Группа "РУСГИДРО" создала ИС обработки, электронного архива первичных финансово-хозяйственных документов и ЮЗЭДО на базе "1С:Документооборот"

Заказчик:

ПАО "РусГидро"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Алексей Сандалов

Руководитель Управления 1С

Поставщик

ООО "1С-КПД"

Год завершения проекта

2021

Сроки выполнения проекта

Октябрь, 2019 - Декабрь, 2021

Масштаб проекта

8119 автоматизированных рабочих мест

Цели

Основная цель проекта – повышение прозрачности и управляемости процессов документооборота, отражающего хозяйственную деятельность подконтрольных организаций Группы "РусГидро", повышение эффективности и скорости обработки документов, сокращение затрат на ведение бухгалтерского учета, оптимизация корпоративных бизнес-процессов.

Детализация целей проекта включает в себя следующие подзадачи:

Организация единого электронного хранилища скан-образов бумажных и электронных первичных бухгалтерских документов;
Оптимизация и автоматизация процессов взаимной передачи первичных финансово-хозяйственных документов подконтрольных организаций Группы РусГидро (далее – Группа) с контрагентами;
Оптимизация процессов поиска, подбора документов по запросам внешних потребителей (аудиторы, контролирующие органы, суды) и коммерческим потребностям;
Повышение уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания финансово-хозяйственных документов;
Повышение уровня контроля полноты и корректности отражения в учете первичных учетных документов;
Сокращение бумажного документооборота;
Исключение потери документов;
Ускорение процессов отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете (далее – БНУ) и сокращение сроков закрытия периодов;
Создание предпосылок для дальнейшего перевода всех процессов Группы, ориентированных на работу с первичными бухгалтерскими документами, на работу с электронными скан-образами документов в системе электронного архива и электронными документами в юридически-значимом электронном документообороте (далее – ЮЗЭДО).

Уникальность проекта

Реализован "Интерфейс сканировщика", позволяющий через интерфейс "1С:Документооборота" выполнять операции со страницами отсканированных документов (разделение на документы, пересканирование отдельных страниц, изменение порядка, вставка штрих-кода), работать с пакетами, заполнять необходимые реквизиты, проводить правку документов.
Обеспечение взаимодействия "1С:Документооборота" с оператором ЭДО, который не входит в типовое решение 1С-ЭДО.
Широкая географическая распределённость подразделений, входящих в контур автоматизации (от г.Нижнего Новгорода (на западе) до г.Петропавсковск-Камчатский (на востоке), от г.Анадырь (на севере) до г.Владивосток (на юге)).
Работа компании в разных часовых поясах (разница во времени достигает 9-ти часов)
Сложный организационный контур управления проектом: участие в проекте сотрудников управляющей компании ПАО "РусГидро", подконтрольных организаций Группы РусГидро со сложной территориально-распределенной филиальной структурой, сервисной организации "РусГидро ИТ Сервис" и нескольких ИТ-подрядчиков.
Большое количество пользователей (более 8000).

Использованное ПО

1С:Управление производственным предприятием, 1С:Документооборот, GhostScript, ImageMagick, PDF Toolkit

Сложность реализации

Интеграция модуля сторонней системы ЭДО и "1С:Документооборот", с помощью которой работа пользователя происходит в одном окне: прием и отправка электронных документов осуществляется напрямую в системе "1С:Документооборот", что существенно упрощает работу пользователей. Старт процессов обработки документов по входящим электронным документам происходит автоматически на основании созданной карточки документа.

Реализован функционал бесшовной интеграции с системой "1С:УПП", который отсутствует в типовом решении данного программного продукта.

Описание проекта

Для реализации основной цели проекта было необходимо создание единой системы обработки и хранения первичных финансово-хозяйственных документов, а также обмена юридически значимыми электронными документами на базе "1С:Документооборот" для 10 подконтрольных организаций Группы "РусГидро" (далее – Группа).

В рамках проекта требовалось обеспечить автоматизацию следующих процессов:

Приемки, регистрации и учета поступающих документов;
Регистрации и отправки документов контрагентам;
Штрихкодирование и сканирование документов;
Контроль возвратов оригиналов первичных документов, отправленных контрагентам;
Передача документов между центрами приема первичной документации и центрами отражения в БНУ;
Внутреннее согласование (акцептация), утверждения, подписания электронными подписями документов, направляемых или получаемых от контрагентов;
Формирования отчетности по операциям обработки финансово-хозяйственных документов.
Регистрации и хранения договоров в электронном виде.

Проект выполнялся в несколько этапов:

На первом этапе проводилось обследование процессов подконтрольных организаций Группы РусГидро.
На основании данных обследования были спроектированы целевые процессы обработки первичных бухгалтерских документов и договоров, которые позволяли обеспечить взаимодействие между сотрудниками бизнес-подразделений Обществ и сотрудниками Общего центра обслуживания (далее – ОЦО), выполняющего бухгалтерскую функцию в данных Обществах.

На следующем этапе для реализации целевых процессов была спроектирована и разработана "Информационная система обработки электронного архива первичных финансово-хозяйственных документов и электронного обмена юридически значимыми документами" (далее – Система) на основе продукта "1С:Документооборот", версии 2.1. Проведены предварительные испытания и нагрузочное тестирование Системы.

Пилотное внедрение прототипа Системы проходило в компании АО "Дальневосточная генерирующая компания".
Прототип Системы на этапе пилота включал в себя следующие блоки:

Блок работы с договорными документами, включающий в себя карточку договора, в которую были добавлены 40 реквизитов, и интеграция между "1С:Документооборот" и "1С:Управление производственным предприятием" (далее "1С:УПП") для обеспечения миграции договорных документов и процессы для работы с договорами.
Блок работы с первичными бухгалтерскими документами, включающий карточку бухгалтерского документа (добавлены 15 реквизитов), специально разработанный процесс обработки бухгалтерских документов, механизм штрихкодирования исходящих документов формируемых в "1С:УПП", рабочее место сканировщика и интеграцию между "1С:Документооборот" и "1С:УПП" для передачи данных штрихкодированных документов;
Интеграция между "1С:Документооборот" и "1С:УПП" для централизованного ведения нормативно-справочной информации.

На этапе тиражирования Системы внедрение проходило в подконтрольных организациях Группы РусГидро, входящих в периметр Проекта.

Задачи проекта:

Формирование схем процессов обработки первичных финансово-хозяйственных документов в логике передачи бухгалтерской функции в ОЦО;
Проектирование и разработка шаблонного решения, которое в дальнейшем подлежит тиражированию на подконтрольные организации Группы РусГидро;
Настройка интеграции с учетной системой "1С:УПП" и сторонним оператором ЭДО;
Пилотное внедрение проекта;
Тиражирование решения на подконтрольные организации Группы РусГидро;
Проведение нагрузочного тестирования;
Миграция исторических данных.

Ситуация до внедрения

Группа "РусГидро" — крупнейший российский энергетический холдинг. "РусГидро" является лидером в производстве энергии на базе возобновляемых источников, развивающим генерацию на основе энергии водных потоков, солнца, ветра и геотермальной энергии.

Группа "РусГидро" объединяет более 60 гидроэлектростанций в России, тепловые электростанции и электросетевые активы на Дальнем Востоке, а также энергосбытовые компании и научно-проектные институты.

В августе 2018 года в Группе "РусГидро" была образована рабочая группа, которая состояла из представителей разных департаментов и служб. Последующие несколько месяцев ушли на изучение и обобщение опыта работы Общих центров обслуживания, который наработали коллеги как в аналогичной отрасли, так и в смежных отраслях.

Основными предпосылками создания Общего центра обслуживания (далее - ОЦО) в Группе "РусГидро" были:

Наличие у материнской компании большой сети филиалов с широкой географической разветвленностью по территории всей страны — от Дальнего Востока до европейской части России, в которой работал персонал, ведущий бухгалтерский и налоговый учет.
В Группу входит большое количество подконтрольных организаций Группы РусГидро, которые занимаются различными сферами деятельности в энергетике и в других смежных областях. Каждая организация имела собственные бухгалтерские и учетные службы со своим расширенным штатом сотрудников.
Перед каждой компанией Группы стояли задачи по сокращению затрат на обслуживающие функции, а также задачи по повышению производительности труда и снижению сроков подготовки различных видов отчетности без потери качества.
Требовалась единая методология учета и отчетности по всей Группе.
Существовала постоянная потребность повышать уровень автоматизации обслуживающих функций и реализовывать лучшие практики.

В результате создания ОЦО планировалось:

повысить эффективность бухгалтерской функции и сократить затраты, за счет внедрения единого подхода к операциям, повысить качество бизнес-процессов;
сократить сроки подготовки отчетов и реагирование на любые запросы;
увеличить уровень доверия к отчетности со стороны любых проверяющих и контролирующих органов за счет применения единых правил и подходов к подготовке отчётности (аудиторы, налоговая инспекция, Счетная палата, Минэнерго или любые другие структуры).

01.07.2019 было создан Общий центр обслуживания, выполняющий функции бухгалтерского и налогового учета и формирования отчетности в Группе "РусГидро".

Для достижения поставленных для ОЦО целей требовалась автоматизация процессов работы с первичными финансово-хозяйственными документами.

Для обеспечение этой задачи был инициирован проект по внедрению системы электронного архива первичных финансово-хозяйственных документов и электронного обмена юридически значимыми документами на базе "1С:Документооборот".

Выбор основного программного продукта был связан, прежде всего, с тем, что функциональные возможности программного продукта соответствовали требованиям Группы:

Соответствие функциональным требованиям, российским нормам документооборота: Функциональность электронного архива;
Поддержка распределенной архитектуры;
Работоспособность при больших объемах данных;
Приемлемая стоимость лицензий, программного обеспечения и стоимости владения системой;
Распространенность на рынке, перспективность развития;
Возможность сопровождения и развития силами внутренней команды.

Результаты проекта

По завершению проекта повысилась прозрачность процессов ведения общехозяйственной деятельности в компаниях, входящих в Группу "РусГидро".
Автоматизация процессов обработки финансовых документов способствовала:

Оптимизации процессов взаимной передачи первичных финансово-хозяйственных документов подконтрольных обществ с контрагентами, как внутри Группы, так и с внешними контрагентами;
Оптимизации процессов поиска, подбора документов по запросам внешних потребителей (аудиторы, контролирующие органы, суды) и коммерческим потребностям;
Повышению уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания финансово-хозяйственных документов;
Повышению уровня контроля полноты и корректности отражения в учете первичных учетных документов;
Созданию предпосылок для дальнейшего перевода иных процессов Группы, использующих первичные хозяйственные документы на работу, со скан-образами и электронными документами посредством электронного архива в Системе;
Сокращению бумажного документооборота;
Исключению потери документов;
Ускорению процессов отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Основные показатели масштаба проекта:

10 предприятий Группы;
Более 500 доработок функционала типового решения,
22649 человеко-часов,
8119 АРМ;
большой объём интеграционных требований;
произведена миграция более 500 000 объектов исторических данных.

География проекта

от Дальнего Востока до европейской части России