Аутсорсинг офисной печати с требуемыми параметрами отказоустойчивости и гарантированными параметрами сервиса (SLA)

Заказчик:: ООО «Группа Ренессанс Страхование»
Руководитель проекта со стороны заказчика: Семен Тимохин

Управляющий Директор Управления ИТ инфраструктуры Департамента информационных технологий и стратегических инициатив
Поставщик: ООО «Коника Минолта Бизнес Сольюшнз Раша»
Год завершения проекта: 2015
Сроки выполнения проекта: Сентябрь, 2015 — Октябрь, 2015
Масштаб проекта: 400 человеко-часов
1000 автоматизированных рабочих мест
Цели: 1. Организация единой системы печати с настраиваемыми политиками доступа для пользователей всех 3х локаций
2. Обеспечение бесперебойной работы сервиса печати в 3х локациях (Москва, Санкт-Петербург, Тверь) с едиными параметрами качества
3. Организация функцией защищенной печати с авторизацией пользователей
4. Обеспечение возможности продолжения работы в случае физического выхода из строя части устройств

Уникальность проекта

Уникальность проекта обеспечивают несколько ключевых моментов:
- единая среда управления позволяет не только централизованно контролировать, но и оперативно масштабировать проект как для нового оборудования, так и для нового филиала/представительства.
- встроенная поддержка интеграции терминальной среды SafeQ на оборудовании Konica Minolta позволило оптимизировать стоимость проекта и значительно сократить ресурсы по внедрению и дальнейшей поддержке единой среды безопасной печати.
- обеспечение требуемых параметров качества – 98% заявок должны закрываться в установленные сроки.
- фиксированная стоимость ежемесячной абонентской платы на 5 лет.

Использованное ПО: - YSoft SafeQ 5
- Konica Minolta bizhub c364e, bizhub 364e, bizhub 554e, bizhub 4050, bizhub 4020, bizhub 4700
Описание проекта: В рамках проекта аутсорсинга сервиса печати была реализована единая инфраструктура печати, объединяющая специализированное программное обеспечение и устройства ввода-вывода информации, с едиными параметрами качества и доступности сервиса. Данное решение позволило не только оптимизировать операционные затраты, заменить устаревшее оборудование от разных производителей, реализовать требуемые параметры сервиса, но и максимально снизить риски от утечки информации за счет предотвращения несанкционированного доступа к системе печати. Подготовка к реализации проекта. В рамках аудита была проанализирована текущая инфраструктура и на основе данных аудита и потребностей заказчика в части документооборота и ИТ инфраструктуры был разработан проект оптимизации. Данное решение позволило снизить количество используемого оборудования, уменьшить операционные затраты на расходные и запасные материалы, уменьшить потребляемую электроэнергию и снизить тепловыделение. В рамках построения оптимизированной инфраструктуры печати, были выполнены следующие работы: - вывод из эксплуатации существующего парка оборудования; - поставка оборудования и программного обеспечения; - предоставление управляющего ПО и терминалов (считывателей); - монтаж, настройка, маркировка оборудования; - техническая поддержка как online, так и offline с предоставлением подменного оборудования; - обучение пользователей. После развертывания проекта печатное оборудование позволяло выполнять следующие типовые операции: - авторизация по персональному пропуску сотрудника, паролю или пин-коду; - печать документов на листах формата А3 и А4; - цветная и черно-белой печать; - постпечатная обработка документов (функция финишинга). Реализованы следующие функции системы управления средой печати: - единое управление средой печати при использовании техники в нескольких офисах; - единая/ централизованная система сбора статистики; - резервирование функционала системы с целью устранения единой точки отказа; - возможность отправки на печать из одного офиса, печать в другом офисе; - поддержка виртуальной среды VMware; - поддержка терминальной среды Citrix/Thinprint - поддержка единой среды аутентификации на базе интеграции локального сервера LDAP с системой YSoft SafeQ, - политика ограничений печати по количеству страниц за период времени с информированием о достижении лимита; - журналирование операций о всех распечатанных и отсканированных документов, включая содержимое. Система отчетности построена на базе ПО, позволяющее Заказчику контролировать объемы печати и формировать требуемые виды отчетов (с возможностью экспорта в электронном формате Excel): - отчеты по объемам печати по каждой единице технике, по пользователям, подразделениям, по группам устройств; - отчеты по сервисным событиям по каждой единице технике; - отчет по степени утилизации устройств; - количество отпечатанных страниц за весь период эксплуатации. Система мониторинга позволяет осуществлять следующие функции: - просмотр текущего состояния оборудования, его наименование, код объекта инсталляции, серийного номера, сетевого имени, показание счетчика страниц, остаточный ресурс используемых расходных материалов (в случае доступности подобной информации в устройстве); - просмотр статистики по всем устройствам, группам устройств, отдельно по каждому устройству.
География проекта: Проект объединил в единую инфраструктуру 3 локации заказчика в разных городах.