Внедрение внутреннего электронного документооборот ОЦО МегаФон» (СВЭДО)

Заказчик:: ПАО «МегаФон»
Поставщик: КОРУС Консалтинг
Год завершения проекта: 2017
Сроки выполнения проекта: Ноябрь, 2016 — Сентябрь, 2017
Масштаб проекта: 60800 человеко-часов
3000 автоматизированных рабочих мест
Цели: Перевести документооборот между ОЦО и бизнес единицами Компании, на безбумажную технологию;
Организовать единый электронный архив документов, как поступающих в ОЦО на обработку, так и создаваемых в ОЦО;
Увеличение прозрачности и контроля бизнес-процессов, поддержка соглашения об уровне сервиса
Повышение эффективности сервисов ОЦО, за счет устранения рутинный операций и мониторинга сроков обработки документов.

Уникальность проекта

С помощью внедряемого решения были достигнуты результаты
- Обеспечение полной и своевременной обработки внутренней документации, передающейся между структурными подразделениями Компании и ОЦО; -  Систематизация и унификация технологии работы с документами;
- Унификация процесса взаимодействия между всеми подразделениями и ОЦО;
  Снижение затрат, связанных с документооборотом с территориально отделенным центром учета
-  Усиление контроля исполнительной дисциплины;
-  Реализация системы SLA, контроля качества, целевых показателей. Новая СЭД позволила не только автоматизировать рутинные операции, увеличить прозрачность и контроль бизнес-процессов, четко распределить зоны ответственности участников процесса, но и стала дополнительным шагом к созданию уникального многофункционального безбумажного сервисного центра мирового класса с фокусом на оказание сервиса высокого уровня качества.
Это один из самых масштабных проектов на платформе OpenText на российском рынке. С самого начала проекта были заданы высокие требования к качеству разрабатываемой системы и составу проектной группы, которая достигала полусотни экспертов. Необходимость постоянного вовлечения большого количества рабочих групп со стороны заказчика в проект и потенциальная возможность работы в системе всех сотрудников “МегаФона” – а это более 30 тысяч человек.

Использованное ПО: OpenText Extended ECM for SAP Solutions
Описание проекта: ПАО «МегаФон» создало ОЦО в 2016 г. для централизации таких бизнес-процессов, как ведение учета и отчетности, финансового контроля и казначейства, части функций управления персоналом, планирования и сопровождения заказов, администрирования дебиторской задолженности и поддержки операций корпоративного бизнеса. Одним из важнейших условий успешной работы новой структуры было оперативное взаимодействие между ОЦО, филиалами «МегаФона» и его дочерними компаниями. Огромный объем документов должен был передаваться в электронном виде в ОЦО для его последующей обработки в учетных системах, а затем, в обратном направлении – из ОЦО в филиалы и дочерние компании для их печати и подписания, в том числе средствами электронно-цифровой подписи. В силу территориальной распределенности всех подразделений «МегаФона» без высокопроизводительной системы электронного документооборота с широкой функциональностью этот процесс занимал бы длительное время и приводил бы к частичной потере данных. Именно поэтому еще при создании ОЦО был инициирован проект по внедрению технологического инструмента, который бы позволил оперативно получать и обрабатывать документы, а также централизованно хранить их. Выбор был сделан в пользу платформы OpenText, которая уже использовалась оператором связи и зарекомендовала себя с положительной стороны как с точки зрения существующей функциональности, так и наличием расширенных возможностей для интеграции с другими информационными системами, в частности, с учетной системой SAP ERP. В ходе проекта на платформе OpenText Extended ECM for SAP Solutions была автоматизирована обработка более 500 видов документов, которые используются в «МегаФоне». Cреди них – бухгалтерские документы, авансовые отчеты, документы кадровой службы, отчеты. Особенностью проекта стало максимальное использование стандартной функциональности платформы для ускорения сроков разработки и обеспечения максимальной производительности системы. Подобный подход позволил запустить первую очередь СЭД в рекордно короткие сроки – через четыре месяца от старта проекта. Этому же способствовало и применение agile-подхода на начальном этапе проекта, когда собираемые требования функциональных заказчиков оперативно вносились в систему и выносились на ревью для утверждения или доработок. Созданная СЭД поддерживает одновременную работу 3000 пользователей, при этом время отклика системы – не более 10 секунд. Решение OpenText интегрировано с существующими информационными системами, используемым в «МегаФоне»: учетной системой SAP ERP, платформой для управления персоналом SAP HR, системой сканирования и распознавания документов Kofax, с инфраструктурой электронной подписи КриптоПро DSS, со складской и биллинговой ИТ-системами.
География проекта: Общий центр обслуживания (ОЦО) "МегаФон" расположен в Самаре и решает типовые рабочие процессы всех филиалов "МегаФона" и региональных отделений, которых более 80-ти.