Локдаун не помеха: успешная автоматизация кадрового контура в условиях всеобщей изоляции

Основными задачами модернизации кадрового контура бизнес-процессов компании является их оптимизация и упорядочивание, а также повышение качественного уровня работы с персоналом путем использования актуальных методик, правил и требований совместно с современными информационными решениями, позволяющими их дальнейшее совершенствование в соответствии с мировыми стандартами и требованиями законодательства РФ.

Проект реализовывался с целью улучшения операционной эффективности и прозрачности работы компании с помощью создания и внедрения общего интегрированного информационного решения по учету кадров, расчету заработной платы и управлению персоналом. Внедряемая система предназначена для совершенствования процессов управления сотрудниками компании путем использования лучших практик взаимодействия HR бизнес-процессов и современных информационно-технологических решений, которые будут осуществлять комплексную и интегрированную поддержку деятельности структурных подразделений организации и обеспечивать её прозрачность для руководства и акционеров за счет предоставления общей единой корпоративной отчётности.

Основной уникальной чертой, требующей повышенного внимания со стороны руководителей проекта обеих компаний, стала необходимость реализации работ полностью в удаленном режиме в условиях локдауна 2020-2021 г.г. Это обстоятельство потребовало максимальной концентрации от сотрудников ИТ-служб, обеспечивающих бесперебойную связь между компаниями, находящимися в разных городах.

Также к отличительной̆ особенности проекта стоит отнести его комплексность - были автоматизированы базовые функции кадрового учета, расчет заработной платы и налогов, учёт рабочего времени, резервов по отпускамбонусам, а также регламентированная отчетность по страховым взносамНДФЛотчетность в органы статистики. Кроме того, реализована «Система учёта рабочего времени», позволяющая на основании производственного календаря отслеживать режимы труда и вести учет рабочего времени персонала, а также составлять графики работы сотрудников. Отдельным решением «Охрана труда» автоматизированы функции специальной оценки условий труда, производственному контролю, автоматизации допусков к самостоятельной работе и медицинским осмотрам, включающим организацию и проведение обязательных предполетных психиатрических освидетельствований, прохождении флюорографического обследования, а также ведение электронных журналов учета вакцинаций сотрудников, в том числе и от COVID-19. Так же была модернизирована работа авиационного учебного центра (АУЦ) начиная с актуализации квалификационных матриц должностей и программ обучения персонала, учета проведения обучения сотрудников, взаиморасчетов с поставщиками, и заканчивая возможностями ведения анализа «план-факт» и отчетности и создана подсистема «Наставничество». Для сотрудников и руководителей заказчика реализована возможность ознакамливаться, согласовывать и подписывать кадровые документы полностью в электронном виде через сервис «Личный кабинет», используя ЭЦП, не создавая бумажных копий для реестра или архива.

Была выполнена интеграция БОСС-Кадровик с другими информационными системами, используемыми в компании, таких как СКУД, AD, RMS Planning - планирование ресурсов по согласованным с перевозчиком технологическими графиками обслуживания ВС, обмен данными с AODB – информационным ядром любого аэропорта, базы данных хранящей всю технологическую информацию и фиксирующую все текущие операции, происходящие в аэропорту.

Мы смогли осуществить полномасштабное, многопоточное по задачам, внедрение системы в сжатые сроки, включая миграцию данных из старых самописных программ, их верификацию и работы по интеграции с используемыми ИС заказчика. Нужно отметить, что мы получили новый̆ уникальный опыт ведения проектов создания HR-систем в условиях нестабильной внешней ситуации, где команда и люди играли ведущую роль, смогли преодолеть внешние обстоятельства и успешно закончить работы.

В ходе проекта, который полностью был выполнен в дистанционном режиме в условиях локдауна 2020-2021г.г., был модернизирован сквозной кадровый учёт, расчет заработной платы, налогов и пособий, учёт резервов по отпускам и бонусам, и автоматизирована регламентированная отчетность по страховым взносам, НДФЛ и отчетности в органы статистики.

Согласно требованиям, в проекте была активирована «Система учёта рабочего времени», позволяющая на основании производственного календаря отслеживать режимы и вести учет рабочего времени, а также составлять графики работы сотрудников. Отдельным решением «Охрана труда» выполнена цифровизация функций специальной оценки условий труда (СОУТ), производственного контроля, автоматизации допусков к самостоятельной работе и медицинскому осмотру, включающему организацию и проведение обязательных психиатрических освидетельствований, и прохождение флюорографического обследования, а также ведение электронных журналов учета вакцинаций сотрудников, в том числе и от COVID-19.

К отличительным особенностям проекта можно отнести и модернизацию в полном объеме работы Авиационного учебного центра (АУЦ): начиная с актуализации квалификационных матриц и заполнения справочников по программам курсов и преподавателям, учета проведения обучения сотрудников, взаиморасчетов и договоров с поставщиками, и заканчивая возможностями ведения анализа в разрезе «план-факт» и отчетности. Создана подсистема «Наставничество», автоматизировано ведение кадрового резерва и процедур оценки персонала, выполнена интеграция с системой дистанционного обучения и модулем планирования обучения. Теперь учебный центр компании является одним из самых технологичных авиацентров в стране и может вести автоматизированный учет обучения не только для своих сотрудников, но и для работников организаций-партнеров.

Кроме всего вышеперечисленного, запускается в эксплуатацию функционал системы БОСС-Кадровик, позволяющий вести юридически значимый кадровый электронный документооборот (ЮЗКДО), связанный с применением электронных цифровых подписей (ЭЦП) для визирования любых кадровых документов. Для сотрудников и руководителей компании-заказчиков появилась возможность ознакомится, согласовать и подписать документы в электронном виде, используя все виды ЭЦП, регламентированных в нашей стране – УКЭП, УНЭП и ПЭП, не создавая бумажных копий для реестра или архива.

В ходе проекта внедрения системы БОСС-Кадровик были выполнены работы по замене используемого программного обеспечения с переносом всех архивных данных, в т.ч. и исторических, с возможностью оперативного доступа к ним. В ходе проекта сделана интеграция с другими информационными системами, используемыми в компании, таких как СКУД, AD, RMS Planning - планирование ресурсов по согласованным с перевозчиком технологическими графиками обслуживания ВС, обмен данными с AODB, базы данных хранящей всю технологическую информацию и фиксирующую все текущие операции, происходящие в аэропорту.

Сегодня в новой цифровой среде работают около 250 специалистов по кадровому учету, а расчет зарплат и отчислений производится для 5 000 сотрудников компании.

Выполнение работ по цифровой трансформации функций управления персоналом на базе системы БОСС-Кадровик в компании «Воздушные Ворота Северной Столицы» позволит повысит эффективность деятельности подразделений компании с точки зрения оперативности управления сотрудниками компании и принятия управленческих решений.