Переход на отечественное ПО: Astra Linux и 1С:Документооборот в Газпром Метанол

1. Импортозамещение: перенос системы электронного документооборота на отечественную операционную систему Astra Linux
2. Модернизация действующей СЭД, с обязательной поддержкой и возможностью развития.
3. Сохранить архив документов с историей движения с 2013 года.

• Входящие и исходящие документы
• Организационно-распорядительные документы
• НСИ

ООО «Газпром Метанол» — предприятие химической промышленности, которое является дочерним предприятием Акционерного общества «Востокгазпром». «Газпром Метанол» специализируется на производстве метанола. Численность компании 370 человек. Компания «Газпром метанол» в 2021 году выпустила более 831 тыс. тонн метанола. Сейчас «Газпром метанол» — лидер по производству метанола в России. Головной офис компании и производство располагаются на территории Томской области.

В качестве партнера по внедрению 1С:Документооборот выбрали томский офис компании «Первый Бит». Томский офис уже внедрял системы документооборота на разные предприятия, в том числе и производственные, и имеет статус фирмы «1С» Центр по документообороту. А главное: предложить решение о переносе архива с историей смогли только в Первом Бите.

Внедрение СЭД 1С:Документооборот происходило по этапам. Первый этап был посвящён обследованию процессов на предприятии в части документооборота. В рамках этого этапа изучались реальные бизнес-процессы компании, внутренние стандарты, организационная структура. Также были проинтервьюированы ключевые пользователи системы документооборота, которые предоставили как позитивный, так негативный опыт по работе с прошлой системой. Собранные данные послужили основой при настройке и моделировании в программе 1С:Документооборот. Именно этому и был посвящен второй этап. Команда Первого Бита настроили виды используемых документов, шаблоны автозаполнения файлов, маршруты движения документов согласно стандартам и бизнес-процессам в Газпром Метанол.

Третьим этапом было техническое тестирование работоспособности системы, которое провели как специалисты Первого Бита, так и ИТ-специалисты Газпром Метанол. Проверили корректность настроек, отсутствие ошибок. После тестирования система была готова к опытной эксплуатации.

Провести опытную эксплуатацию решили в формате очного обучения на пилотной группе пользователей. Необходимо было показать чем отличается старая и новая системы, представить новый интерфейс и пройти по основным процессам по работе с документами. Данный формат опытной эксплуатации помог выявить ряд дополнительных бизнес-процессов, которые не выявили на этапе обследования. Обратная связь, полученная от широкого круга пользователей, помогла скорректировать настройки системы для максимально удобного перехода.

Кроме обучения были подготовлены подробные инструкции по работе с программой 1С:Документооборот согласно бизнес-процессам в «Газпром Метанол».

Одновременно с основными этапами внедрения 1С:Документооборота шли работы по переносу архива документов из старой системы документооборота. Томские программисты Первого Бита написали правила обмена для переноса, которые позволили перенести не только архив файлов с 2013 года, но и все цепочки движения документов из прошлой системы. Реализованный механизм позволил сотрудникам «Газпром Метанол» продолжить работу в новой системе со всеми своими документами. Им не пришлось создавать и согласовывать какие-либо документы еще раз уже в новой системе.

Архив содержал 187 000 документов и весил 46гб. На его фактический перенос в новую систему требовалось достаточно много времени. Вся процедура была проведена во вне рабочее время, чтобы не останавливать рабочий процесс. В старой СЭД был ряд документов, по которым не были завершены все процессы. Именно поэтому через неделю был выполнен второй перенос остаточных документов. Это помогло сотрудникам Газпром Метанол «незаметно» начать работать в новой системе и не нарушать сроков работы из-за дополнительного согласования уже запущенных на согласование документов.

Промышленная эксплуатация программы 1С:Документооборот началась сразу по завершению опытной эксплуатации и переноса всего архива документов. В течение недели после запуска промышленной эксплуатации, выделенный специалист 1С:Первого Бита находился на территории предприятия «Газпром Метанол» полный рабочий день для помощи и консультации пользователей по работе в новой системе электронного документооборота.