Автоматизация документооборота и договорной работы

Заказчик:

ООО "Рускон"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Максим Числов

Директор Департамента ИТ

Поставщик

Компания "Первый Бит"

Год завершения проекта

2022

Сроки выполнения проекта

Июнь, 2021 - Апрель, 2022

Масштаб проекта

600 автоматизированных рабочих мест

Цели

Из-за возросшего объема предоставляемых услуг в 2,5 раза требовалось организовать понятную систему согласования контрагентов, договоров и дополнительных соглашений. Закрепление сроков и ответственных за процесс.
Выстроенные и оцифрованные процессы по подбору персонала, оценка эффективности подбора.
Автоматизация процессов приема на работу сотрудников, увольнения.
Упрощение согласования заявок на командировку, подачи заявок на финансирование и отчетность после командировок.

Уникальность проекта

В РУСКОН используется 30 программных продуктов 1С. Требовалось оперативное управление обменами данных. Для того, чтобы связать все программы, были проанализированы и формализованы потоки данных, по всем базам выделены сущности, объекты, поля (ИНН, КПП, названия и т.д.).

Для каждого программного продукта сделана доработка-расширение. При наступлении прописанных событий данные выгружаются на брокер сообщений RabbitMQ для другой системы, другая система получая сообщение от RabbitMQ распаковывает сообщение и принимает данные.

Настроены очереди, контроль последовательности.

Все доработки «1С:Документооборот» нужно было делать с пониманием того, каким образом они будут связаны с другими конфигурациями.

Основная часть интеграций производилась силами проектной команды РУСКОН, часть силами проектной команды Первый Бит.

Интеграции были сделаны нетиповыми программных продуктов, что позволило добиться высокого уровня управляемости обменов.

Использованное ПО

1С:Документооборот, брокер сообщений RabbitMQ

Описание проекта

1. Согласование контрагентов, договоров, дополнительных соглашений

Для проверки надежности сделки проверку сначала проходит контрагент. Для проверки карточки контрагента в «1С:Документооборот» настроена интеграция по API с сервисом Контур-фокус для экспресс-проверки по открытым и закрытым источникам информации.

Внутри процесса согласования настроены маршруты по видам контрагентов. В зависимости от вида договора будут заданы разные сотрудники из отделов юридической службы, финансового отдела и службы безопасности. После подтверждения надежности контрагента возможен запуск подписания договора.

Проведена работа по формализации договоров, они поделены на коммерческий и хозяйственные, типовые и нетиповые. Для каждого вида договора назначены свои маршруты согласования. Для каждого направления настроены шаблоны договоров и маршруты к ним. Договор может быть возвращён с замечаниями исполнителю для устранения.

2. Подбор сотрудников

Процесс рекрутинга делится на следующие этапы:

1. Планирование (планирование набора, определение критериев отбора, требования к кандидатам, каналы привлечения).

2. Подбор персонала (прием заявок от кандидатов, общение с соискателями, учет резюме, тестирование, собеседование и заключение трудового договора).

Требовалось создать инструмент для отслеживания вакансий в работе и оценки эффективности работы рекрутеров. Для аналитики действия hr подразделений созданы несколько отчетов по работе рекрутеров:

Общий отчет собирает детальные данные по всем вакансиям, городам и подразделениям, дата открытия вакансии, закрытия, срок жизни, статус вакансии, дата выхода на работу, ФИО нового сотрудника, категория персонала.
Сводный отчет по подбору – это аналитический отчет о сроках подбора в разрезе подразделений, должностей.
Сводный отчет по статусам показывает какое количество заявок находится в работе в целом по компании по статусам.

3. Прием сотрудника После согласования Job Offer с кандидатом и получения положительного ответа запускается процесс приема сотрудника. В «1С:Документооборот» формируются задачи по приему нового сотрудника в компанию:

В «1С:Документооборот» ставится задача ответственному на прием в системах «1С:ERP» и «1С:Зарплата и управление персоналом»
Отделу кадров ставится задача принять на работу, внести необходимые данные о новом сотруднике.
Запуск комплексного процесса подготовки рабочего места для сотрудника. Процесс представляет собой задачи для службы ИТ: выдача необходимых по должности доступов с набором прав к программам, телефонии, почтовой учетной записи, выдачу оборудования и прочие. Аналогичный процесс с обратным эффектом запускается при увольнении сотрудника.

4. Доступ к внутренним нормативным документам при приеме или переводе сотрудника

По обмену между 1С:Документооборот и 1С:ERP по сопоставлению должности для сотрудника открывается доступ до внутренних положений, регламентов, стандартов работы, инструкции, соответствующих его должности. Все внутренние нормативные документы собраны в одном месте в актуальном состоянии, что позволяет избежать путаницы с инструкциями и приказами.

География проекта

РУСКОН – одна из крупнейших транспортно-логистических компаний России в сфере внешнеторговых контейнерных перевозок, оказывает услуги по международной доставке через порты России и ближнего зарубежья свыше. Входит в группу компаний «Дело».

В РУСКОН 15 офисов и представительств, более 1300 сотрудников в России, Казахстане, Китае и Нидерландах. Филиальная сеть нуждалась в организации обмена документами и постановкой задач для разных должностей и подразделений компании.

Дополнительные презентации:

карта присутсвия.png
порт.png