Автоматизация бюджетирования административно-хозяйственных расходов

Заказчик:

ПАО "БАНК УРАЛСИБ"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Ара Саруханян

Руководитель дирекции управления проектами, заместитель начальника управления

Поставщик

Intersoft Lab

Год завершения проекта

2021

Сроки выполнения проекта

Июль, 2019 - Апрель, 2021

Масштаб проекта

2000 автоматизированных рабочих мест

Цели

Банк УРАЛСИБ входит в топ-25 банков федерального уровня по величине активов и по уровню развития региональной сети продаж, которая представлена в 7 федеральных округах и 44 регионах. Используемая табличная технология не позволяла банку такого масштаба эффективно решать задачи планирования и контроля административно-хозяйственных расходов (АХР). Новая система бюджетирования должна была ликвидировать ее недостатки: «кусочную» автоматизацию, трудоемкость процессов планирования, согласования и контроля расходов, сложности выверки и консолидации планов.

Были поставлены задачи обеспечить прозрачность и управляемость процессов бюджетирования АХР, включая:

Планирование, в котором участвуют сотрудники различных подразделений. Необходимо было уйти от ограничений табличной технологии, не поддерживающей эффективной коллективной работы, и гарантировать корректность массового ввода данных сотрудниками, контролировать регламент планирования и маршруты согласования расходов, обеспечить возможность в деталях отслеживать, как формируются значения статей расходов и хранить историю их изменений (кем и когда вводились, менялись, согласовывались, утверждались данные и др.).
Контроль исполнения бюджета. Требовалось контролировать целевое использование средств и соответствие платежей бюджету, договорам, резервам; проверять соблюдение бюджетной дисциплины и хранить историю согласования платежей.
План-факт анализ бюджета. Следовало предоставить руководству возможность оперативно получать детальную аналитику о состоянии бюджета.

Уникальность проекта

Проект показателен по своим масштабам: решение эксплуатируют ~ 2000 пользователей.

Для адаптации такой численности персонала к новым цифровым инструментам, банк выбрал уникальный подход пошагового подключения ПО к бюджетному процессу:

в рамках «пилотной» бюджетной кампании 2020 систему освоили 200 сотрудников, которые провели тестовое планирование ИТ-бюджета; это позволило оценить готовность пользователей к принятию системы;
в ходе бюджетной кампании 2021 в системе был запланирован бюджет всего банка, но по укрупненной методологии с участием только ответственных представителей подразделений; в результате систему освоили ключевые участники процесса;
параллельно вовлечению персонала в планирование в эксплуатацию запущен функционал для контроля и учета исполнения бюджета; к системе подключены почти 2000 сотрудников; это позволило подготовить всех участников к кампании 2022;
текущая бюджетная кампания 2022 ведется по утвержденной методике в масштабах всего банка.

Использованное ПО

В банке внедрены два модуля приложения «Бюджетирование хозяйственных расходов»: «Планирование хозяйственных расходов» и «Контроль исполнения бюджета». Приложение входит в состав RCPM-платформы «Контур» от компании Intersoft Lab. Приложение интегрировано с информационными системами банка:

с учетной системой SAP, в которую передаются данные по платежам (платежным документам) для выполнения проводок в бухгалтерском учете;
с системой электронного документооборота IBM Lotus - для получения в приложении информации о новых согласуемых хозяйственных договорах;
с системой учета кадров SAP HR – для получения в приложении информации об авансовых отчетах и командировочных расходах.

Сложность реализации

Сложность проекта связана с широтой охвата автоматизируемых процессов, масштабом бюджетной модели банка и количеством пользователей нового ПО.

В системе был реализован полный технологический цикл планирования хозяйственных расходов банка, включающий подготовку проекта бюджета, проведение информационно-заявительной кампании, формирование и утверждение итогового бюджета; а также поддержаны все ключевые процессы контроля исполнения бюджета: контроль платежей, работа с резервами, различные корректировки бюджета, формирование план-факт отчетности.

В ходе проекта была формализована и настроена в системе сложная бюджетная модель банка, которая предполагает глубокую детальность планирования и контроля расходов более чем в 10 аналитических разрезах, использование многоуровневых маршрутов согласования документов и специфические процессы работы с резервами.

Для разграничения прав доступа к многочисленным объектам системы и определения прав на выполнение заданного набора операций при работе с объектами системы было настроено более 30 ролевых профилей.

В результате проекта была проведена объемная трансформация внутренних процессов банка, которая затронула все подразделения банка. После передачи системы в промышленную эксплуатацию ее используют ~ 2000 сотрудников банка.

Описание проекта

Проект внедрения комплексной системы бюджетирования АХР от компании Intersoft Lab в Банке «Уралсиб» был реализован поэтапно:

Этап 1. Тестовая автоматизация планирования
Сроки: 06.2019-01.2020

Цель: Протестировать соответствие функциональных возможностей ПО методике планирования банка.

Содержание: В рамках «пилота» была подготовлена самая весомая часть хозяйственной сметы банка – ИТ-бюджет Блока Банковских технологий, технология планирования которой сложнее, чем у других частей бюджета. Специалисты исполнителя:

провели обследование и формализовали (описали в терминах системы) методику планирования бюджета банка,
настроили модуль «Планирование хозяйственных расходов» согласно требованиям методики банка,
загрузили данные по хозяйственным договорам.

Через 4 месяца после старта проекта более 200 сотрудников банка приступили к тестовому планированию ИТ-бюджета на 2020 год в новой системе.

Результат: По итогам тестового планирования банк успешно подготовил бюджет Блока Банковских технологий (ИТ-бюджет), убедился в адекватности функционала выбранного ПО методическим потребностям банка, выработал технологию последовательного вовлечения в работу с новой системой персонала банка.

Этап 2. Автоматизация планирования в масштабах банка

Сроки: 07.2020-12.2020

Цель: Автоматизировать планирование бюджета АХР в масштабах банка.

Содержание: В рамках этапа специалисты исполнителя:

реализовали ряд дополнительных требований к ПО, сформулированных по итогам тестового планирования,
произвели донастройку модуля планирования для формирования бюджета АХР в масштабах банка.

В результате банк получил полностью автоматизированную технологию планирования хозяйственного бюджета, охватывающую планирование расходов по обязательствам банка, учет заявок подразделений, согласование документов на всех уровнях организационной структуры, консолидацию бюджета и отчетность по планированию. Окончанием этапа стало успешное проведение бюджетной кампании 2021 в масштабах всего банка по укрупненной технологии – в планировании приняли участие ответственные представители всех подразделений банка.

Результат: По итогам этапа банк успешно подготовил бюджет банка на 2021 год, ключевые специалисты всех подразделений-участников планирования получили опыт работы с системой для последующего консультирования сотрудников в ходе бюджетного планирования на 2022 год.

Этап 3. Автоматизация контроля исполнения бюджета в масштабах банка

Сроки: 02.2020-04.2021

Цель: Автоматизировать процессы бюджетного контроля, учета исполнения бюджета АХР и подготовки «план-факт» отчетности.

Содержание: В рамках этапа специалисты исполнителя:

формализовали (описали в терминах системы) методику контроля исполнения бюджета банка,
настроили модуль «Контроль исполнения бюджета» для поддержки процессов контроля и учета текущих платежей, ведения хозяйственных договоров, управления резервами, корректировки бюджета,
обеспечили интеграцию с информационными системами банка, в частности с программными продуктами SAP и другими элементами IT-инфраструктуры банка: с учетной системой банка, в которой выполняются проводки платежей; с системой электронного документооборота, из которой поступают данные о хозяйственных договорах; с системой кадрового учета для получения данных о командировочных расходах и авансовых отчетах.

Этап завершился тестовыми испытаниями новой функциональности и массовым обучением будущих пользователей. К работе с системой подключились сразу 2000 сотрудников банка, и она была переведена в режим промышленной эксплуатации.

Результат: Система бюджетирования переведена в промышленную эксплуатацию в масштабах всего банка. Систему используют ~ 2000 сотрудников банка.

Ключевые настройки

~ 70 справочников
8 видов бюджетных документов
12 аналитических разрезов ведения бюджета
~ 10 маршрутов согласования для каждого вида документа
12 отчетов
~ 30 ролевых профилей
~ 2000 пользователей

Достигнутые результаты

Благодаря пошаговому внедрению банк успешно осуществил масштабную трансформацию процессов бюджетирования АХР, в которые вовлечены все подразделения, и смог перейти на качественно новый уровень управления расходами.

Банк добился всех поставленных целей:

Достигнута прозрачность коллективных процессов планирования и согласования бюджета. Система хранит историю каждого изменения и согласования бюджетных документов. Автоматически контролирует сложные маршруты согласования расходов сотрудниками различных служб и подразделений банка.
Налажен эффективный контроль за соблюдением бюджетного регламента. Пользователи своевременно информированы о наступлении существенных событий: поступление документа на этап документооборота, наступление контрольной даты по документу, направление документа на оплату в учетную систему или проведение оплаты. Система позволяет ответственным сотрудникам в любой момент времени отследить статус согласования любого бюджетного документа по каждому участнику бюджетного процесса.
Исключена возможность появления ошибок в сводном бюджете: все изменения, вносимые в планируемые расходы в процессе их согласования автоматически фиксируются, а встроенная система документооборота гарантирует, что в бюджет попадут только те расходы, которые прошли все этапы согласования.
Усилен контроль за целевым использованием средств: в системе настроена проверка соответствия каждого платежа бюджету и договору для законтрактованных обязательств. Система не допускает оплату хозяйственных платежей в обход заданных маршрутов согласования.
Решены задачи консолидации данных по всем хозяйственным договорам и централизации контроля платежей в единой системе бюджетирования, благодаря выполненной интеграции.
Оперативно выпускается аналитическая отчетность о ходе планирования и исполнения сметы расходов банка с глубокой детализацией. Обеспечена достоверность данных в отчетности по фактическим расходам.

Опыт промышленной эксплуатации системы показал существенное повышение бюджетной дисциплины и операционную эффективность процессов, связанных с планированием, корректировками и контролем исполнения бюджета АХР. Управление бюджетного контроля и закупок банка отмечает снижение бюрократической нагрузки и сокращение количества служебных записок на 84%. Фактически проект реализовал направление действующей стратегии банка, в которой повышение эффективности процессов — ключевая цель подразделений поддержки бизнеса.

География проекта

Автоматизация центрального офиса и региональной сети продаж Банка в 7 федеральных округах и 44 регионах на территории РФ.

Дополнительные презентации:

Управлять расходами рационально_ опыт БАНКА УРАЛСИБ _ Банковское обозрение.pdf