Автоматизация документооборота c использованием DocSpace.

Заказчик:

АО «РАОС Проект»

Руководитель проекта со стороны заказчика

Марина Короткевич

Менеджер по портальным ИТ-решениям

Поставщик

ООО «Контек»

Год завершения проекта

2021

Сроки выполнения проекта

Август, 2020 - Август, 2021

Масштаб проекта

4500 человеко-часов

Цели

Сокращение бумажного документооборота и потерь документов.
Создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов без перехода в смежные системы.
Ускорение цикла согласования документов.
Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников.
Накопление корпоративных знаний для возможности принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегание повторения ошибок и быстрого обучения новых сотрудников.
Повышение скорости и улучшения качества принятия управленческих решений.
Усиление контроля исполнения поручений (наличие полной информации о порученных заданиях, сроках и результатах выполнения работ).
Реализация модуля аналитической отчетности по документам и поручениям.
Обеспечение возможности работы пользователей с документами при дистанционном формате трудовой деятельности.

Уникальность проекта

Территориальная распределенность проекта, комплексная автоматизация бизнес-процессов компании в России и Финляндии.
Масштабная миграция файлов на момент запуска в эксплуатацию из системы на базе Lotus Notes.
Разработка механизма интеграции с использованием ActiveMQ Artemis в качестве брокера сообщений для обмена данными с другими системами.
Реализация детализированных аналитических отчетов с визуализацией по документам и поручениям.
Обучение новых сотрудников работе в DocSpace посредством обучающих курсов в системе дистанционного обучения LMS365.

Использованное ПО

СЭД DocSpace на базе MS SharePoint 2013.

Вспомогательные системы: LMS 365.

Инструменты:

SQL Server Integration Services
SQL Server Analysis Services
SQL Server Reporting Services
MS Power BI

Сложность реализации

Отсутствие описания бизнес-процессов, большой объем автоматизируемых процессов.
Наличие нескольких функциональных заказчиков в каждом реализуемом процессе, разнообразные неструктурированные требования.
Сложная ролевая модель.

Описание проекта

В рамках проекта в общей сложности автоматизировано 24 бизнес-процесса с определенным жизненным циклом, разработано более 10 печатных форм, настроена система уведомлений, проведены интеграции с 1С: ЗУП, Active Directory, IBM Lotus и ActiveMQ Artemis, разработаны обучающие курсы по работе в Системе.

Внедренные модули продукта:

1. Управление организационно-распорядительной документацией (входящие и исходящие документы, служебные записки, приказы, протоколы).

2. Управление договорами (договоры, соглашениями о конфиденциальности, дополнительные соглашения, приложения, акты).

3. Управление закупками (технические задания, закупки, закупочная документация).

4. Управление мероприятиями (заявки на бронирование переговорных комнат, мероприятия, заявки на командировки).

5. Управление заявками (заявки на предоставление пропуска, заявки на предоставление средств индивидуальной защиты, заявки на создание новой учетной записи, заявки на изменение прав доступа, заявки на блокировку учетной записи, заявки на местные командировки, заявки на перевод).

6. Учет и контроль исполнения поручений.

7. Учет и контроль ведения совещаний, в том числе ведение протоколов и создание поручений/резолюций по совещаниям на основании загруженных данных.

8. Управление отчетами.

Система используется как электронное хранилище документов с возможностью отправки документов по маршруту обработки и совместной работы в режиме редактирования над документами и файлами.

Отчётность, сформированная в Power BI, позволяет получать необходимую информацию о ходе выполнения поручений и задач, а также контролировать движение документов в Системе. Создание единого источника, благодаря которому информация из разных систем автоматически собирается в едином хранилище, позволяет формировать отчеты по данным из разных Систем.

Обучение сотрудников работе в DocSpace проходит посредством обучающих курсов в Системе дистанционного обучения LMS365.

В результате внедрения DocSpace удалось сократить время и трудозатраты на подготовку, согласование, поиск документов и получение отчетности. В условиях дистанционного формата работы получилось быстро и эффективно организовать работу сотрудников.

География проекта

Россия: Санкт-Петербург, Москва.

Финляндия: Хельсинки, Пюхяйоки.

Дополнительные презентации:

Архитектура системы.png
Архитектура подсистемы отчетов.png
Объектная модель.png