Автоматизация проектной деятельности на базе "1С:ERP+PM": от расчета плановой стоимости до запуска проекта и гарантийного обслуживания

1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2

• Разработан документ "Расчет коммерческой программы" (далее – РКП), в котором автоматизирован расчет предварительной стоимость и сроков проекта, что позволяет оперативно и точно предоставлять эту информацию клиенту на этапе продажи, обеспечивая таким образом конкурентное преимущество компании на рынке.
• Реализовано построчное согласование документа РКП. Данная необходимость объясняется тем, что каждая строка РКП представляет собой товар или работу, за которую отвечают разные отделы и сотрудники. В системе также настроен порядок согласования строк отделами. Для упрощения процесса согласования разработано автоматизированное рабочее место "Утверждение строк".
• В системе заложен порядок этапов работы над проектом, который позволяет корректно устанавливать сроки и оценивать длительность проекта. Данный порядок отражен в процессе формирования проектных задач из утвержденного документа РКП. Сроки проектных задач рассчитываются автоматически.
• Реализован функционал по взаимодействию с подрядчиками для выполнения работ по проектированию и строительству, назначение ответственных, заполнение ежедневного календаря сотрудника, контроль выполнения задач. Доступ к задачам для сотрудников проектирования и строительства разделен благодаря настройке прав доступа.
• Автоматизирован расчет планируемых дат потребности оборудования и выполнения предпродажных работ исходя из сроков проекта и длительности процесса закупки, доставки и выполнения связанных работ.
• Разработан функционал, который позволяет учитывать связь работ с оборудованием: оборудование считается доступным для отгрузки только после выполнения всех предпродажных работ.
• Разработан функционал связи ТМЦ с сопроводительной документацией (паспорта, инструкции и т.д.). Номенклатура разделена на группы, для каждой группы задается шаблон требуемой сопроводительной документации. Потребность в обеспечении и отгрузке сопроводительной документации возникает при формировании заказа клиента. При необходимости требования к сопроводительной документации могут быть отредактированы.
• Процесс отгрузки клиенту товаров и сопроводительной документации доработан в системе так, чтобы можно было точно отслеживать нахождение товара и отгружать товары и документы в несколько этапов в рамках одного проекта.
• Для выполнения пусконаладочных работ на территории заказчика реализован функционал, позволяющий планировать командировки и доставку материалов при формировании отгрузки оборудования, отражать выполнение прочих незапланированных работ в привязке к конкретному оборудованию, с возможностью планирования повторных выездов.
• Поскольку выполнение гарантийных обязательств – один из этапов проекта, эти расходы необходимо учитывать в рамках проекта. Для учета диагностики и ремонта разработан отдельный вид документа РКП – "РКП на диагностику/ремонт". Предусмотрено использование данного вида РКП в том числе для не гарантийного ремонта. В документе производится расчёт необходимых материалов и видов работ для ремонта, рассчитывается плановая себестоимость ремонта, указывается место проведения ремонта.
• Реализован АРМ, позволяющий планировать транзитные отгрузки (в том числе материалов для СМР).
• В системе предусмотрен функционал двойного закрытия проекта. Необходимость двойного закрытия проекта обусловлена тем, что проект нельзя окончательно закрыть до тех пор, пока по проекту есть гарантийные обязательства. · Для того, чтобы анализировать стоимость проекта и каждого этапа проекта, компании было необходимо распределять расходы в разрезе видов работ проекта. Для распределения расходов по проектам при формировании проектных задач из документа РКП автоматически создаются направления деятельности, которые связываются с проектными задачами. · Для того, чтобы установить контроль и возможность расчета предварительной себестоимости (по средней/FIFO) товаров и работ, а также ограничить доступ к изменению/добавлению документов системы за отчетный период, разработано АРМ "Закрытие периода". АРМ позволяет проводить закрытие в несколько этапов: рабочее закрытие, предварительное закрытие и итоговое закрытие. · Для учета всех доходов и расходов в разрезе рабочих проектов, а также максимальной автоматизации работы сотрудников финансового контура и оптимизации рабочих процессов, были доработаны подсистемы "Финансовый результат и контроллинг" и "Казначейство".
• Разработана выгрузка документов из "1С:ERP+PM" в "1С:Бухгалтерия" для оперативной сдачи бухгалтерской отчетности. Для корректной выгрузки разработан АРМ, позволяющий проанализировать документы перед выгрузкой, а также осуществить повторную выгрузку документов в случае их изменения в "1С:ERP+PM".
• В рамках проекта разработана интеграция "1С:ERP+PM" с "1С:Документооборот" для согласования документов, в том числе РКП, а также для трансляции данных о планируемых отсутствиях специалистов (например, отпуск).

Схема "Основной бизнес-процесс в 1С:ERP+PM" представлена во вложении (Приложение 1)

Схема "Распределение расходов в разрезе проектов в 1С:ERP+PM" представлена во вложении (Приложение 2)

Результаты проекта:

• Внедренная система обеспечивает быстрый и точный расчет предварительной стоимости проекта, что усиливает конкурентные преимущества компании и позволяет планировать бюджеты в рамках каждого проекта.
• В системе реализован наглядный и оперативный контроль в рамках каждого этапа проекта, что обеспечивает удобство работы в системе представителей всех отделов;
• Четкое распределение ответственности отделов-исполнителей за выполнение проекта позволяет контролировать узкие места, а также обеспечивает выполнение работ в установленные сроки;
• Связь сервисных работ и отгрузки товаров, реализованная в системе, позволяет минимизировать риски возврата товара от клиента;
• Разработанная схема учета сопроводительной документации обеспечивает точность отгрузки и допускает вариативность, благодаря чему сопроводительная документация полностью соответствует требованиям клиента;
• Доработанный процесс отгрузки позволяет точно отслеживать нахождение товаров и сопроводительной документации, а также отгружать товары и документацию в несколько этапов в рамках одного проекта.
• Включение блока гарантийного обслуживания в проект позволяет учитывать возможные расходы на ремонт в рамках проекта;
• Обеспечена финансовая прозрачность проектной деятельности, автоматизированы операции сотрудников финансового контура.

Г. Санкт-Петербург.