Автоматизация финансового учета, казначейства на 15% сократила трудозатраты сотрудников и ускорило согласование бюджетов и платежей

1. Ведение управленческого учета (бюджетирование и казначейство) параллельно с регламентированным учетом в единой информационной базе;
2. Формирование плана реализации на основании данных по заключенным договорам; формирование доходных данных бюджетов;
3. Перенос управленческого учета, реализованного в информационной базе 1C:Торговля и склад 7.7, без потери функциональности;
4. Повышение скорости получения отчетности для руководителей ЦФО;
5. Сокращение трудозатрат ИТ-специалистов и переход к типовому функционалу выбранных систем.

В первую очередь была проработана методология детализации планирования и дополнительных аналитик для справочников бюджетов. Раньше планирование заканчивалось на статьях оборотов и центрах финансовой ответственности. Теперь есть расшифровка и детализация планирования до объектов недвижимости, контрагентов, договоров и др. Такая декомпозиция добавляет точности при планировании: доходы и расходы можно рассматривать в разрезе каждого объекта или контрагента. Подобное планирование в компании вручную собиралось раньше только в Excel по объектам недвижимости и контрагентам. В результате сокращено время на планирование бюджетов по данным детальных аналитик, а также добавлена возможность сбора факта.

Была расширена и детализирована бюджетная модель. Определенные статьи мастер-бюджетов начали раскладываться до функциональных и операционных бюджетов:

Учет велся в 1С:Торговля и склад 7.7 по контролю движения денежных средства, в «семерке» также велся бюджет движения денежных средств и бюджет доходов и расходов. По большей части плановые данные вводились в Excel, там же собирались бюджеты. Вся вспомогательная аналитика по бюджетированию велась в Excel-таблицах. Аналитика управленческого и регламентированного учета отличалась, приходилось вручную трансформировать отчеты и данные регучета для целей управленческого анализа.

У компании появилась потребность отдельного ведения учета аренды на базе "1С:Аренда и управление недвижимостью", так как функционала "1С:Торговля и склад" было недостаточно. Учет велся в двух программах одновременно, данные приходилось дублировать в учетных системах. Руководство хотело полностью уйти с 7-ой версии 1С и оптимизировать финансовый учет. Поддержка устаревшей версии 1С отнимала много времени у штатных специалистов, требовалась современная система, с минимальными доработками, соответствующая требованиям компании.

Ранее в компании велись только бюджеты по центрам финансовой ответственности (ЦФО), а также бюджет движения денежных средств и бюджет доходов и расходов. Сейчас БДДС собирается и формируется автоматически.

Запущена модель согласования бюджетов. После того как ответственный проводит свой бюджет, автоматически запускается процесс и документ уходит на согласование, согласно заданному маршруту. Уведомление о подготовленном бюджете приходит каждому ответственному за согласование. Автоматическое согласование существенно экономит время на утверждение бюджетов, т.к. раньше согласования проходили в ручном формате – каждый документ имел блок для подписи ответственным лицом.

Данные по фактически добавленным мастер-бюджетам и управленческому анализу (плану счетов) собираются автоматически в нужной аналитике планирования. Отчет доступен в любом момент времени в 1С. Раньше план-факт по бюджетированию собирали финансисты и отдельно предоставляли отчет руководству. Такие данные могли терять свою оперативность и точность на момент времени, а также требовалось дополнительное время сотрудников финансовой службы. Теперь руководство может в любой момент времени формировать план-фактные показатели и управленческую отчетность в необходимых разрезах.

Система позволяет формировать отчеты: план-факт БДР, БДДС, отчеты по плановой части функциональных и операционных бюджетов, план по реализации, бюджеты ЦФО, бюджет фонда оплаты труда, бюджет налогов и бюджет инвестиций. Такая отчетность была недоступна в 1С:Торговля и склад. Бит.Финанс позволяет формировать отчетность для принятия управленческих решений. Например, отчет окупаемости объектов недвижимости раньше формировался и собирался в Excel, а управленческий баланс формировался отдельно в QlikView.

Отсутствовал контроль по статьям бюджета. С помощью Бит.Финанс было автоматизировано управление казначейскими функциями, заявители самостоятельно формируют заявки на расходование ДС. Заявки проходят контроль на установленные лимиты, согласно утвержденному бюджету движения ДС. После прохождения контроля лимитов заявка на расходование денежных средств автоматически отправляется на согласование по утвержденному маршруту. Сам маршрут согласования был полностью изменен, чтобы сократить время на согласование, и зависит от множества условий. Например, если отсутствует ответственный за согласование в маршруте, предусмотрены другие согласующие, есть отдельный маршрут для заявок на расходование наличными, другая схема для заявок сверх лимита и т.д.