Внедрение системы электронного документооборота в ООО «Ситрас» (AUCHAN HOLDING)

Основной целью проекта внедрения системы электронного документооборота было повышение качества работы Компании в области документных процессов.

Первостепенными задачами проекта были:

• Снижение трудозатрат на подготовку документов и минимизация рисков и ошибок за счет создания шаблонов документов с автоматически заполняемыми файлами;
• Снижение времени на согласование документов;
• Повышение исполнительской дисциплины;
• Повышение прозрачности бизнес-процессов по заключению договоров;
• Автоматизация внутренней тендерной процедуры с проверкой надежности и добросовестности кандидатов;
• Сокращение вероятности утери документов;
• Возможность быстрого поиска документов и версий документов.

Внедренные программные продукты

1С:Документооборот :

• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет договоров

Компания "CEETRUS", входящая в состав "Auchan Holding" совместно с "Auchan Retail" и "Oney Bank", которая на сегодняшний день является одним из лидеров в сфере девелопмента и управления торговой недвижимостью — основана во Франции в 1976 году. Под управлением компании находится более 400 объектов торговой недвижимости в 12 странах Западной и Восточной Европы и Азии. В России портфолио компании насчитывает 40 торговых центров и ритейл-галерей в Москве, Санкт-Петербурге, Волгограде и других крупных городах страны. В портфеле компании более 168 000 кв.м. торговых площадей и свыше 1230 партнеров-ритейлеров.

Особый подход к строительству и эксплуатации объектов позволяет компании "CEETRUS" создавать привлекательные коммерческие пространства, идеально вписанные в окружающую инфраструктуру и отвечающие потребностям рынка. В долгосрочных планах российского подразделения компании – открывать по одному торговому объекту в год, беря за основу тщательное изучение региона, его особенностей, а также потребностей и желаний жителей.

До настоящего времени (фактически - до начала старта проекта) автоматизированной системы электронного документооборота в компании не было. Согласование документов велось по электронной почте, а после согласования все согласующие подписывали лист согласования в бумажном виде (с приложением распечатанных писем с визами согласующих), что увеличивало время обработки документов. Задачи выполнялись не в срок, контроль исполнения документов отсутствовал.

Из-за отсутствия единой системы учет и хранение внутренних документов велись разрозненно (на компьютерах сотрудников, в файловом хранилище), поиск и сравнение версий документов были затруднены.

В рамках внутренней тендерной процедуры проверка надежности и добросовестности контрагентов велась по электронной почте, что не обеспечивало прозрачности бизнес-процесса и влекло за собой риски заключения договора с недобросовестными контрагентами.

Результаты проекта

Все внутренние документы классифицированы по видам, что обеспечило быстрый доступ к ним в системе. Сократилось время на поиск документов, версий и сравнение версий на 20%.

Согласование документов переведено в электронный вид, появилась возможность оперативно получать информацию об этапе обработки документа.

Сократились сроки согласования:

• договорные документы - 40%;
• счета на оплату - 60%;
• акты выполненных работ/оказанных услуг - 60%;

Благодаря автоматизации внутренней тендерной процедуры появился контроль за процессом закупок, повысилась прозрачность данного процесса - от момента поступления технического задания до принятия решения по выбору поставщика.

У руководителей появился быстрый доступ к данным о исполнительской дисциплине подчиненных.

У компании открыты филиалы в Волгограде, Тамбове, Тольятти, сотрудники которых успешно работают в системе и самостоятельно запускают процессы согласования договоров, счетов и актов и контролируют их стадии обработки.