Автоматизация кадрового учета заработной платы в ООО "ИДС БОРЖОМИ" на базе "1С:ЗУП КОРП"

• Стандартизация и унификация учетных процессов, нормативно-справочной информации, отчетов и печатных форм;
• Организация централизованной базы, эксплуатируемой на актуальной версии "1С:ЗУП 3.1 КОРП", покрывающей весь объем бизнес-процессов по учету зарплаты и управлению персоналом;
• Снижение трудозатрат пользователей системы;
• Максимальное снижение влияния человеческого фактора.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Охрана труда
• Кадры
• Зарплата
• Выплаты
• Налоги и взносы
• Отчетность и справки

Архитектура решения и масштаб проекта

Программный продукт "1С:ЗУП КОРП".

• Вариант работы: клиент-серверный (сервер базы данных: MSSQL);
• Автоматизировано: 146 рабочих мест;
• Одновременно работающих: 103;
• Численность: 1703 сотрудников (без учета сезонных рабочих);
• Более 160 видов начислений и удержаний.

Результаты проекта

• Все работы проводились в дистанционном формате;
• Внедрена единая система на базе "1С:ЗУП КОРП";
• Все юридические лица компании ведут учет в единой централизованной базе "1С:ЗУП КОРП";
• Выполнено обучение сотрудников в различных регионах страны (формат обучения – удаленно);
• Выполнена нормализация НСИ:

Начисления, удержания – в несколько этапов. Проводился анализ используемых начислений и удержаний, их настроек для целей налогообложения и учета в среднем заработке. Выявлялись расхождения. Оперативно проводились совещания с участием расчетчиков и главных бухгалтеров всех юридических лиц, при необходимости привлекались юристы и принимались итоговые решения - либо создавалось дополнительное начисление с нужными настройками, либо все соглашались на использование единого подхода.

Должности, подразделения – были выделены ответственные сотрудники центрального аппарата, которые единственные имеют право вносить новые данные и изменять существующие. Была проведена большая работа по идентификации используемых должностей, выявлению и удалению явных и неявных дублей.

Т.к. в качестве бухгалтерской программы используются несколько разных систем, для разных групп юрлиц было проведено разделение доступа к способам отражения зарплаты. Способы отражения были дополнены аналитикой для возможности автоматической замены в итоговых документах (например, замена способа отражения оплаты дней БЛ за счет работодателя; замена способа отражения для отражения взносов; замена способа отражения для резервов отпусков).

• Выполнена конвертация и перенос данных из исторических систем;
• Выполнены интеграции с различными системами бухгалтерского и налогового учета ("1С:Бухгалтерия"; "1С:ERP");
• Выполнены основные доработки:

• "Учетный табель" и его интеграция в типовой "Табель"

Разработан новый документ "Учетный табель" для ежедневного заполнения табельщиками, с автоматическим учетом внесенных в систему документов отклонений. С возможностью отражения работы в различных условиях труда в течение дня (вредные, обычные, вредные с различными % вредности и различными результатами спецоценки). С возможностью визуального контроля отработанных часов в сравнении с данными производственного календаря.

С возможностью блокирования внесения изменений на определенную дату (после проверки "Табеля"). С возможностью группового заполнения данных на список сотрудников, на выбранные даты, только условия труда и т.п. Разработаны несколько отчетов на основе данных "Учетного табеля" - по отработанным часам, неотработанным часам (в разрезе видов времени), сводно за период, накопительно за период, по дням. Разработана возможность переноса данных «Учетного табеля» в типовой документ "Табель", с учетом всех отраженных условий труда.

• Единый документ для удобной регистрации способов отражения сотрудника и отдельных видов начислений.

Способ отражения на "Подразделение" было невозможно распространить на всех сотрудников, т.к. способ отражения для сотрудника зависит от выполняемых трудовых функций. Для облегчения задачи по внесению способов отражения был разработан документ, в котором удобно указывать способы отражения для сотрудников, для сочетания сотрудник + начисления.

Также в документе возможно автоматическое заполнение сотрудниками, по которым произошли кадровые изменения в течение выбранного периода, чтобы не пропустить принятых или переведенных сотрудников, которым требуются изменения способа отражения. Разработанный документ делает движения по типовым регистрам, являясь аналогом типовых действий по внесению способа отражения в карточку каждого сотрудника или через документ «Бухучет начислений сотрудников".

• Автоматическое определение способа отражения для доп. начислений и создание отдельных документов "Разовое начисление" с указанием "Счет, субконто".

Есть ряд дополнительных начислений на всех сотрудников, которые должны отражаться не на основной способ отражения для сотрудника, но базирующиеся на нем. Воспользовались типовой возможностью указывать нужный способ отражения в документе "Разовые начисления". Автоматизировали загрузку данных, с автоматическим разбиением сотрудников по группам и созданием различных документов для каждой группы.

Был создан регистр соответствий основного способа отражения + начисление = новый способ отражения. Таким образом можно в режиме "Предприятия" настраивать соответствия для других особенных разовых начислений, не делая новых доработок.

• Регистрация документа с проводками к обмену с бухгалтерской программой только по готовности

Была реализована доработка по регистрации к обмену с бухгалтерской программой документа "Отражение зарплаты в бухучете" и "Резервы отпусков" только по готовности, которую определяет расчетчик.

• Формирование проводок в разрезе укрупненных подразделений

В бухгалтерском учете нет необходимости в детализации затрат по всей иерархии подразделений. Затраты собираются по укрупненным подразделениям. Некоторые сотрудники вообще находятся в кадровом учете в одном подразделении, а их затраты должны относиться к другому подразделению.

Для этих целей был создан регистр соответствия "Подразделений/Сотрудников" укрупненным подразделениям. Замена происходит в момент передачи данных в бухгалтерскую программу. В "1С:ЗУП КОРП" в документе "Отражение зарплаты в бухучете" информация о подразделениях соответствует данным "1С:ЗУП КОРП".

• Документ "Оффер"

Разработан документ для отражения информации о назначении и изменении сведений о положенных квартальных, годовых, месячных премиях, % или фиксированной суммой.

Разработан вариант документа для отражения запланированных через некоторое время изменений (обещанный сотруднику финансовый рост) с формированием напоминаний сотрудникам кадровой службы о приближении этого срока. Отчеты для контроля выполнения запланированных изменений и сверки "было обещано – назначено по факту". Данный документ разработан как для назначения на конкретного сотрудника, так и для дополнения информации по штатному расписанию – назначению на позицию.

• Документ "Премиальный лист"

Разработан документ для расчета премий по принципам, принятым в компании, с учетом положенных сотруднику видов премий. С возможностью отразить статус расчета: в работе, на корректировке, готов.

С возможностью автоматического массового создания типового документа "Премия", на основе рассчитанных и подтвержденных "Премиальных листов". С блокированием изменений в случае утвержденного расчета в документе "Премия". С возможностью визуального контроля через журнал состояния документа: отражен в учете, утвержден расчет. Разработан ряд отчетов для удобного контроля за проведенными расчетами.

• Блок "ДМС"

На базе типового функционала был реализован блок учета ДМС, полностью соответствующий требованиям заказчика. Учет ДМС в разрезе договоров, изменение стоимости программ в различные периоды действия договора. Контроль соответствия уровня программы ДМС, запланированного для каждой позиции и фактически полученного сотрудником. Расчет затрат компании только в части, касающейся компании, при добровольной смене сотрудником уровня программы.

Использовались типовые справочники программ ДМС, документы "Прикрепления" и "Открепления". Были реализованы точечные необходимые доработки реквизитов типовых объектов. Создан новый справочник "Договоры".

Разработана новая обработка для удобного оперативного контроля информации, отбора сотрудников для прикреплений и откреплений. Разработан единый бланк для страховой компании для всех ЮЛ. Разработаны ряд отчетов для получения информации о прикреплениях, об изменениях за период, о затратах, с учетом прикреплений сотрудников и родственников сотрудников.

• Конструктор справок (справки кадровые, о зарплате, для получения / о получении пособий и т.д.).

Для оперативной работы кадровиков и расчетчиков были разработаны конструкторы справок, позволяющие на основе данных системы и дополнительно указываемой информации формировать весь набор справок, который регулярно применяется в текущей работе.

• Реализация возможности гибкого выбора подписантов.

В связи с территориальной распределенностью предприятий и ОП возникла необходимость автоматического определения: в каком городе, какую справку/приказ кто подписывает. Был разработан регистр, в котором пользователями указываются соответствия: в разрезе юридических лиц и добавленного справочника городов, типа справки, роли подписанта в выбранном типе справок – физическое лицо и основание подписи.

Этот принцип использовали и в доработке автоматического заполнения подписанта в типовых кадровых документах, с возможностью при необходимости выбрать другого подписанта. Тип справки - это текстовое поле-идентификатор, который можно добавлять в режиме "Предприятия", на который можно ссылаться при разработке справок и печатных форм. Эта информация была добавлена в справки к регистру и к конструкторам справок для тех, кто будет поддерживать систему в дальнейшем и для пользователей, чтобы понимать, что нужно выбрать для настройки.