Электронный архив

Заказчик:

АО ВТБ Лизинг

Руководитель проекта со стороны заказчика

Борис Шелекасов

ИТ-директор

Поставщик

ООО «Хомнет Консалтинг»

Год завершения проекта

2020

Сроки выполнения проекта

Июль, 2019 - Декабрь, 2020

Масштаб проекта

7554 человеко-часа

Цели

Организация структурированного и упорядоченного хранения лизинговой документации в едином централизованном хранилище.
Обеспечение сохранности информации, надежное и удобное хранение документов, конфиденциальность и разграничение прав доступа.
Повышение операционной эффективности, увеличение скорости и качества обработки документов.
Повышение уровня удовлетворенности пользователей за счет представления удобного инструмента для быстрых и эффективных действий по работе с документами организации.
Эффективный обмен документированной информацией между сотрудниками и региональными подразделениями компании. Снижение бумажного документооборота.
Соблюдение требований комплаенс в части предоставления документов в проверяющие и надзорные органы.
Отсутствие прироста численности персонала при существенном росте объемов бизнеса и документов.
Минимизация ошибок, снижение операционных и репутационных рисков.

Уникальность проекта

1. Территориальный охват проекта: 60 региональных подразделений по всей территории РФ. 2. Автоматизировано бизнес-процессов: 14 БП. 3. Автоматизировано рабочих мест: 600 пользователей. 4. Большие объемы данных: мигрировано более 4 млн. файлов. 5. Единовременное внедрение во всех региональных подразделениях компании. 6. Предусмотрена интеграция с системой налогового мониторинга для предоставления документов по запросам налоговых органов. 7. Внедрение функции штрихкодирования и потокового сканирования документов. 8. Построение сквозного процесса и контроль документов на всех этапах прохождения сделки. 9. Отечественное программное обеспечение – 1С: Документооборот 8. 10. Система является платформой для дальнейшего развития электронного документооборота. Внедрение Электронного архива большой шаг на пути к полной цифровизации. 11. Автоматизация бизнес-процессов позволила достигнуть снижение расчетного времени на операцию и контроль на 30%, снижение бумажного документооборота на 30%.

Использованное ПО

1С: Документооборот 8.3
Принтеры для печати штрих-кода и потоковые сканеры
1с Хомнет Лизинг
Microsoft Dynamics 2016
Microsoft Dynamics 365
1 С Консолидация

Сложность реализации

Структура сделки:

- Необходимость поддержания древовидной структуры сделки, настройка связей между родительскими и дочерними документами, настройка четырехуровневой иерархии в структуре сделки.

Миграция данных:

- Нормализация и кластеризация данных для миграции, сохранение связей документов, обогащение и синхронизация созданных карточек в системе с информацией из разных фронт-офисных систем по историческим документам.

Интеграция данных:

- Сложные интеграционные процессы из-за большого числа источников информации по идентичным данным. Интеграционно передается большое количество документов, а по некоторым видам и файлы. По каждому виду документа предусмотрены свои сценарии интеграции.

Запуск системы в ПЭ:

- Запуск в промышленную эксплуатацию в удаленном формате работы в связи с эпидемиологической обстановкой в стране, удаленное подключение и настройка потокового сканирования и оборудования порядка 110 пользователям системы.

Описание проекта

Осуществлен перевод хранения всей документации с файлового сетевого ресурса в АС Электронный архив.
Реализован механизм автоматической генерации и присвоения штрих-кода на печатные формы документов, внедрена функция потокового сканирования.
Проведена интеграция с системами CRM и Хомнет Лизинг, разработаны универсальные интеграционные сервисы.
Автоматизированы процессы создания карточек документов, заполнения атрибутов карточки, передачи скан-образ документа.
Автоматизирован процесс передачи и хранения электронных документов, подписанных ПЭП и КЭП.
Автоматизирован процесс массовой выгрузки документов по запросам налоговых органов.
Формирование Акта приема-передачи документов в архив осуществляется автоматически, внедрен прозрачный контроль движения документов на всех этапах жизненного цикла.
Автоматизирован процесс выдачи документов, маршрутизации заявок на выдачу. Возможно получение актуальных данных по статусу и местонахождению оригиналов.
Автоматизирован процесс передачи документов с внутреннего хранения во внешний архив. Осуществлен перевод на аутсорсинг функции оперативного хранения документации.

География проекта

60 региональных подразделений АО ВТБ Лизинг по всей территории РФ

Дополнительные презентации:

ВТБЛ_архитектура ЭДО.pdf