Комплексная автоматизированная система управления нетопливными бизнесами сетей АЗС

Заказчик:: ООО "РусХОЛТС"
Руководитель проекта со стороны заказчика: Максим Шуйский

ИТ Директор
Поставщик: ООО "РусХОЛТС"
Год завершения проекта: 2016
Сроки выполнения проекта: Октябрь, 2015 — Декабрь, 2016
Масштаб проекта: 12000 человеко-часов
1600 автоматизированных рабочих мест
Цели: •    Он-лайн контроль цепочки «Поставщик - АЗС»: контроль поставок, формирование заказов, контроль возвратов.
•    Создание инструмента контроля и управления действиями всех поставщиков сети АЗС.
•    Создание инструмента контроля и управления действиями персонала АЗС.
•    Объединение средств контроля и управления в едином инструменте.
•    Оптимизация товарных запасов и сокращение уровня недопоставок.
•    Снижение текущих трудозатрат персонала АЗС.
•    Создание инструмента контроля и управления товарной выкладкой на АЗС.
•    Комплексный электронный документооборот. (Ведение электронного документооборота для юридически не значимых документов, таких, как рекомендованные заказы, заявки на сервисное обслуживание, акты выполненных работ и пр.)
•    Комплексный мониторинг всего технологического оборудования сетей АЗС.
•    Контроль и оптимизация затрат на сервисное обслуживание технологического оборудование магазина и кафе АЗС.
•    Сокращение времени эксплуатационных простоев технологического оборудования АЗС.

Уникальность проекта

Система не имеет налогов в РФ. Услуга комплексного управления неограниченным количеством поставщиков и сервисных компаний – впервые реализована в нетопливных бизнесах сетей АЗС.
Проект решает несколько системных проблем отрасли. Невозможно эффективно управлять продажами, не имея данных о корректности заказов, размещаемых тысячами заправочных станций и качестве исполнения этих заказов сотнями поставщиков различных товаров и услуг.
ИТ-решение является полностью отечественной разработкой и учитывает реалии развития нетопливных бизнесов российских сетей АЗС.

Уникальность бизнеса заключается еще в наличии «человеческого фактора» со стороны разработчика. Преобразования ведут к полной замене существующих бизнес-процессов, слому шаблонов, что дается не просто. Инициатором создания данного ИТ-решения является Александр Кузьмин - эксперт, специализирующийся на преобразованиях нетопливных бизнесов крупных российских заправочных сетей, который создает проекты «под ключ» - от разработки концепций до внедрения IT-решений и организации эффективных потоков реальных товаров и услуг.

Для достижения поставленных целей Александр Кузьмин использует широкий набор инструментов - от экспертных знаний и опыта до принадлежащей ему группы компаний RH (Retail&HoReCa), компетенции и ресурсы которой позволяют реализовывать преобразовательные проекты любого масштаба. С помощью данной разработки Александр Кузьмин планирует улучшить состояние клиентского сервиса на заправочных станциях, принадлежащих т.н. "окологосударственным" сетям АЗС - это более 5000 точек продаж, принадлежащих российским ВИНК, основным акционером которых является государственный капитал.

Использованное ПО: 1С 8.3
SQL сервера
Кластерная система управления
PHP/JS
BMS Control
Описание проекта: Проект «Комплексная автоматизированная система управления нетопливными бизнесами сетей АЗС» направлен на повышение эффективности нетопливных бизнесов заправочных сетей, а также уровня клиентского сервиса на АЗС. Предлагаемая система способна стать отраслевой платформой для удаленного телеметрического контроля технологического оборудования магазинов и кафе при АЗС, построения электронного документооборота в управленческой цепочке заказов и автоматизации мерчендайзинга. Под «системой управления» мы подразумеваем не только бухгалтерский учет и управленческую аналитику, но и мониторинг всех операционных действий, которые совершает персонал станций - от руководителей до операторов, а также многоуровневый контроль за действиями поставщиков. Область воздействия данной управляющей системы - от обеспечения бесперебойного снабжения магазинов и кафе до контроля за уборкой санузлов и торговых залов заправочных станций. Проект «Комплексная автоматизированная система управления нетопливными бизнесами сетей АЗС» разделен на несколько блоков. • Контроль цепочки «Поставщик-АЗС» осуществляется за счет модуля «Контроля электронного документооборота Заказов поставщикам». Сеть из 1500 АЗС, имеющая годовой оборот нетопливных бизнесов в 15 млрд рублей, имеет средний уровень выполнения заказов 55-65%. Недополученная прибыль составляет 6-7 млрд.рублей в год. • Создание централизованного инструмента контроля и управления выкладками товаров на АЗС – модуль «Атлас сети АЗС». В настоящее время крупные сети АЗС ежемесячно проверяют выкладку товара не более чем на 3% своих станций. Для эффективного управления продажами в магазинах самообслуживания, необходимо проверять выкладку товаров ежемесячно на 40-50% станций. • Мониторинг технологического оборудования магазина при АЗС – модуль «Мониторинг». Владельцы российских АЗС только из-за отсутствия надежного учета продажи кофе-напитков ежегодно «дарят» своим сотрудникам 2–3 миллиарда рублей, «щедрость» же владельцев всех заведений российского общепита составляет не менее 25 миллиардов рублей в год. • Объединение средств контроля и управления в едином инструменте – процессинговой компании. Модуль «Контроль электронного документооборота заказов поставщикам» предназначен для оптимизации товарных запасов АЗС и транспортной логистики поставщиков. Модуль выполняет функцию организации своевременной подачи заказов и контроля за их качественным исполнением на протяжении всей цепочки "поставщики – АЗС". Некорректное составление заказов пополнения ассортимента магазинов и кафе, а также некачественное исполнение этих заказов снабжающими компаниями означает для крупных сетей АЗС упущенную выгоду, исчисляемую миллиардами рублей. Средний уровень выполнения заказов на российских АЗС 55-65%, т.е. сети недополучают как минимум, 35-45% от возможного оборота своих магазинов и кафе. Модуль «Атлас сети АЗС» - инструмент управления и контроля за мерчендайзингом. Крупные заправочные сети имеют сотни и тысячи разноформатных АЗС, требующих индивидуального подхода к каждому формату точек продаж. Станция получает: • Индивидуальный набор планограмм, актуальных для данной АЗС. • Менеджер задач по выкладке товаров и оформлению промозон. • Перечень торгового и технологического оборудования (с серийными номерам и и размерностью) конкретной АЗС. . Сеть АЗС получает: • Централизованное внедрение и контроль новых планограмм и правил оформления. • Обратную связь от каждой АЗС по выполнению задач мерчендайзинга. • Аудит выполняемых задач мерчендайзинга. • Актуальный реестр оборудования по всей сети АЗС с информацией о месте нахождения каждой единицы оборудования. Существующая система мерчендайзинга основана на слабоуправляемой работе армии полевых исполнителей, который создают некачественный поток информации. Алгоритм «Атласа АЗС» предполагает, что проверка торговых залов на соответствие утвержденным планограммам происходит быстро и гибко, путем наведения планшета (смартфона) на проверяемую полку/стеллах, а отчет формируется автоматически из мобильного приложения с любого гаджета. Популярность компьютерных игр на основе дополненной реальности показывает, что технологически мы уже готовы к массовому внедрению таких ИТ-решений не только в B2C, но и в В2В секторе. ИТ-решение не позволяет накапливаться критичным ошибкам в формировании ассортимента станций и дает обратную связь в режиме реального времени, а не спустя полгода при проведении точечной проверки Отделом мерчендайзинга. Модуль «Мониторинг» осуществляет удаленный контроль технологического оборудования сетей АЗС: контроль приготовленных напитков, контроль и мониторинг влажности и температуры в холодильных и морозильных камерах, контроль температурных режимов печей и рецептов кофенапитков для автоматических кофемашин с возможностью их удаленного изменения, сокращает затраты на сервисное обслуживание оборудования и предотвращает операционные и эксплуатационные простои оборудования. По данным мониторинга, время операционных простоев на станциях составляет до 80% всех простоев. До внедрения системы, заправочные сети не имели таких данных и даже не задумывались о существовании подобной проблемы. В деятельности современной АЗС существует несколько десятков бизнес-процессов, в которых применение телеметрических решений повышает эффективность в разы. Например, при отсутствии автоматизированного контроля продаж кофе-напитков, не менее 20-30% от реально оплаченных покупателями чашек кофе реализуются «мимо кассы». В результате, владельцы российских АЗС ежегодно «дарят» своим сотрудникам 2–3 миллиарда рублей, «щедрость» же владельцев всех заведений российского общепита составляет не менее 25 миллиардов рублей в год. Из-за отсутствия объективного контроля за температурными режимами морозильных камер и среднетемпературных холодильных установок, заправочные сети несут сотни миллионов рублей только эксплуатационных убытков из-за списания пришедшей в негодность продукции, особенно в летний период. Упущенная выгода от продаж составляет миллиарды рублей. В рамках проекта у сетей АЗС появился сервис, с помощью которого они могут управлять всеми поставщиками на территории РФ и СНГ. ИТ-решение процессирует все данные о движении товаров на АЗС. Система делает все входные цены на товары, продажи и стоимость логистики полностью прозрачными, являясь отличным средством профилактики создания «карманных» поставщиков и организации тендеров с заранее определенными победителями. Решение особенно актуально для корпораций, обязанных руководствоваться требованиями 223 ФЗ. У высшего руководства сетей АЗС появляется объективная информация о продажах товаров на каждой станции, о количестве поставок и причинах затоваривания или обнуления позиций. В системе реализован принцип блокчейн – «все ходы записаны». Если система предлагала товар к заказу, а сотрудник сети АЗС обнулил рекомендованный заказ своим решением, то он несет ответственность за это решение. Происходит сокращение трудозатрат персонала АЗС сети на 10 часов в неделю на каждого сотрудника. Серьезно снижается влияние человеческого фактора на результаты работы. Например, количество ручных правок в "обкатанном" модуле ««Контроль электронного документооборота заказов поставщикам»» - не более 5%. До внедрения системы таких исправлений было 80-90%, как правило, из-за неактуальности данных по остаткам товаров на АЗС. Происходит сокращение сроков процессирования: новых товаров на 20%, текущего ассортимента на 11%. Снижение объема денег замороженных в товарных остатках на 18-20%. Оборачиваемость складских запасов АЗС повышается на 7%.
География проекта: РФ и СНГ