Автоматизация учета аренды с помощью решения «1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP»

• Создать единое информационное пространство для управления коммерческой недвижимостью компании, в том числе управления арендой
• Обеспечить «быстрый старт» работы в системе
• Упросить управление договорными условиями и их изменениями
• Снизить трудоемкость оперативной работы по договорам аренды
• Снизить влияние человеческого фактора при подготовке документов по договорам аренды
• Повысить эффективность контроля дебиторской задолженности арендаторов
• Повысить оперативность получения управленческой отчетности
• Оптимизировать контроль деятельности УК
• Упростить формирование агентских расчетов

1. Все процессы автоматизации у Заказчика проходили параллельно: реализация описываемого проекта силами исполнителя, внедрение ERP-системы силами второго подрядчика, собственные разработки силами IT-отдела. Это накладывало ограничения на возможность внесения информации в базу данных, взаимные влияния при изменении кода, сложность обновлений и т.д.
   

2. В начале проекта не все процессы управления арендными отношениями имели определенное описание. Вследствие этого применялся смешанный подход, сочетающий классический проектный подход и принципы Agile.

3.  За процессы управления арендой отвечала сторонняя управляющая компания. Что само по себе является дополнительным фактором, влияющим на ход проекта. Кроме того, в течение проекта была отмечена высокая ротация сотрудников УК, которые были вовлечены в проект. Что влекло за собой необходимость использовать способы быстрого погружения новых пользователей в процессы и особенности системы.

ООО "Аэроэкспресс" – динамично развивающаяся компания, осуществляющая железнодорожные пассажирские перевозки между столицей и аэропортами Московского авиационного узла (Внуково, Домодедово и Шереметьево).

Одним из основных направлений деятельности компании является сдача в аренду торговых, офисных и складских помещений в терминалах аэропортов и на вокзалах.

В процессе развития компании обозначился ряд проблем, связанных с управлением недвижимостью и арендной деятельностью:

• Дублирование данных в разных базах.
• Расхождение данных по начислениям в управляющей компании и бухгалтерии.
• Невозможность оперативно посчитать агентские выплаты за период.
• Расхождение в данных о планировках и аналитике по объектам недвижимости.
• Низкий уровень оперативного контроля.
• Невозможность оперативно формировать управленческую отчетность.

Для их решения было принято решено консолидировать информацию в единой базе данных и использовать для этого продукт "1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP", интегрированный с "1С:ERP. Управление холдингом".

В ходе реализации проекта автоматизации были решены следующие задачи:

• Реализован перенос остатков и взаиморасчетов по аренде в единую информационную систему.
• Загружены условия договоров.
• Систематизировано ведение реестра объектов недвижимости.
• Настроены и адаптированы процедуры автоматической индексации.
• Адаптировано пакетное формирование счетов и актов по аренде в зависимости от принадлежности услуги к тому или иному типу с учетом обмена с контрагентами через ЭДО.
• Разработана система отчетов и уведомлений для контроля своевременности и полноты начислений, возникновения задолженностей и просрочек.
• Разработаны инструменты работы по претензиям.
• Проведена адаптация модуля по зависимости условий арендной платы от пассажирского трафика.
• Разработана отчетность управляющей компании перед собственником с расчетом агентского вознаграждения на основе этих данных.
• Реализован пакет управленческой отчетности.

Эффекты автоматизации:

• Возможность ведения управленческого и бухгалтерского учета по аренде недвижимости в единой базе данных.
• Упрощение обмена информацией между подразделениями.
• Повышение уровня контроля за дебиторской задолженностью.
• Повышение прозрачности данных для оперативного контроля и принятия управленческих решений.
• Возможность масштабирования системы для управления другими объектами недвижимости.