Внедрение виртуального офиса и автоматизация работы компании

• Создать единый виртуальный офис для сотрудников компании;

• Ускорить процесс управления продажами и взаимоотношениями с клиентами;

• Сделать проектную деятельность более эффективной в условиях дистанционной работы;

• Повысить уровень клиентского сервиса и качество коммуникаций с клиентом;

• Упростить коммуникации между руководством и сотрудниками;

• Упростить документооборот.

Сложностей при внедрении не было. Внедряли систему поэтапно: сперва автоматизировали процессы в CRM, затем в проектной работе менеджеров компании Sciencefiles.

В 2020 году мы развиваем и расширяем функциюнал, адаптируя его к потребностям растущей компании. Сейчас Fusion выполняет функцию IT-отдела, поддерживает работоспособность внедренного портала.

В удаленной работе критически важно не погрязнуть в хаосе из документации и задач. Дистанционно контролировать работу тридцати сотрудников, работающих в разных часовых поясах и индивидуальных рабочих графиках — серьезный вызов для руководителя. Да и эффективность работы самих сотрудников может снижаться, если им придется тратить много времени на рутину, разбор архивов и переписок в поисках нужных документов или информации по достигнутым договоренностям.

Во внедренной платформе все поставленные задачи решены стройно, системно и логично. Новый сотрудник осваивает систему быстро, ведь структура и функционал выстроены интуитивно понятно.

CRM

Сделки в CRM — это основное рабочее место менеджера по развитию бизнеса, в котором собрана вся информация: история коммуникации с клиентами, документация, требования.

При создании “Сделки” автоматически заполняются роли (юрист, офис-менеджер, ответственный), а также создаются задачи. При закрытии одних задач появляются новые, и сделка переходит на следующие стадии. Участникам приходят уведомления и напоминания, что обеспечивает “мягкий” контроль работы. Механика настроена с помощью роботов и бизнес-процессов.

Заполнив поля внутри вкладки “Счета”, менеджер может сформировать счет, скачать его и отправить клиенту. По такому же принципу можно автоматически создать коммерческое предложение, договор и т.п. Это помогает избежать неточностей и согласовывать документы в разы быстрее. Когда менеджер выполнил свою часть работ и получил согласие от клиента на старт работ, он переходит во вкладку “Проекты”, указывает проектного менеджера, дату старта и создает проект.

Мы смогли оцифровать все наши бизнес процессы: и взаимоотношения с клиентами, и управление проектами, и управление персоналом. Автоматизация дает управляемость: проставляются задачи, приходят напоминания, все раскладывается по полочкам, все четко и понятно. В итоге это дает повышение качества и сервиса наших услуг для наших клиентов.

Проекты

У менеджера проекта во вкладке “Проекты” появляется вся информация, история, описание, дедлайны. Карточка — его рабочий инструмент, там проходит формирование проектной команды, просмотр истории и оценка финансовых показателей. В любой момент можно посмотреть, на каком этапе случилась заминка и быстро исправить ситуацию.

Специалисты Фьюжн сделали так, что теперь наш проектный менеджер имеет удобный инструмент для управления проектами. Для контроля за бюджетом проекта, для формирования проектной команды, плюс мы получили систему сбора статистики о выполненных проектах, что позволяет руководству компании проводить ретроспективный анализ по проектам в целом.

Финансовые показатели

Во вкладке “Смета” карточки Проекта проектный менеджер распределяет работы, которые приходят исполнителям в виде задач. В отдельной вкладке “Маржа”, с учетом стоимости всех работ в проекте, контролируются и рассчитываются финансовые показатели: расходы по смете, дополнительные расходы, маржинальность.

Когда все работы окончены, менеджер может в один клик выгрузить файл со сметой. Хранятся все проекты в разделе “Реестр”. Если возникнет необходимость, там можно найти структурированную информацию о проекте любой давности.

Раньше мы, конечно, собирали финансовую информацию, но с отсрочкой, то есть нам требовались усилия и время, чтобы ее собрать. Это приводило к задержке в принятии каких-либо управленческих решений. Особенно отрадно то, что нам удалось внедрить эту систему до 2020 года – год непростой и экономически сложный, но мы теперь в формате онлайн можем принимать решения и видеть все финансы нашей компании, это очень удобно.

Права доступа

Кстати, на портале разграничены права доступа для каждого из участников проекта. Это снижает риски утечки информации. Каждый видит только то, что ему положено знать по должностной инструкции.

Это касается и доступов к документации на Диске. У каждого сотрудника есть собственный диск, доступ к файлам отдела, а также к Дискам групп, с которыми он работает.

Отчеты

В реестре отчетов автоматически собирается и структурируется информация по работам, проектам, заказчикам и занятости менеджеров. Например, можно узнать, сколькими проектами сейчас занимается сотрудник, какие работы выполняет и когда их завершит. Отчеты помогают в анализе, планировании и распределении нагрузки в компании.

Исключение ручного компонента из этого процесса позволило нам значительно облегчить контроль за задачами. Я думаю, что не менее, чем в 2 раза увеличился объем задач, который может контролировать один менеджер за тот же период времени, что и ранее.

Коммуникации

Внедренная система помогает развивать и поддерживать корпоративную культуру, помогает реализовывать эффективную адаптацию, обучение сотрудников.

Дело в том, что мы изначально работаем удаленно и на расстоянии не так-то просто поддерживать единый корпоративный дух, единую корпоративную культуру. Но с переходом на битрикс появилось реальное ощущение единой команды. Мы можем переписываться, созваниваться, в том числе по видеосвязи, и это нас очень сильно сближает.

Итоги

Руководящим сотрудникам стало удобнее планировать работу компании. Каждый сотрудник получил отличный инструмент для организации собственного виртуального рабочего пространства. Мы автоматизировали достаточно сложные вещи при помощи бизнес-процессов. В целом работа компании стала более прозрачной и эффективной.