Автоматизация проверки контрагентов

Заказчик:

ООО «Мерц Фарма» Россия

Руководитель проекта со стороны заказчика

Сергей Шашурин

Руководитель ИТ

Поставщик

Акелон

Год завершения проекта

2020

Сроки выполнения проекта

Февраль, 2020 - Октябрь, 2020

Масштаб проекта

3250 человеко-часов

Цели

Компания взаимодействует с большим количеством контрагентов. Используемая в Merz Pharma программа уже не справлялась с масштабом документооборота.

Руководство решило перейти с действующей системы автоматического документооборота на Directum RX.

Ключевыми факторами при выборе стали: гибкие инструменты настройки и отслеживание жизненного цикла объектов.

Команда внедрения поставила перед собой цели:

Перевести в «цифру» проверку контрагентов, работу с договорными и финансовыми документами, тендерную деятельность.
Выстроить прозрачные процессы для внутреннего и внешнего аудита.
Оптимизировать электронный документооборот, чтобы гарантировать целостность и актуальность оригиналов, контролировать их изменение.

Уникальность проекта

Разработан новый механизм проверки Контрагентов, включающий различные инструменты и модификации
Разработан механизм проверки договорных и связанных с ними финансовых документов по ряду важных для заказчика критериев
Выполнена модификация утилиты импорта под специализацию клиентов
Под запрос заказчика реализован отчет по среднему сроку согласования документов
Формирование Актов премии с помощью OpenXml

Использованное ПО

Directum RX

Сложность реализации

Описание проекта

Прозрачная работа с контрагентами

Благодаря цифровизации проверять благонадежность партнеров стало удобнее:

когда досье поступают на согласование, система проверяет вложение обязательных документов: устав или бухгалтерскую отчетность и т.д согласно Политики компании;
справка о рассмотрении контрагента с электронными подписями всех участников формируется автоматически;
вся информация о виде и категории контрагента отображается в карточке – легко получить доступ к условиям контрактации, результатам текущей и планам следующих проверок;
суммы контрактов рассчитываются автоматически с делением на тендерный и нетендерный тип – в системе можно настроить права доступа к этой информации.

Справка о проверке контрагента
Проверка обязательных документов для согласования
Карточка справочника «Организации»

Договорная работа

Чтобы договорные и связанные финансовые документы отвечали контрактной политике компании, система автоматически проверяет их:

контролирует соответствие тендерному лимиту;
сверяет итоги тендера и ранее созданные документы в разрезе календарных лет;
сверяет соответствие статьи затрат выбранному поставщику, а вид договорного документа — контрагенту.

проверяет состояние договора, к которому сформировано дополнительное соглашение.

Если документ не соответствует требованиям, система уведомляет сотрудника. Суммы, сроки и актуальность по закупкам контролируются автоматически.
Справочники «Тендерные лимиты», «Суммы контрактации» Отчет по среднему сроку согласования помогает оптимизировать работу с договорами. Руководитель видит, на исполнение каких этапов уходит больше времени, и может оперативно принять меры.
Отчет «Средний срок согласования договоров»

Работа с финансовыми операциями

В системе оптимизировали процессы по созданию и согласованию документов на оплату. Это помогло оперативно оповещать сотрудников бухгалтерии о расхождениях:

когда сумма, выставленная по договору, превышает лимит;
если валюта платежа не соответствует указанной в ведущем документе.

Были цифровизированы рутинные операции – Directum RX автоматически ставит отметку об оплате и ее дате, а бухгалтерия может быстро выгрузить список счетов для расчета.

Результаты проекта

Цифровизирована работа с договорными документами закупки и реализации;
Выстроен процесс по тендерной политике – с момента формирования заявки до фиксирования итогов;
Сокращено время на операции с финансовыми документами: счетами на оплату, реестрами платежей;
Реализовано списание и получение образцов продукции: автоматическое формирование накладных упростило процесс для конечного потребителя;
Оптимизировано премирование контрагентов: создание и согласование заявок на вознаграждение, создание актов в зависимости от вида;
Запущен механизм по согласованию новых контрагентов и проверке информации о текущих;
Разработано 8 проектных решений по каждому блоку бизнес-процессов и 5 новых модулей для комфортной работы пользователей.

География проекта

Российское представительство (Москва)

Дополнительные презентации:

Мерц карточки.pdf