Автоматизация учета аренды с помощью решения «1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP»
- Заказчик
- ООО "Аэроэкспресс"
- Руководитель проекта со стороны заказчика
- ИТ-поставщик
- ЭЛИАС ВЦ
- Год завершения проекта
- 2020
- Сроки выполнения проекта
- Октябрь, 2019 - Декабрь, 2020
- Масштаб проекта
- 1530 человеко-часов
- Цели
-
- Создать единое информационное пространство для управления коммерческой недвижимостью компании, в том числе управления арендой
- Обеспечить «быстрый старт» работы в системе
- Упросить управление договорными условиями и их изменениями
- Снизить трудоемкость оперативной работы по договорам аренды
- Снизить влияние человеческого фактора при подготовке документов по договорам аренды
- Повысить эффективность контроля дебиторской задолженности арендаторов
- Повысить оперативность получения управленческой отчетности
- Оптимизировать контроль деятельности УК
- Упростить формирование агентских расчетов
Уникальность проекта
Основным требованием при внедрении был быстрый старт работы в системе.Проект стартовал в октябре 2019 года, а в январе 2020 года пользователи должны были начать выставлять счета и оформлять договора в новой информационной базе.
Для того чтобы выполнить это требование и безболезненно перевести пользователей на новый для них формат, все задачи проекта были приоритезированы и выделены те, которые позволяли получить жизнеспособный продукт в короткий срок.
Кроме того, особенностью работы в информационной базе является то, что основными пользователями являются представители сторонней управляющей компании.
Разработанная система позволяет Заказчику не только видеть весь учет по аренде, но и автоматически собирать данные, рассчитывать и проводить все расчеты с агентом управляющей компанией.
- Проект решает задачи импортозамещения
- Нет
- Использованное ПО
-
1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP
Интегрирация с "1С:ERP. Управление холдингом»
- Сложность реализации
-
-
Все процессы автоматизации у Заказчика проходили параллельно: реализация описываемого проекта силами исполнителя, внедрение ERP-системы силами второго подрядчика, собственные разработки силами IT-отдела. Это накладывало ограничения на возможность внесения информации в базу данных, взаимные влияния при изменении кода, сложность обновлений и т.д.
-
В начале проекта не все процессы управления арендными отношениями имели определенное описание. Вследствие этого применялся смешанный подход, сочетающий классический проектный подход и принципы Agile.
-
За процессы управления арендой отвечала сторонняя управляющая компания. Что само по себе является дополнительным фактором, влияющим на ход проекта. Кроме того, в течение проекта была отмечена высокая ротация сотрудников УК, которые были вовлечены в проект. Что влекло за собой необходимость использовать способы быстрого погружения новых пользователей в процессы и особенности системы.
-
- Описание проекта
-
ООО "Аэроэкспресс" – динамично развивающаяся компания, осуществляющая железнодорожные пассажирские перевозки между столицей и аэропортами Московского авиационного узла (Внуково, Домодедово и Шереметьево).
Одним из основных направлений деятельности компании является сдача в аренду торговых, офисных и складских помещений в терминалах аэропортов и на вокзалах.
В процессе развития компании обозначился ряд проблем, связанных с управлением недвижимостью и арендной деятельностью:
- Дублирование данных в разных базах.
- Расхождение данных по начислениям в управляющей компании и бухгалтерии.
- Невозможность оперативно посчитать агентские выплаты за период.
- Расхождение в данных о планировках и аналитике по объектам недвижимости.
- Низкий уровень оперативного контроля.
- Невозможность оперативно формировать управленческую отчетность.
Для их решения было принято решено консолидировать информацию в единой базе данных и использовать для этого продукт "1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP", интегрированный с "1С:ERP. Управление холдингом".
В ходе реализации проекта автоматизации были решены следующие задачи:
- Реализован перенос остатков и взаиморасчетов по аренде в единую информационную систему.
- Загружены условия договоров.
- Систематизировано ведение реестра объектов недвижимости.
- Настроены и адаптированы процедуры автоматической индексации.
- Адаптировано пакетное формирование счетов и актов по аренде в зависимости от принадлежности услуги к тому или иному типу с учетом обмена с контрагентами через ЭДО.
- Разработана система отчетов и уведомлений для контроля своевременности и полноты начислений, возникновения задолженностей и просрочек.
- Разработаны инструменты работы по претензиям.
- Проведена адаптация модуля по зависимости условий арендной платы от пассажирского трафика.
- Разработана отчетность управляющей компании перед собственником с расчетом агентского вознаграждения на основе этих данных.
- Реализован пакет управленческой отчетности.
Эффекты автоматизации:
- Возможность ведения управленческого и бухгалтерского учета по аренде недвижимости в единой базе данных.
- Упрощение обмена информацией между подразделениями.
- Повышение уровня контроля за дебиторской задолженностью.
- Повышение прозрачности данных для оперативного контроля и принятия управленческих решений.
- Возможность масштабирования системы для управления другими объектами недвижимости.
- География проекта
- Москва, Терминал Шереметьево