Электронная торговая площадка E-tender на базе SAP SRM в компании «М.Видео»

Заказчик:: М.видео Менеджмент
Поставщик: NOVARDIS / ООО "Новардис Консалтинг"
Год завершения проекта: 2015
Сроки выполнения проекта: Ноябрь, 2014 — Июнь, 2015
Масштаб проекта: 700 человеко-часов
150 автоматизированных рабочих мест
Цели: Стратегическая потребность бизнеса, которая была обозначена как основная цель проекта внедрения электронной торговой площадки E-tender «М.Видео» , http://www.mvideo.ru/e-tender, - сокращение бюджета некоммерческих закупок на 1-1,5%.

При этом, учитывая особенности бизнес-процессов «М.Видео», на старте проекта было понятно, что основная оптимизация бюджета закупок может быть достигнута за счет следующих направлений тендеров: строительно-монтажные работы (СМР), некоммерческие закупки (простые закупки для всех организационных единиц «М.Видео»), логистические услуги (доставка товара, КЛУ в регионах).

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи (так называемые рычаги влияния):

1.    Повышение качества проведения тендерных процедур:
•    Увеличение количества участников тендерных процедур и высококвалифицированных поставщиков.
•    Увеличение числа и скорости проводимых тендерных процедур.
2.    Регламентирование, стандартизация некоммерческих закупок:
•    Поэтапное уменьшение тендерного порога в 5 раз.
•    Проведение тендерных процедур на региональные закупки.
•    Консолидация закупок.
3.    Снижение влияния человеческого фактора на принятие решений:
•    Повышение прозрачности проведения тендерных процедур.

Уникальность проекта

Стратегической целью проекта внедрения электронной торговой площадки E-tender «М.Видео» являлось сокращение бюджета некоммерческих закупок на 1-1,5%. На текущий момент система находится в продуктивной эксплуатации 5 месяцев. Уже сейчас можно сказать, что поставленные в проекте задачи были эффективно решены: 1. Увеличение количества участников тендерных процедур и высококвалифицированных поставщиков. До внедрения системы SAP SRM количество поставщиков оценивалось в 200 компаний. На текущий момент в системе зарегистрировано 590 участников, т.е. увеличение в течение первых 5-ти месяцев составило 295%. 2. Увеличение числа и скорости проводимых тендерных процедур. За первые 5 месяцев было проведено 3 аккредитации, сформировано 50 запросов котировок/информации от сотрудников дирекций, запущено 78 полноценных тендеров Департаментом тендерных процедур и подано 329 предложения от участников (по всем видам регламентированных закупочных процедур). 3. Прозрачность проведения регламентированных закупочных процедур существенно возросла: все согласования, договоренности и решения фиксируются в системе; на любом этапе проведения процедуры заинтересованные сотрудники могут понять ее состояние; все участники процедур находятся в абсолютно равных условиях и всегда видят одинаковый релевантный набор информации по процедурам в системе. Помимо успешного решения задач проекта к его уникальности можно отнести тот факт, что три главных аспекта любого проекта – бюджет, качество и сроки – были в данном случае оптимизированы и достигнуты на 100%.

Использованное ПО

В качестве методологического обеспечения проекта внедрения были использованы:
1)    внутренняя методология управления проектами компании «М.Видео»,
2)    методология внедрения ASAP.

Наиболее важные аспекты внутренней методологии управления проектами компании «М.Видео»:
•    Составление выполнимого плана и строгое отслеживание сроков его выполнения.
•    Проведение еженедельных статусных встреч с отслеживанием прогресса выполнения задач (RICEF).
•    Балансировка ресурсов на критических задачах (пути).
•    Выборочная проверка качества работ и соответствия стандартам ведения разработки в "М.Видео" (в течение этапа реализации).
•    Использование цикличного подхода к тестированию.

Основным IT-компонентом, который внедрялся в рамках проекта, явился SAP SRM (SAP Supplier Relationship Management) – Управление взаимоотношениями с поставщиками (в части проведения тендерных процедур на некоммерческие закупки). Вместе с тем, для обеспечения интеграции решения в существующую IT-инфраструктуру, также были задействованы следующие компоненты и платформы:
•    SAP Enterprise Portal (единая точка входа пользователей, UI);
•    SAP Enterprise Recourses Planning (управление группами закупок, единая база контрагентов, управление контрактами);
•    SAP Human Capital Management (организационная структура компании, данные о сотрудниках);
•    SAP Business Warehouse on HANA (управленческая отчетность).

Описание проекта

Проект был нацелен на внедрение системы контроля и управления бизнес-процессами проведения регламентированных тендерных процедур в части некоммерческих закупок компании «М.Видео».

Весь проект можно разбить на ряд стандартных этапов:
1. Подготовка к проекту.
2. Концептуальное и техническое проектирование:

a. Сбор и анализ бизнес-требований.

b. Анализ покрытия бизнес-требований стандартными возможностями системы.

c. Выявление и систематизация необходимых разработок в системе.

d. Подготовка и согласование концептуального проекта.
3. Реализация:

a. Конфигурация и настройка SAP SRM и SAP Portal.

b. Разработка приложений.

c. Разработка интерфейсов обмена данными.
4. Тестирование:

a. Функциональное (2 цикла).

b. Интеграционное (2 цикла).

c. Приемочное.
5. Подготовка к Go-live: составление Cut over-плана, подготовка инструкций для пользователей, обучение ключевых пользователей, ввод основных данных.
6. Go-live (в 3 релиза) и поддержка после запуска проекта.

В рамках проекта были автоматизированы следующие бизнес-процессы:
• Регистрация:

o Заявка не регистрацию участника.

o Проверка заявки на регистрацию участника.
• Самостоятельное проведение запроса котировок/информации:

o Создание и согласование RFx

o Публикация RFx.

o Создание ответа к RFx.

o Обработка ответов.
• Подготовка и проведение тендера:

o Создание и согласование заявки на тендер (корзины покупок).

o Публикация тендера.

o Подача предложения к тендеру.
• Выбор и утверждение победителя:

o Получение и обработка предложений.

o Анализ предложений.

o Информирование о результатах тендера
• Контракты и оценка поставщиков:

o Формирование контракта.

o Оценка поставщика.

В результате успешно реализованного проекта SRM-система эффективно интегрировалась в существующую SAP-архитектуру, бизнес-подразделения получили инструмент для операционной деятельности в части проведения некоммерческих закупок, а потенциальные поставщики работ и услуг – возможность в электронной форме участвовать в регламентированных процедурах компании «М.Видео», используя веб-интерфейс SAP-портала https://ep.mvideo.ru.

- Суммарные трудозатраты на реализацию проекта составили 700 человеко дней.
- Число автоматизированных внутренних рабочих мест (сотрудники компании) – 150.
- Число автоматизированных внешних рабочих мест (участники тендерных процедур) – 600 (на
конец октября 2015 г.)

География проекта

Для обеспечения эффективной коммуникации в течение проекта было принято решение организовать на территории компании «М.Видео» объединенный проектный офис. Он включал в себя всех сотрудников внутренней и внешней команды, за исключением разработчиков компании NOVARDIS, которые работали удаленно.

Руководители проекта со стороны "М.Видео":

- Руководитель проекта: Шувалова Анна, Руководитель проектов, Дирекция по проектам, +7 495 644 28 48 доб.7631, Anna.Shuvalova@mvideo.ru

- ИТ-лидер: Афанасьев Дмитрий, Руководитель отдела поддержки и развития портальных решений, ДИТ, +7 495 644 28 48, доб. 7881, Dmitry.Afanasiev@mvideo.ru