Внедрение BI-платформы для задач декларирования оборота алкоголя

Заказчик:: ООО Лудинг
Поставщик: Microsoft
Год завершения проекта: 2016
Сроки выполнения проекта: Май, 2016 — Декабрь, 2016
Масштаб проекта: 1600 человеко-часов
4 автоматизированных рабочих мест
Цели: 1.    Обеспечить преемственность и версионность формирования алкогольных деклараций с целью повышения контроля и точности обязательной отчётности (основной и корректирующей).
2.    Минимизировать трудозатраты и ускорить формирование и валидацию периодической отчётности.
3.    Централизовать процессы формирования и сдачи алкогольных деклараций.
4.    Обеспечить исполнителей интуитивно-понятным инструментарием для диагностики ошибок и валидации отчётности.

Уникальность проекта

Создание в короткие сроки и с небольшими ресурсами (1 специалист на этапе разработки, 3 – в период опытной эксплуатации) системы, позволяющей формировать пакет обязательной отчётности (5 форм) из более чем 50 источников данных для более чем 20 декларантов с удобным пользовательским интерфейсом, многоуровневыми проверками и контролем версионности и качества данных.
Детальный диагностический отчёт позволяет уже на этапе формирования декларации оперативно решать вопросы качества данных, оперативно догружать их и контролировать корректность отчётов с помощью информации, переданной в ЕГАИС (базы УТМ).
Существенно (на порядок) сокращены трудозатраты на формирование обязательной отчётности, что позволило централизовать и контролировать оперативность создания и сдачи алкогольных деклараций.

Использованное ПО: Microsoft BI
Описание проекта: Алкогольная декларация – обязательная отчётность для организаций, участвующих в обороте алкогольной продукции, требование регулятора рынка – Росалкогольрегулирования. До настоящего времени в группе компаний формирование алкодеклараций осуществлялась в рамках бухгалтерий соответствующих юрлиц – декларантов. Для формирования использовался доработанный функционал из 1С Бух. Сдача производилась как децентрализованно, так и, впоследствии, посредством специализированного контролирующего подразделение компании. В год по всем декларантам тратилось на подготовку и сдачу отчётности – периодической и корректирующей – не менее 240 чел.-дней. Создание специализированного отдела декларирования позволило централизовать сдачу, но не уменьшить ни трудозатраты, ни риски несдачи деклараций в срок. Собственно алкодекларация – особый вид достаточно сложно устроенной регламентированной отчетности. Отсюда нехарактерная для отчетных систем сложность в логике построения данных. Сложность эта увеличилась с внедрением ЕГАИС, что сделало очень трудным в сопровождении эксплуатируемое децентрализованное решение. Руководством компании перед отделом декларирования была поставлена задача существенно сократить трудозатраты по формированию отчётности, повысить точность и оперативность формирования. Задача в виде высокоуровневого техзадания была транслирована в департамент ИТ на экспертизу и потенциал внедрения. В рамках экспертизы выбиралось целевое решение. Рассматривались как варианты использования специализированного ПО, так и вариант создания функционала «с нуля» с использованием имеющегося в компании инструментария – MS BI. В итоге было принято решение реализовать ТЗ с использованием возможностей BI-системы. Так как по требованиям заказчика корректность декларирования должна быть подтверждена выгрузками из баз данных универсальных транспортных модулей ЕГАИС (УТМ), соответственно, существенно увеличивалось и количество источников данных. Структура таблиц для декларирования была задумана так, чтобы можно было строить декларации в рамках одной модели, используя совершенно разные источники данных. Методика разработки заключалась в том, чтобы использовать подходы трансформации данных, характерные для загрузки данных BI-систем, и при этом сохранять результаты промежуточных шагов. Результаты этих промежуточных шагов становятся доступными целой подсистеме диагностических отчетов, ускоряющих поиск ошибок и разного рода несоответствий. Сами отправляемые регулятору xml-файлы деклараций строятся на источнике данных последнего шага преобразований, поэтому получается выигрыш по производительности из-за того, что данные максимально подготовлены для построения декларации. С учётом требований заказчика по каждому декларанту была проведена работа по выгрузке данных в специально организованное хранилище (MS SQL) из транзакционных систем и УТМ (для контроля) и организации автоматической дозагрузки данных (плановой и оперативной), реализованы механизмы контроля остатков, корректности цепочки документов, фиксирующих движение алкогольной продукции по всем учитываемым складам, а также качества справочных данных. Алгоритмы в ходе работы неоднократно пересматривались в связи с изменением как требований регулятора, так и оргизменений. Для облегчения работы был создан Web-интерфейс и диагностический журнал-отчёт по формированию всех форм выгрузки (3 по оптовой части, 2 – по розничной), Основные работы по реализации инструментария декларирования были завершены к середине сентября, после чего началась опытно-промышленная эксплуатация системы. В ходе которой проверялась корректность работы алгоритмов формирования оборотов, учёта остатков и данных ранее сформированных деклараций текущего и прошлых периодов. С учётом получения данных из разрозненных источников остро встал вопрос качества и синхронизации справочных данных. Работа со справочниками не прекращалась в течение всего периода опытной эксплуатации. Одним из критериев корректности формирования деклараций являлось совпадение отчётности, полученной посредством старого и нового инструментов. По плану проекта завершение периода опытно-промышленной эксплуатации по всем декларантам – за месяц до окончания декларационной кампании 4-го квартала 2016 г. – 20.12.2016. Достигнутые показатели: сокращение времени формирования деклараций с нескольких часов до нескольких десятков минут (в среднем – в 4-5 раз), сокращение трудозатрат на формирование и проверку деклараций – в 10 и более раз, персонал бухгалтерий освобождается от задач декларирования, которые централизованно передаются в подразделение декларирования. По факту реализации проекта 4 сотрудника обслуживают более 20 декларантов.
География проекта: По всем точкам регионального присутствия компании – от Калининграда до Мирного.