
NodeJS

Сложность реализации

Отсутствие готового метода интеграции между платформами СЭД Tessa и чат-бота Telegram.
Необходимость соблюдение конфиденциальности передаваемой информации (в обе стороны) и верификации пользователя.
Необходимость замены ключевых технологий в ходе реализации проекта – в связи с ограничением лицензирования со стороны компаний, ушедших с российского рынка, пришлось отказаться от изначального плана реализации решения.
Широкая возможность горизонтального и вертикального масштабирования решения.

Описание проекта

На момент старта проекта согласование документов в Системе электронного документооборота (далее – СЭД) могло производиться только при наличии доступа к рабочему компьютеру сотрудника с использованием веб-клиента СЭД.

Для корректной авторизации настроена синхронизация с системой Active Directory, позволяющая поддерживать актуальный перечень пользователей чат-бота. Перечень сотрудников хранится в СУБД вместе с персонифицированными настройками пользователей. Возможна фильтрация по статусу пользователя (авторизован/не авторизован), а также поиск по фамилии. Авторизация производится по паролю и номеру мобильного телефона привязанного к аккаунту пользователя в Telegram, хранящемуся в зашифрованном виде.

Для реализации интеграции чат-бота с СЭД потребовалось разработать 2 индивидуальных метода API, при вызове которых происходит передача информации о документах пользователя, их атрибутах, стадии жизненного цикла, а также всех приложенных к ним файлах в сторону чат-бота и отправка решения и аудио-комментария (при наличии) в сторону СЭД. Аудио-файлы становятся приложениями к карточке документа и доступны к прослушиванию всем участникам процесса.

Для каждого документа, поступившего на рассмотрение, выводится индивидуальная карточка и индивидуальные управляющие элементы (согласовать/не согласовать, подписать/не подписать/на доработку). Для повышения удобства использования была реализована персонифицированная настройка уведомлений – каждый пользователь самостоятельно в чат-боте может настроить временные интервалы и дни недели, в которые ему необходимо получать уведомления о поступивших ему на рассмотрение документах (в том числе рабочие/не рабочие дни с учётом действующего производственного календаря). Также пользователь в любой момент может включить или отключить входящие уведомления посредством нажатия соответствующей управляющей кнопки.

В результате проекта достигнуты основные цели внедрения:

Сформировано пространство на платформе мобильных устройств для рассмотрения и согласования сотрудниками поступающих им на рассмотрение документов из Системы электронного документооборота РФС. Решение функционально не конфликтует с действующим СЭД.
Интерфейс мобильного решения признан удобным, функциональным и понятным.
Достигнуто значительное сокращение времени рассмотрения документов.

Дополнительные презентации: