Цифровой помощник финансиста с использованием технологии Robotic process automation (RPA)

Заказчик:

Трубная металлургическая компания (ТМК)

Руководитель проекта со стороны заказчика

Дмитрий Якоб

Директор по ИТ

Поставщик

Трубная металлургическая компания

Год завершения проекта

2021

Сроки выполнения проекта

Август, 2020 - Октябрь, 2021

Масштаб проекта

1890 человеко-часов

Цели

Уменьшение количества рутинных операций, выполняемых сотрудниками
Снижение влияния человеческого фактора
Снижение нагрузки на персонал
Повышение количества выполняемых операций в день
Увеличение времени, затрачиваемого на решение творческих задач

Уникальность проекта

Наличие разнообразных однотипных или строго регламентированных процессов на крупном предприятии неизбежно. Выполнение таких операций может быть очень трудоемким и занимать продолжительное время, которое можно потратить на решение более сложных и нетипичных вопросов и проблем. Для снятия нагрузки со специалистов финансовых служб ТМК была применена современная технология Robotic process automation (RPA), которая представляет собой технологии автоматизации бизнес-процессов с помощью программных роботов. Наблюдая за повторяющимися действиями сотрудников, был разработан проект «Цифровой помощник финансиста». В рамках проекта была создана система взаимосвязанных программных роботов, которые взяли на себя часть рутинных задач финансовых служб ТМК и теперь выполняют около 90% технических операций по определенным направлениям.

Использованное ПО

UiPath, SAP, ABBYY FlexiCapture.

Сложность реализации

Основная сложность при реализации проекта – разнообразие процессов, которые должен отрабатывать робот, сложность адаптации проекта в виду разнообразия сценариев на каждом предприятии группы ТМК, обеспечение непрерывности кросс-функциональных операций, выполняемых роботом.

Описание проекта

В состав проекта «Цифровой помощник финансиста» вошли роботы:

1. оформляющие входящие акты сверки. В рамках этого процесса робот получает акты сверки по электронной почте и распознает их с помощью ABBYY FlexiCapture, а затем загружает в SAP ERP;

2. оформляющие исходящие акты сверки. Робот отправляет акты сверки по электронной почте контрагентам и сотрудникам компании по их требованию

3. ежедневно собирающие и сравнивающие значения курсов валют в Центральном банке РФ и ОАЭ. Собранные котировки загружаются в систему SAP B1, где они необходимы для проведения основных финансовых операций;

4. выгружающие банковские выписки из нескольких банков-клиентов и загружающие новые сведения по ним в SAP B1.

Робот-финансист помогает более чем 200 сотрудникам экономического блока компании. Решение экономит около шести тыс. часов рабочего времени в год: вместо 10 минут операция по оформлению актов сверки теперь занимает всего две минуты.

В разработке комплекса участвовал Digital-офис ТМК. Большой вклад в работу внес Центр бизнес-услуг (ЦБУ) ТМК-Синара, сосредоточивший функционал административных сервисов предприятий ТМК и Группы Синара.

Результаты:

Снизилась время обработки актов сверки с 10 минут до 2 минут;
Уменьшили время исполнения операций с банковскими выписками в среднем в 9 раз;
Снизили количество ошибок при сравнении данных сайта Центрального банка;
Снизили количество неточностей при переносе сведений из банковских выписок в систему SAP B1 с 10% до 0,1%;
Высвободили порядка 5 тыс. часов рабочего времени в год – это время сотрудники теперь посвящают решению более творческих и интеллектуальных задач.

География проекта

На сегодняшний день «Цифровой помощник финансиста» внедрен в финансовых службах на предприятиях группы ТМК. Планируется дальнейшее расширение функциональности системы дополнительными роботами по отправке счетов-фактур и сверки расчета по входящим актам сверки.