Цифровой документооборот «УРАЛСИБ Страхование»

Заказчик
УРАЛСИБ Страхование
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Первая Форма
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Ноябрь, 2019 - Декабрь, 2020
Масштаб проекта
1810 человеко-часов
Цели

  • Повысить эффективность согласования документов за счет наложения регламента на процесс согласования документов между всеми подразделениями для повышения скорости и качества принятия управленческих решений.
  • Разработка единой коммуникационной среды для взаимодействия сотрудников всех подразделений.
  • Обеспечить единый архив документов и удобный поиск оригиналов подписанных документов.
  • Реализовать разграничение прав доступа к объектам электронного архива среди подразделений одного юридического лица; своевременное предоставление информации клиентам и службам ЦБ, ВСС, ФНС на основе ролевой модели доступа.

Уникальность проекта

  • Обеспечено соблюдение регламентов по срокам согласования документов и составу согласующих лиц. Реализована сквозная работа с документами сотрудников смежных подразделений и ролевая модель доступа. При работе с поручениями реализована возможность направить на внутреннее исполнение сотрудникам не в линейном подчинении, с запросом согласования линейного руководителя.
  • Создан централизованный электронный архив документов, с сохранением истории версий и защитой от нерегламентированных изменений, насчитывающий более 40 тыс. документов. Реализован удобный поиск электронных версий документа и подписанных оригиналов.
  • Организовано оперативное и удобное взаимодействие между подразделениями: финансовым департаментом, дирекцией документационного обеспечения, департаментом правового обеспечения, управлением методологии страхования, службой клиентского сервиса, службой актуарных расчетов.
  • С момента запуска проекта в декабре 2020 создано более 180 тыс. задач, включая все сущности СЭД.
Использованное ПО

  • BPM-система «Первая форма»

  • MS Exchange
Сложность реализации

Реализована матрично-итерационная процедура согласования документов, позволяющая совершать неограниченного количество циклов итераций согласования, при чем на каждом следующем данные, полученные на предыдущем этапе, не теряются и учитываются. Если на первом этапе пользователь согласовывает задачу, то она считается с его стороны согласованной, и он не участвует в согласовании на следующих этапах.

Для этого потребовалось создание набора уникальных автоматизаций при формировании и настройки маршрутов жизненного цикла сущностей (элементов) системы при реализации функционала по согласованию внутренних документов в разделах организационно-распорядительной документации и служебные записки.

Описание проекта

1. Автоматизированы внутренние процессы в соответствии с принятыми в компании регламентами и объединены на единой платформе:

· подготовка и согласование договоров и внутренней организационно-распорядительной документации;

· обработка входящей и исходящей корреспонденции;

· организация электронного архива документов;

· организация совещаний, постановка поручений по итогам совещаний, контроль выполнения поручений.

2. Реализован функционал для управления работой коллегиальных органов (в том числе Тендерного комитета), рабочих совещаний и встреч.

3. Реализовано управление требованиями к изменению и развитию СЭД.

4.Создан внутренний портал для публикации новостей и объявлений, список встреч и задач на сегодня с указанием срока выполнения задачи и просроченные задачи.

5.Разработано полнофункциональное мобильное приложение, объединяющее корпоративный мессенджер, постановку и контроль поручений, непрерывное участие и управление бизнес-процессами для оперативного согласования документов
География проекта
ЦФО
Коментарии: 4
  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 2234
    Центр цифровой экономики МГУ
    Ведущий специалист
    21.12.2021 21:28

    Добрый день, диспетчеризация документов у Вас производится на основании реквизитов? А как дальше определяется маршрут документа автоматически или вручную? Эти процессы достаточно стабильные или вариантивность высокая?

  • Андрей Баев
    Рейтинг: 70
    ООО СК Уралсиб Страхование
    Руководитель управления ИТ инфраструктуры
    27.12.2021 16:20

    Добрый день. Как таковой диспетчеризации у нас нет. Каждый процесс в своём потоке, соответственно со своим workflow. Выбор процесса осуществляется на главном экране платформы - это рабочий стол, на нём видны и встречи, согласования по всем процессам, другие нотификации.

  • Дмитрий Турчановский
    Рейтинг: 1020
    Зарубежнефть
    Заместитель начальника Управления информационных технологий
    08.01.2022 11:57

    В моем понимании у вас на самом деле электронный документооборот, в чем он цифровой, какие сквозные цифровые технологии использован, может, плохо описано и не увидел? По каким критериям выбрали данную платформу, на рынке есть много специализированных систем СЭД, а также портальных и коммутационных решений, вы же использовали платформу класса BPM у которой другое назначение. Каким образом организована аутентификация пользователей, не увидел интеграции с AD.

    • Андрей Баев Дмитрий
      Рейтинг: 70
      ООО СК Уралсиб Страхование
      Руководитель управления ИТ инфраструктуры
      19.01.2022 14:41

      Электронный документооборот - это одно из направлений, которое мы хотели закрыть и закрыли. Но кроме документов, их подписания и прочее в системе и другие процессы, тендеры, результаты заседаний комитетов. С виду это документооборот, но вокруг прохождения документов по маршутам, есть ещё и логика, которую проще реализовать в BPM системе, чем в системе документооборота. За последнее время в систему перенесли часть процессов актуариев по согласованию. Есть планы перенести в 1Форму ещё часть бизнес процессов. Да и глобально, что такое документооборот? Это же тот же процесс, которым нужно управлять. Интеграция с AD не указана, потому что не представляю системы, где нет централизованной авторизации. Конечно, мы используем эту интеграцию.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление