Производитель медицинских изделий сформировал единую систему управленческого учета и ЭДО с "1С:Документооборот 8 КОРП"

Цель проекта: создать прозрачную и функциональную систему корпоративного документооборота с учетом отраслевой специфики и традиций ведения учета на предприятии.

Задачи проекта:

1. Интегрировать программное решение "1С:Документооборот 8 КОРП" и имеющуюся на предприятии автоматизированную систему на базе "1С:Управление производственным предприятием".
2. Ускорить процесс согласования договоров, обеспечить эффективную коммуникацию сотрудников, участвующих в процессах согласования.
3. Создать эффективные механизмы отслеживания сроков действия договорных документов и контроля возврата оригиналов документов.
4. Обеспечить возможность проследить всю цепочку операций по организации закупок в разрезе проектов от согласования потребности до организации закупки, с последующей доставкой, оплатой и поступлением товаров и материалов.
5. За счет прозрачности и контролируемости операций в системе перераспределить часть функций по согласованию заявок на закупку и оплату с руководителя организации на руководителей подразделений, таким образом, повысив эффективность работы руководителя организации.
6. Реализовать единую систему управленческого учета основных средств, инвентаря, спецоснастки на базе уже знакомой пользователям системы; создать механизм планирования, оповещения и контроля по осуществлению регламентных операций (ТО, поверки, аттестации) и ремонтов оборудования.

• Заявка на закупку — позволяет зарегистрировать потребность в осуществлении закупки, в случае превышения суммы заявки в оговоренные лимиты на предприятии осуществляется дополнительное согласование.
• Заявка на доставку — формируется на основе заявки на оплату. Все затраты, понесенные во время доставки, регистрируются внутри документа с указанием дополнительной аналитикой по "Проекту".
• Заявка на оплату — создается на основе каждой из вышеперечисленной заявки, с указанием суммы к оплате и указанием "Проекта" для аналитики, необходимой при формировании "платежного календаря".

• созданы специфические карточки оборудования, спецодежды, спецоснастки на базе объекта "Внутренний документ", с хранением истории движения объекта по материально ответственным лицам, статусам и местоположению (подразделению);
• разработаны специфические управленческие печатные формы документов учета основных средств и спецодежды;
• разработан функционал планирования и анализа регламентных работ и обслуживания по средствам труда;
• добавлена автоматическая постановка задач исполнителям по плановому графику работ обслуживания оборудования;
• настроено хранение информации о фактически проведенных работах и файлов протоколов проведенных ремонтов и обслуживания;
• осуществлено автоматическое планирование новой ремонтной работы относительно реализованных ранее работ в соответствии с заданными в карточке оборудования параметрами.

До начала проекта в компании не было единой консолидированной системы учета. Большая часть учета велась в рамках существенно доработанной системы "1С:Управление производственным предприятием 8", файлах Excel и бумажных носителях.

Например, учет ремонтов и обслуживания основных средств, инвентаря, спецоснастки велся в Excel и бумажных журналах. Годовые планы обслуживания оборудования составлялись вручную, что повышало риск невыполнения регламентного графика.

Важной особенностью проекта автоматизации на базе 1С:ДО КОРП является разработанный уникальный механизм двухсторонней интеграции между системами "1С:Управление производственным предприятием" и "1С:Документоборот КОРП", позволяющий обмениваться необходимыми справочниками и документами, обеспечивающий непрерывность процессов учета и управления в компании и исключающий двойной ввод данных в системы и связанные с этим различные ошибки.

В результате выполненного проекта внедрения новой системы "1С:Документооборот 8 КОРП":

1. Повысилась эффективность работы сотрудников за счет перевода части уведомительных и контрольных механизмов в автоматический режим, уменьшилась вероятность ошибки или пропуска задачи из-за человеческого фактора.
2. Руководство предприятия получило ряд оперативных инструментов, позволяющих повлиять на качество и эффективность принимаемых решений: анализ затрат на закупку материалов и оборудования по проектам, оперативный анализ планируемых финансовых потоков.
3. Время на поиск и согласование внутренних документов в компании сокращено вдвое, за счет унификации процессов и перевода их в электронный вид, за счет комплексного предоставления информации и сокращении излишних этапов согласования.
4. Время на инициацию и согласованию договоров с поставщиками и покупателями сокращено на 50%. Появилась возможность предоставлять скан копии договоров с поставщиками и покупателями практически "за 10 секунд".
5. Автоматизация процессов учета и планирования ремонтов и обслуживания основных средств позволила сократить на 30% время внепланового простоя оборудования.
6. Автоматизация процессов ведения учета спецодежды и спецоснастки уменьшила расход материалов спецодежды и спецоснастки на 10% за счет выявления фактов нецелевого расходования и необоснованных потерь.