Автоматизация и централизация казначейских процессов в управляющей компании холдинга и 50+ дочерних организациях

Заказчик:

Росгеология

Руководитель проекта со стороны заказчика

Мирон Месонжник

Директор департамента АИС ДИТ

Поставщик

АртАйТи

Год завершения проекта

2021

Сроки выполнения проекта

Март, 2021 - Декабрь, 2021

Масштаб проекта

1500 автоматизированных рабочих мест

Цели

Цель проекта: эффективное централизованное управление денежными потоками холдинга.

Задачи проекта:

Комплексная автоматизация функций казначейства всех ДО холдинга на базе программного продукта «1С:Управление холдингом».
Унификация и стандартизация процессов казначейства во всех ДО.
Поэтапный перевод всех дочерних обществ (ДО) холдинга на обслуживание в специализированный единый расчетный центр (ЕРЦ), организованный в периметре холдинга.
Осуществление казначейских операций в информационной системе всеми предприятиями холдинга.
Сокращение трудозатрат на выполнение казначейских функций.
Повышение качества управления денежными потоками холдинга.
Повышение платежной дисциплины всеми ДО холдинга.
Возможность контроля расходов по всем проектам, в том числе связанных с исполнением госконтрактов.
Возможность согласования документов всеми участниками процесса в единой информационной системе.

Цели.png

Уникальность проекта

Были автоматизированы процессы казначейства в единой автоматизированной информационной системе с поэтапным переводом всех дочерних обществ (ДО) на обслуживание в специализированный единый расчетный Центр (ЕРЦ), организованный для эффективного централизованного управления денежными потоками холдинга.

Среди ключевых достигнутых результатов:

унификация и стандартизация процессов казначейства и смежных с ними на всех 50+ ДО холдинга;
прозрачность на всех этапах казначейских процессов;
увеличение скорости обработки платежей;
сокращение трудозатрат и расходов на выполнение операций блока казначейства.

Также снизились трудозатраты в подразделениях на 50%, ускорено получение управленческой отчетности на 70%, уменьшились операционные и административные расходы на 30%.

Использованное ПО

Система автоматизации процессов казначейства построена на базе решения «1С:Управление холдингом». Реализована интеграция с 1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией и 1С:Бухгалтерия.

Т.к. бухгалтерские системы в ДО децентрализованы, были настроены интеграции каждой системы «1С:Бухгалтерии ДО» с «1С:Управление холдингом», что позволило оперативно обмениваться данными в автоматизированном режиме, не нарушая процесс бухгалтерского учета. Была реализована интеграция с единой системой НСИ на базе «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией».

ИТ-архитектура решения

ПО.png

Сложность реализации

Проект автоматизации был внедрен в сжатые сроки — весь цикл работ реализован в течение 10 месяцев, включая как этапы внедрения, так и тиражирования на 50+ ДО.

Потребовалось расширить типовой функционал ролей и прав доступа в «1С:Управление холдингом», чтобы обеспечить работу пользователей только в рамках своих компетенций/ЦФО при создании и согласовании документов в «1С:Управление холдингом» (карточки договоров, заявки на оплату, реестры платежей, платежные документы). Это дало возможность соблюдать конфиденциальность при доступе к документам в соответствии с требованиями внутренних нормативных документов, существенно уменьшило количество ошибок по причине человеческого фактора и позволило унифицировать и стандартизировать процессы казначейства.

Деятельность холдинга предусматривает казначейское сопровождение госконтрактов и договоров, заключенных в рамках их исполнения. Функционал системы на базе «1С:Управление холдингом» позволил организовать возможность проведения и контроля платежей в привязке к госконтракту по всей цепочке исполнения проекта.

Без автоматизации платежных процессов в единой информационной системе с возможностью внедрения ролевой модели, проект создания ЕРЦ не был бы реализован.

Схема бизнес-процесса планирования и исполнения платежей после внедрения

Сложность.png

Описание проекта

Принятие решения о начале проекта вызвано отсутствием автоматизации платежной функции, низким качеством и недостаточной эффективностью процессов казначейства в холдинге, в том числе: управление банковскими продуктами, ликвидностью, платежными операциями. Исполнение функции казначейства осуществлялось в каждом дочернем обществе (ДО) холдинга обособленно, с бессистемным использованием Microsoft Excel, бумажных носителей, корпоративной почты, с участием головной компании на ключевых этапах процессов казначейства для согласования и контроля.

Схема бизнес-процесса планирования и исполнения платежей ДО до внедрения

Описание.png

Анализ ситуации позволил сформулировать ряд проблематик при работе с казначейской функцией:

сложность сбора централизованной информации для оперативного управления и достоверного предоставления аналитики в различных разрезах;
низкий уровень контроля за осуществлением платежей;
завышенный объём необходимых ресурсов в ДО, требуемых для поддержания функций казначейства;
регулярные ошибки, связанные с человеческим фактором;
дублирование функций разными подразделениями;
неприемлемый уровень достоверности данных.

В целях автоматизации процессов и устранения выявленной проблематики было принято решение о внедрении единой информационной системы на основе «1С:Управление холдингом», что позволило оперативно централизовать платежи на базе выделенной в периметре холдинга организационной структуры — Единого Расчетного Центра (ЕРЦ).

Большинство задач внедренного решения были реализованы без существенных доработок типового функционала «1С:Управление холдингом».

Реализация проекта позволила достичь следующих результатов:

Перевод ДО холдинга на обслуживание в ЕРЦ на базе единой централизованной информационной системы.
Унификация и стандартизация процессов казначейства и смежных с ними на всех ДО холдинга.
Повышение финансовой дисциплины ДО.
Прозрачность на всех этапах казначейских процессов.
Увеличение скорости обработки платежей.
Сокращение трудозатрат на выполнение операций блока казначейства.
Возможность удаленной работы пользователей через аппаратно-программные средства, что актуально в период пандемии, а также позволило сократить расходы по аренде центрального офиса.
Возможность контроля платежей ДО смежными подразделениями головной компании (ИТ, служба безопасности, кадры, бухгалтерия).
Сокращение расходов на канцелярию в масштабах холдинга на всех ДО (бумага, картриджи), что актуально в период экономического кризиса.
Получение оперативной отчетности в разрезе расширенной аналитики по фактическому движению денежных средств, остатков на счетах по всему холдингу.
Возможность взаимодействия с ОЦО в части платежей (централизованное формирование заявок на оплату налогов и выплату заработной платы, контроль за их своевременным исполнением).
Контроль оплаты по договорам с поставщиками (суммы, сроки).
Централизованный контроль своевременной оплаты банковских платежей (погашение кредитов, процентов по кредитам, лизинговых платежей).

География проекта

Почти 60 дочерних организаций Холдинга территориально расположены на всей территории России, поэтому было принято решение сделать распределение сотрудников единого расчетного центра по опорным точкам для охвата всех часовых поясов, в которых работают предприятия Холдинга.

География.png

Дополнительные презентации: